浅谈档案网站建设的必要性及措施

刘广超　沈洁

近年来，根据国家有关政府机关网站管理的要求，很多单位都逐渐关闭了门户网站，这就对我们档案的利用工作产生了很大的影响，因为一旦门户网站被关闭，那么档案网站建设也就无从谈起。从微观讲，档案网站建设是档案利用网络化发展的第一步，是一个单位面向公众的窗口;从宏观来说，档案网站建设是国家档案信息化建设的基础，数字化、网络化是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。

那么，我们为什么需要建设档案网站呢？我们又该如何对其进行建设呢？

首先，我们认为，档案网站具有以下功能：

1.宣传功能

档案部门收集保管档案的最终目的是为了提供利用，只有在深入了解认识档案的基础上才能更好地利用。宣传、介绍档案工作，扩大档案工作的影响，是档案利用工作的基础，而档案网站正是利用网络这一信息共享平台，打破时空限制限制，通过网站栏目的设置，及时发布单位的档案工作信息，能够全方位、多角度地对本单位的档案工作进行宣传，也为下一步的提供利用打好基础。

2.展示功能

作为一种真实的历史记录，档案不仅有着参考凭证价值，其较高的美学价值也不应被人忽视。档案网站可以通过对单位档案内容的全面展示，与社会分享传统之美。同时这种展示不局限于一地甚至一国，它可以传到世界各地，这对宣扬中华民族也是大有裨益的。

3.利用功能

利用是发挥档案价值的直接途径。提高档案的利用效率，增强档案部门的服务水平，这是所有档案工作者都需要区深入研究的问题。档案网站的建设则较好的解决了这一难题，它对档案利用的服务方式

有了全新的突破，即由“上门查档”转变为“网络查档”、“不见面查档”。通过网站设立的利用窗口，利用者可以自行上网查找，搜索档案目录，调出要查找的档案，实现自己的利用目的。

4.交互功能

档案网站能够“广开言路”，及时收集访问者的意见和建议，通过网站点击次数及满意度調查功能，了解公众对单位档案工作的评价。同时，网站的留言功能可以及时倾听访问者的心声，及时回复访问者的问题，真正实现了单位与利用者的交流。

既然档案网站建设能够实现如此多的功能，因此下面我们需要重点谈一下档案网站建设的主要措施：

第一，丰富档案的内容信息。一方面，可以在网站中放置大量文书、照片、实物档案信息;另一方面，还可以在网站中放置一些音频、视频等影像资料，甚至可以建立网上展厅，丰富网站内容信息。

第二，提高网站受众面。档案网站建设需要考虑语言不通问题，如满文档案可以考虑在网站后台增加语言翻译工具，以满足不同的受众需求。针对经常性的、利用频次较高的档案信息，我们还可以考虑网络在线服务功能，由专业人士在线予以解决。

第三，信息安全不能忽视。虽然网站建设对档案工作有着较高好处，但是网络并非安全之地，容易受到外来攻击。因此，对于上网的档案信息要严格注重信息安全，做到“逢上必审”，避免信息泄露。