基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

候飞

摘 要：在當前新市场经济常态下，文书档案管理工作质量和工作效率的高低，从某方面而言是地方行政管理和党务公开情况的直接反映，但近年来随着科学技术的不断发展和广发应用，信息化产业时代背景下基层档案管理机构如何有效的提高管理质量和管理效率，也成为了相关部门的核心发展方向。鉴于此，本文主要阐述了文书档案管理工作开展的必要性，对其管理过程中存在的问题提出了相应的优化建议，以此为公共事务管理水平的不断提升奠定良好基础。

关键词：文书档案管理;管理意义;管理问题;优化策略

一、文书档案管理工作开展的必要性

简单来讲，所谓的“文书档案”其实是指社会生活中人事管理活动及业务管理活动的记录，其管理工作指的就是基层档案管理员通过用文字和图表来将其信息记录在案，而后为人们提供所需信息材料的过程。在当前新形势下，文书档案管理工作的开展，不仅能为企业发展提供一定的科学参考依照，甚至也对企业未来发展作出了规划，而基层档案管理员作为档案管理工作的执行者，深化对档案管理工作职责的认知是确保档案管理工作落实到实处的重要基础和根本前提。经大量调研数据分析可知，文书档案管理工作的开展，不仅能为相关工作人员提供完整且准确的纪实凭证，以此为企业经营发展奠定良好基础，此外在管理中，管理人员还可通过文书档案提供的数据信息，对社会实践工作形式进行不断优化和调整，最终为企业的良好发展打下坚实基础。

二、文书档案管理工作面临的问题和挑战

（一）文秘与档案管理工作衔接存在偏差

在当前新市场经济常态下，文书档案作为企业发展的重要参考依据，切实保障档案管理工作落实到实处是极为必要的，但就目前来看文秘与档案工作之间既存在一定的内在联系，两者之间也存在一定的区别，因此在进行衔接时，往往两者之间存在一定偏差，只是两者在管理时对管理工作内容一知半解，长此以往不仅拉大了文书和档案工作的距离，甚至会对管理质量和管理效率造成一定影响，最终严重阻碍了企业的进一步发展。除此之外，文书与档案工作之间既协调配又不互相干预，在实际作业过程中两者有着各自独立的内部管理体系，主体衔接偏差问题的存在，更是导致公文格式与处理程序存在诸多错误，进而对企业整体发展造成了极为不利的影响。

（二）基层档案管理人员职业培训不到位

近年来，随着城市化、工业化建设进程的不断加快，企业建设规模和建设数量在不断扩增的基础上，对于档案管理人员的需求量也在持续增加，但部分基层产业机构和相关主管部门为满足人员配置需求，不断降低人员选拔标准，长此以往影响阻碍企业进一步发展的同时，更给企业的经济效益造成了一定影响。除此之外，档案管理人员职业培训工作的不到位也致使基层档案管理员对于文书档案管理工作的认知一知半解，在后期的管理作业过程中，各项工作的开展难以取得预期目标的同时，更导致整体管理水平难以取得令人满意的水平，与此同时随着电子信息技术的不断发展和广泛应用，文书档案管理工作也逐渐向着智能化方向转变，对于人才的基本要求标准也在不断提高，而职业培训工作的缺失则对企业整体发展造成了极为不利的影响。

三、文书档案管理工作的优化策略

（一）为各部门的协调配合创造良好条件

在文化档案中，各基层以及各部门之间所形成的档案往往具有极高的应用价值，但由于各部门之间缺乏协调沟通，为此要想从根本上提高文书档案管理工作的质量和效率，促进各部门之间的协调配合是现阶段基层产业机构和相关主管部门的核心发展方向。具体而言就是基层档案管理人员在进行文书档案管理时，一方面需加强与各部门员工之间的沟通交流，在全面了解项目执行情况的基础上为后期各计划的制定找到参考依照，另一方面基层领导人员需深入档案管理基层部门，在掌握第一手工作情报的同时，为各个部门之间的协调沟通创造良好条件，以此为档案部门实际价值的发挥奠定良好基础。

（二）构建完善的文书档案管理制度

众所周知，无规矩不成方圆，文书档案管理工作始终难以达到预期管理目标的重要原因之一，就是由于档案管理制度的缺失，为此要想从根本上有效地解决上述问题，构建完善科学的文书档案管理制度也是现阶段基层产业机构的重要性战略举措。具体而言就是基层产业机构和相关主管部门，需根据文书档案管理工作现状，积极吸取其它事业单位档案管理工作经验，然后结合自身的实际工作现状，制定一套科学完善的档案管理制度和管理体系，以此为预期发展目标地实现创造良好条件。另一方面为切实保障各项管理工作落实到实处，基层产业机构和相关主管部门还需建立一套适合自身企业发展的审核体系，并通过采取定期亦或是不定期相结合的方式，对各项管理制度的执行情况进行监管，以保障预期执行目标的实现。

（三）不断地优化数字文书档案管理平台建设

在信息化产业时代背景下，计算机技术的广泛应用在便捷人们日常生活，提高企业生产质量和生产效率的同时，将其应用到企业的其它领域，在一定程度上也为企业整体水平的提升奠定了良好基础。为此在文书档案管理过程中，将计算机技术应用于文书档案管理也是当前基层产业机构和相关主管部门的重要战略性措施，而要想取得预期的管理成效和管理目标，基层档案管理部门一方面需秉承着与时俱进的基本原则，将数字化技术应用到档案管理的各个环节中，从而在不断提高管理质量和管理效率的基础上，也最大限度地降低了人力资源成本的消耗，另一方面为防止档案丢失以及提高档案管理的先进性，各企业还需不断地优化数字文书档案管理平台，以期通过构建完善的内部管理体制、优化人力资源配置，从而在保障物资储备的基础上，为企业可持续发展目标的实现打下坚实基础。

四、结语

总而言之，文书档案管理质量能直接反映地方行政管理和党务公开情况，此外对于区域企业的整体发展而言也具有重要影响，但通过大量是调研数据分析可知，当前文书档案管理成效与预期管理目标之间始终存在一定差距，而为有效地弥补两者之间的差距，除了要为各部门的协调配合创造良好条件、构建完善的文书档案管理制度以及不断地优化数字文书档案管理平台建设外，基层产业机构和相关部门还需强化基层文书档案管理队伍建设、积极创新基层文书档案管理模式以及完善基层文书档案管理机制进，以此为文书档案管理工作的顺利开展打下坚实基础。