大型水利枢纽工程档案分类方法探究

王颖 付鹏 刘凤桐 谢鑫 胡志坚

摘要：档案分类是档案管理工作的基础，合理科学地分类是做好档案管理工作的关键。通过分析已有的工程档案主要分类方法，结合江西峡江水利枢纽工程特征，采用工程实施顺序分类法和工程专业分类相结合的档案分类方式，构建了峡江水利枢纽工程档案3级分类体系，既实现了重要档案重点管理，又保证了施工阶段档案的分类清晰。可为类似大型水利枢纽工程档案管理工作提供参考。

关键词：档案分类;水利工程档案管理;峡江水利枢纽

中图法分类号：G272.5

文献标志码：A

DOI： 10.15974/j.cnki.slsdkb.2019.07.叭3

在我国水利工程建设全面深化改革时期，水利工程档案管理工作面临着与工程建设同步发展、与时俱进等挑战。本文以江西峡江水利枢纽工程档案分类为例，探讨了大型水利枢纽工程档案分类方法。

1 工程档案分类现状

水利工程档案管理工作需要以规范的档案管理体系及相关制度作为保障。近年来，水利部针对重大水利工程档案管理工作举办多次培训，虽然各单位也已逐步重视水利工程档案工作，但是在大型水利枢纽工程建设中，仍存在档案管理重要性意识缺乏、档案管理人员不到位、档案管理制度不健全等问题[1]，导致工程档案往往未与工程建设实现同步管理。

大型水利枢纽工程建设涉及专业众多，项目集水利、机电、房建、公路、市政、航运于一体，因此相关档案资料不仅数量多，且类型也多。面对数量及类型繁多的水利工程档案，选择科学合理的档案分类方法显得尤为重要。做好档案分类是保障后续档案整理有序进行的基础，也是保障档案查找高效快捷的关键，探讨大型水利枢纽工程档案分类方法十分必要。

2 工程档案主要分类方法

工程档案属于科技档案，组卷时应遵循文件内部的形成规律、有机联系、成套性和系统性[2]。研究档案分类方法必须发现档案文件之间的联系与规律。根据水利工程档案特性及水利工程档案管理经验，归纳总结出以下几种主要的分类方法。

（1）合同分类法。该分类方法将档案文件按照不同的合同分为不同类别，同一合同内的应归档文件按照实施阶段归为同一类别。项目分为招标、投标阶段，项目实施（如施工、安装等）阶段，项目验收阶段，将每阶段内所有应归档文件按照顺序收集归档。每份合同有唯一的分类档号，以确保合同内的应归档文件收集到位。该分类方法简单明了，但由于大型水利工程合同数量众多，有的甚至可达上百个，若按照该方法分类会导致档案类别太多，不便于档号管理，且合同之间内容交叉的文件也较多，无法做到分类清晰明确。故合同分类方法适用于小型水利工程，如堤防、水库、农田水利等合同标段较少的水利工程。

（2）工程专业类型分类法。大型水利枢纽工程通常包括水工建筑物、机电安装、金属结构、船闸、房建、公路等不同工程类型。该分类方法按照不同的工程类型对档案进行分类，且通常结合单位工程划分进行分类。通过总结档案后期利用状况，大部分需要查找档案的情况在工程完工及发生工程事件后，故采用该方法可直接且迅速定位到某一工程类别。同时，该方法也存在一些问题，在文件资料整理过程中，例如同一工程类型可能由几个施工单位依据不同的合同来实施，在编写案卷流水号时需要保障各立卷单位的连续性，若其中一份合同中的文件需要添加案卷，需在各立卷单位间进行协调，工作量较大，且案卷流水号连续性差;由于涉及水利专业知识较多，该分类法还要求档案管理人员具有一定水平的水利专业基础知识。

（3）工程实施顺序分类法。水利工程建设一般会经历以下阶段：项目前期、设计、施工（产品安装）及验收等阶段。该分类方法按照不同实施阶段对档案进行分类，文件时间特征明显，应着重整理较为重要的文件类型，如项目前期批复文件、竣工验收文件。但由于项目施工阶段包含了大量档案文件，如项目管理、施工、监理、设备产品等文件[3]，仅按一个分类会使得项目施工阶段文件较为混乱且粗略。

3 峡江水利工程档案分类

峽江水利枢纽工程为大（一）型综合水利枢纽工程，建设项目主要有枢纽工程及库区工程。枢纽工程建设项目包括混凝土重力坝、泄水闸、电站厂房、船闸、鱼道、左右岸灌溉进水口;库区工程包括抬田工程、堤防防护工程。由于工程规模大、建设项目多，项目划分施工标41个，设备采购标46个，工程服务标5个;涉及5县（区）征地移民安置范围大、人数多，库区工程分布广、战线长，还有多个项目委托地方政府实施，工程档案管理工作体系庞大、十分复杂，工作量非常大，因此找到科学的档案分类方法尤为重要。

简单套用单一的分类方法不利于工程档案的统一管理，综合考虑几种较常用的档案分类方法，峡江水利枢纽工程档案分类在采用工程实施顺序分类法的基础上结合工程专业分类，既能保证重要档案重点管理，又能保证施工阶段的档案分类清晰。该分类方法为3级分类体系[4]，具体如下。

（1）第一级。第一级按工程专业分类。枢纽工程大致分为枢纽土建类、机电安装类、房建绿化类及尾工临建类等，库区工程大致分为抬田片类以及防护工程类。两类工程特征相异甚远，为保证所有建设项目均囊括在同一分类中，若文件涉及工程整体，则统一归为峡江枢纽（SN）类别。

（2）第二级。第二级按工程实施顺序分类，但在工程施工阶段还要进一步细分。按工程实施顺序可大致分为七大类，即工程建设前期、管理、施工、监理、财务管理、验收及设备材料等文件。在工程施工阶段又可细分为建设管理、施工、监理、设备文件。考虑到工程进入审计阶段后需要大量用到财务管理文件，故单独成类，重点管理。

（3）第三级。第三级将第二级中的七大类的每一类工程文件再进一步具体化。

表1为峡江水利枢纽工程档案3级分类表。由表可知，施工文件数量最多、分类最复杂，对其分类基本按照施工工艺顺序进行。第三级分类包含每个第二级分类里的具体归档文件内容，相当于工程文件归档范围，可同时解决需要归档文件类型、文件分类方式两个问题。

在此分类基础上，峡江工程档案档号由“工程项目代字·分项代字·大类代字·属类代号一案卷流水号”组成，其中分项代字为第一级分类，代表工程专业;大类代字为第二级分类，为工程实施阶段的七大类;属类代号为第三级分类，代表具体的文件内容。以峡江水利枢纽工程档案其中一卷的档号为例，档案档号组成详见图1。

图1所示档号表示峡江水利枢纽工程项目建议书第一卷。

4 结语

通过应用峡江水利枢纽工程档案3级分类体系，工程档案归属一目了然。在立卷单位整理档案初期，按此分类体系将有效解决各参建单位档案管理人员面临的两大问题。同样地，在档案利用过程中，运用该分类体系可快捷高效查找到所需档案。本研究所提出的工程档案分类方法对类似大型水利枢纽工程的档案管理工作具有参考价值。

参考文献：

[1] 曹俊启.丹江口大坝加高改扩建工程档案管理浅析[J].人民长江，2015，46（6）：35-37.

[2] 代艳芳，牛栏江一滇池补水工程档案分类及档号编定[J].人民长江，2013，44（12）：109-111.

[3]蔡书.水利工程纸质档案分类与编号体系[C]//新形势下档案资源管理服务，北京：国家档案局档案科学技术研究所，2014.

[4]水利部办公厅，水利档案工作指南[M].北京：国防工业出版社，2016.