浅析如何提升管理评审的有效性

赵晓蕾

摘 要：管理评审主要是指对企业管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评审，管理评审的主体是企业的最高管理者，根据统一标准和设定的预期目标对企业的管理体系做出的评审工作。本篇文章首先探讨了管理体系评审的目的和重要性，紧接着提出我国企业管理评审工作现状及存在的一些问题，最后就如何提升管理评审的有效性这一问题提出几点改进方法与建议。

关键词：管理评审；管理体系；提升有效性

企业管理体系运行的主要步骤之一是管理评审工作，管理评审是企业最高管理者按照策划的时间间隔对组织的管理体系进行评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性，并與组织的战略方向保持一致。通过管理评审，对企业管理体系的总体运行情况进行评审与分析，并提出持续改进的方向，从而确保整个企业管理体系的正常运行。因此，管理评审工作也可以认为是寻找企业管理体系运行过程中所存在的问题与漏洞，以便接下来工作的不断改进与提升，有助于企业的管理体系向更好的方向发展。

一、管理评审的目的和重要性

管理评审工作主要是企业最高管理者按照策划的时间间隔对组织的管理体系进行评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性，并与组织的战略方向保持一致。管理体系的充分性主要是指整个管理体系的完整性以及各部分的关联、相互之间的作用，也是企业管理体系能符合市场竞争要求、满足顾客需求的特征。管理体系的适宜性主要是指管理体系要跟随时代发展的大趋势，适应外部市场环境发展的能力。管理体系的有效性主要是指管理体系要符合科学标准，其效果要达到企业最初设定的预期目标，并与组织的战略方向保持一致。

二、我国企业管理评审工作现状及存在的一些问题

有些企业的管理评审工作仅仅是从企业管理体系中的一些文件的执行情况、流程执行情况以及相关标准要素的分析情况等方面下功夫，并没有结合本企业的质量标准、质量目标与工作流程是否与当前的市场竞争要求相吻合进行高质量的管理评审，也没有考虑到本企业的质量标准、质量目标、工作流程是否与企业的内/外部环境相适应，从而很难对企业管理体系的适宜性、充分性和有效性做出有效评审，更难为接下来的企业整体管理工作提供行之有效的建议。部分企业的管理体系所明确的工作流程与实际管理评审工作流程不相吻合，制定的文件没有做到精准、细致、系统、适宜。在管理评审结束后提出的改进建议并没有被采纳，或者后期的整改效果不明显，效率低下。因此，企业最高管理者在组织管理体系评审时，一定要制定工作目标，严格按照工作要求遵循工作流程开展管理评审，要主动从顾客及其他相关方的角度去寻找存在的问题，并提出行之有效的改进措施，真正为提升企业管理体系的适宜性、充分性和有效性开展管理评审工作。

三、提升管理评审有效性的改进方法与建议

1、制定有效的管理评审目标

企业的最高管理者在组织对本企业的管理体系进行管理评审时，首先要制定有效的管理评审目标，确保管理体系符合最新的法律法规要求和国标要求，并持续改进。企业的管理评审主要是对企业管理体系运行的适宜性、充分性和有效性进行评审，看其是否有效运行并与公司的战略方向保持一致。而有些企业在实际管理评审过程中，却存在仅仅停留在听汇报、走程序、看执行的基础工作上，对管理体系是否能顺应企业内部和外部组织环境发展的变化、公司的战略方向、经营决策等不做详细分析与研究，这样并不能对整个企业管理体系以及工作运行的有效性、系统性做出评价，也很难对存在的问题提出有效建议。因此，企业的最高管理者要制定有效的管理评审目标，明确管理评审的目的，以改进工作为目的真正的进行管理评审工作。

2、提前做好管理评审计划

企业在开展管理评审工作时，一般可以在每年年初制定管理体系的管理评审计划，对上年度管理体系运行情况进行评审，管理评审计划主要包括此次管理评审的时间、评审方式、参加人员、评审目的、评审范围、评审依据、评审内容以及需各部门准备的输入材料清单等。管理评审计划需要根据企业实际情况在管理评审会议召开前1-2周下发，以给汇报部门足够的时间准备各业务过程一年来的运行情况总结，特别是在需要各部门进行数据统计分析时，如果不提前制定计划，临时要求提供数据会阻碍整个管理评审的工作进程。比如说查看质量部门的“产品质量波动分析图”时，需要统计长期产品质量数据才可以得出最终分析图，如果临时要求提供的话没有办法掌握长期产品质量数据。因此，相关评审组织人员应该提前1-2周下发管理评审计划，提出本次管理评审的具体时间、流程安排以及此次评审要求各部门提交的相关输入材料，并在规定的时间内汇总好各部门的管理评审输入材料并呈报给最高管理者及相关人员，这样相关评审人员可以提前了解此次管理评审相关业务过程的运行情况，提高管理评审的针对性与有效性。对呈报的相关材料如有需修改的地方，应退回责任部门进行修改。管理评审会议时，参加评审人员还应对管理体系运行情况提出存在的问题和改进的方向或建议。

3、把握好管理评审主题并进行适当引导

在主持管理评审会议工作时，企业最高管理者应明确此次会议的目标、要求及意义，一定要把握好会议主题以及管理评审工作的重点与难点，并按照顺序组织各部门负责人汇报发言。有些部门负责人在汇报工作时不能很好的抓住问题的重点与难点，甚至出现避重就轻的情况。比如，在管理评审会议中大多讨论的问题都是文件记录不完整、产品生产现场质量标识不醒目等这些无关痛痒的问题，真正评审管理体系是否适宜、充分、有效以及制定的质量目标、质量标准是否严格遵循的问题都没有开展讨论与评审。此时，最高管理者及相关人员应该及时进行适当引导，停止这些无关问题的讨论，将此次管理评审的讨论重点放在以下相关方面，如：以往管理评审所采取措施的实施情况、与管理体系相关的内外部因素的变化、管理体系绩效和有效性、顾客及其他相关方的反馈、目标的实现程度、过程绩效及产品和服务的符合性、不合格和纠正措施情况、监视和测量结果、其合规义务的履行情况、工作人员的协商和参与、资源的充分性等。提出整个管理体系运行过程中存在的问题，深挖问题根源，集思广益，同时提出解决企业存在这些问题的思路与具体措施。企业管理体系中存在的问题，很多都是由于内外部环境的影响所导致，仅仅依赖各部门的改进与完善是远远不够的，需要企业的管理层依据企业自身的实际情况和能力，开展外部相关工作的协调，大大增加物力、人力、财力的投入，为管理体系的有效运行提供充足的资源，持续改进管理体系的适宜性、充分性和有效性。

四、结语

企业的最高管理者在对本企业管理体系进行管理评审时应严格制定评审的工作计划与具体的工作流程，并实时进行恰当引导。提出的几点提升管理评审工作有效性的建议希望能起到一些抛砖引玉的效果。管理评审的最终目标是发现问题并整改问题，持续改进才是企业应重视的工作。因此，企业为确保管理体系的适宜性、充分性和有效性，一定要提升管理评审工作的有效性，进而促进企业的平稳快速发展。

参考文献：

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