关于学校教育档案安全的研究与防范分析

曹志峰

◆摘 要：如今大多数的档案都是以计算机为载体进行管理，虽然较以前有很大的优势，但同时存在着很多的问题。对于学校来讲，人数众多，所以档案会很难进行管理，学校教育档案的安全问题成为了一项重要工作。为了更好的进行学校教育档案安全的管理，本文介绍了影响档案安全的因素以及加强档案安全的几点措施。

◆关键词：学校；教育档案；安全

档案安全问题是各个企业都关注的问题。学校教育的档案包括个人、家庭、学籍等重要隐私，这些信息对于学生的未来发展都具有很大的影响。一旦信息泄露，不仅学校会承受巨大的损失，广大学生的隐私也不能得到很好的保障。所以，保障学校教育档案安全是非常有必要的。我们在以后的工作中要及时的发现在安全防护中所出现的问题并及时的进行完善。

一、学校教育档案安全的影响因素

（一）自然因素

学校里的档案大多以电子为主，但也会有纸质档案。对于纸质档案，如果发生火灾、水灾等自然灾害，纸质的档案可以会遭到破坏。对于电子档案，如若发生雷电等现象导致器械的损害，一旦数据没有备份，就会有信息永久性丢失的可能。

（二）人为因素

大部分的文件安全问题都是人为造成的。第一，管理人员的素质在工作过程中不够细致严谨，放置文件的场所并没有完全的封闭导致不法分子有机可乘。第二，对于电子文件，可能因为防盗措施没有做好，遭到很多黑客的攻击。如今随着技术的不断进步，病毒的種类也是越来越多，对于数据的破坏能力更是越来越大，这些病毒很多都是潜伏的，很难被察觉的，一旦有病毒潜入，对档案安全的破坏是不堪设想的。另外，由于网络或是软硬件的性能不高而出现信息丢失的现象。在数据操作过程中也会出现各种各样的问题，比如：信息输入错误；未及时保存更新数据等，这些对信息的安全都有很大的影响。

二、加强学校档案安全的措施

由上述可得知，造成档案安全问题的因素多种多样，为了提高学校教育档案安全的管理，我们要及时使得发现在档案管理中所存在的不安全因素并积极的进行解决，只有这样，学校档案安全才能提高，学生的隐私才得以保障，高等教育才能更好的得以发展。

（一）保证良好的自然环境

良好的自然环境是维护档案安全的一个基础。第一，纸质存储室要具备防火、防水的功能。在每一个存储室里防止灭火器以免遭到火灾而造成不可挽救的后果。保存的文件应该放置在有一定防水力的文件夹里，保持室内干燥的环境。这对于纸质文件有一定的保护作用。第二，对于电子存储的文件，要保证电源以及各种介质的安全，定期对网络进行安全维护，在雷电天气做好防护措施，保证机器周围环境的温度以及适度状况。另外，要定期检查设备的安全情况，以保证未来的正常使用。

（二）巩固加密措施

加密措施是保证档案安全的重要步骤。第一，档案要及时的封好，这样不仅能够对文件进行合理的分类，还能够在一定程度上检验档案是否被拆封。第二，对档案室进行防盗设置，可使用密码门等防治档案的盗取。第三，安装监控。安装监控不仅可以防止不法分子进行盗窃还能在时候追回责任，在很大程度上能够提高维护档案安全的管理。第四，进行防火墙的设置，防火墙是防止非法用户进入的第一道防线，可任意将可疑的访问拒绝于门外所以加固防火墙是必不可少的一项任务。第五，定期进行病毒检验。病毒的蔓延是快速的，对档案安全造成的影响也是不可估量的。但由于它隐蔽性与潜伏性的特点，我们是很难发现的。所以定期进行病毒的检验室很有必要的，它能让我们在病毒传播之前及时的发现和制止，对于维护档案安全有很重要的意义。档案查询用户，应有一个特定的账户并设有密码。对于特殊的文件查询还需要查询的口令，保证系统的安全。

（三）提高人员的责任意识

造成档案安全问题的很大一部分是人为因素，由此可见，提高人员素质是不可忽视的。首先，操作人员需要具备一定的专业素养，熟练掌握各个操作过程。学校可以通过定期培训的方式来进行专业知识的指导以及考核。另外，要增强有关人员的安全意识和责任意识，让他们意识到档案安全的重要性，以及在工作中出现失误的严重后果。学校是个人流众多的地方，我们还应对学生进行一定的教育，对于私密信息不外露，不可私自进入档案室。对于出现信息泄露人员应该给予严格惩罚，以防止类似的情况再次发生。

（四）制定应急措施方案

虽然做了以上防护措施，但我们不能够保证学校教育档案的绝对安全性。所以，在安全问题出现之前我们应该制定一套应急措施以防出现安全问题时造成更大的损失。首先，在档案出现安全问题时，应防止舆论的传播，如果隐私的泄露给学生带来了一定的影响，应在快速解决问题的同时，给予学生一定的保障以免引起慌乱给学校造成一定的负面影响。在出现纸质档案丢失时，应及时的进行追查。如果出现机器故障，应首先保证数据的安全，成立应急小组，及时的排查机器故障，尽量简短故障时间以及造成的损失程度。

三、结语

综上所述，随着经济的不断发展，档案管理的方式更加多种多样了。但与此同时，档案管理的不安全因素也越来越多。在我国的高等教育中，学校教育档案安全关乎于学校的利益，更关乎于学生的发展，因此，我们更应注重学校教育档案的管理。在提供良好的档案存储条件下，还应巩固加密措施，提高有关工作人员的责任以及安全意识。另外，还要制定一定的应急措施以免意外的发生。学校档案安全是学校健康稳定发展的一个重要保障，我们应该重视起来，发挥学校育人的作用，为社会创造更大的价值。

参考文献

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