学校档案管理的信息化及科学化建设探索

张玉锋

摘 要：学校档案管理中有学生档案、教师档案和教学档案。由于信息量大、情况相对复杂，学校做好档案管理工作十分重要。当今档案管理信息化是指通过原始纸质资料或实物资料对档案进行分类整理，但不需要改变本案的内容信息，使档案的内容和形式成为信息数据，从而使档案管理信息化搜索更方便。同时，学校档案管理的信息化、科学化，可以使教育快速发展，从而提高学校的工作效率和质量。同时，随着互联网的发展和普及，由于它具有更好的信息传输功能，可以存储更多的信息，学校应充分利用互联网等信息技术，对学校档案建设进行信息化、科学化管理。

关键词：学校;档案管理;信息化;科学化;具体对策

目前，档案管理在学校也非常重要档案是学校开展各项科研工作的重要资料，也是学校开展评估的必要资料。因此，档案保护在学校管理中起着重要的作用。然而，在一些学校，档案管理的信息化、科学化程度相对较低，使得学校档案管理的形势更加复杂，提高学校的信息技术水平已成为学校教育的新课题。本文通过对学校档案管理信息化和科学化建设的探索和研究，详细了解了学校档案信息化建设的现状，并提出了具体的解决方案，以提高工作水平提高学校档案管理效率，促进我国学校教育的进步与发展。

一、学校档案管理信息化和科学化的现状

（一）学校档案管理信息化和科学化建设缺乏相应的标准

因为档案管理的信息化和科学化建设涉及方面较多，所以档案管理是一项专业和科学的系统，需要学校将物化的档案进行信息化和科学化的改变。但是部分学校在档案管理信息化和科学化时，一些管理者经常以自己的喜好开展相关工作，使得其标准不能统一，从而使学校档案管理的形式各不相同，以此让学校档案管理的信息化和科学化管理水平建设面临着诸多困难。由此可知，在学校档案管理的过程中，其信息化和科学化教师仍处于刚开始的阶段，造成其问题也不断产生，所以如何解决该问题一直困扰着学校。

（二）学校对档案管理的信息化和科学化建设不够重视

由于我国档案管理机制的不完善，学校档案管理建设存在诸多问题，具体表现在档案管理长效机制尚未有效建立，学校的管理体制也存在诸多问题缺点。随着我国档案管理工作的高度重视，学校纷纷开展档案管理信息化和科学化建设。但是，目前许多学校的档案管理仍然局限于学生的学籍档案和辅助档案，管理比较分散。一些学校的档案交由学校多个部门管理，导致档案没有及时分类归档，也使学校档案管理责任不清，造成档案意外丢失的情况时有发生。

二、学校档案管理信息化和科学化建设的具体对策

（一）完善电子档案的内容，并做好电子档案收集工作

因为部分学校的档案管理还是纸质版的，所以学校档案管理信息化和科学化建设是十分有必要的。并且学校的档案管理工作人员应做好电子档案的收集工作，并不断完善电子档案的内容，而这需要学校的档案管理部门和其他部门相互配合，以此让学校的电子档案管理数据库得以建立并丰富。同时，学校档案管理工作人员要充分掌握与学校相关的信息，并将原来的纸质版档案和如今的电子档案进行检查，以此在检查的过程中发现其中的问题，并及时将其改正，最终使电子档案的内容更加完善。由于学校档案管理工作的难度较大，且工作量较大，所以学校档案管理信息化和科学化的建设，将使学校的管理难度大大减小，并让学校的档案信息更真实，更完整。

（二）要引進先进电子设备，以此保证档案管理的科学性

学校档案管理如果想要实现信息化和科学化，那么学校应引入先进的电子设施设备，其设施具体有计算机、打印机和扫描仪。计算机是电子档案管理信息化建设必备的设施，通过使用计算机可让设备管理人员的工作得以信息化和科学化。而打印机主要是將电子设备转换成纸质版档案室，这不仅能让学校人员的需求得到满足，还能使学校档案丢失情况的发生次数减少。扫描仪则是让学校档案数据更加真实，其相关信息也更加真实，由此将纸质版信息准确录入到档案管理平台当中。同时，除了借助先进的电子设施之外，学校还应充分了解档案管理工作，然后引入一些能提升档案管理工作效率的电子设备，最终使学校的管理工作更加方便快捷。

（三）根据电子档案性质，使档案的归类更加合理

在我国学校当中，学校的教学活动、学生的信息及学习的科研都和电子档案有关，但不同的电子档案其属性存在着较大的差异。所以学校档案管理信息化和科学化建设，应根据电子档案的属性，然后将其进行合理归类，以此充分保证电子档案的准确性和完整性。同时，电子档案管理人员可借助互联网管理平台，分析电子档案的具体属性，以此将其收集整理并归类，从而让学校的教师和学生都能快速找到。这不仅让教师使用的有效性得以提升，还能让档案管理的效率也不断提升，从而推动学校的健康发展。并且学校在完成档案管理归类后，应对电子档案进行备份，并加强对电子档案的管理，以此使档案管理工作顺利完成。

三、结语

综上所述，院校档案管理信息化和科学化建设的过程中，应充分借助互联网技术，并引入先进的电子设施设备，然后做好电子档案收集整理工作，从而使学校实现可持续发展。同时，由于院校档案管理的现状不容乐观，所以学校应及时发现问题，并找到具体有效的解决对策，以此让档案管理工作实现信息化和科学化，最终使档案管理工作有效服务于学校的发展和改革。

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