关于现代企业档案管理信息化创新研究

戴轶

摘 要：现代社会各项科学技术飞速发展，在各行各业被广泛应用。例如，在档案管理工作中，先进的技术被引入，档案管理逐渐实现信息化。对于各企业来说，只有跟上时代的脚步，不断进行创新，才能够促进企业的长远发展。本文主要从档案管理信息化的内容、档案管理信息化的优势以及企业档案信息化管理创新路径的实现三方各面进行分析。

关键词：企业档案管理;信息化;现代企业

对于每个企业来说，档案管理都是其必须做好的一项工作，决定着企业能否合理利用其内部资源。现代社会，人们对信息的需求越来越大，因此企业必须要对档案管理信息化工作予以足够的重视。进入新世纪以来，我国逐渐迈入信息化时代，因此档案管理工作实现信息化是适应时代发展的表现。档案管理工作实现信息化，有利于提高企业的服务能力，充分发挥档案资源的功能和作用。但就我国目前档案管理信息化工作而言，仍旧存在诸多不足，需要不断的进行创新，从而克服困难，推动企业更好的发展。

1 档案管理工作信息化的基本内容

1.1 实现档案信息利用的网络化

实现信息化管理的首要要求就是，利用网络进行服务，以往的档案管理工作主要依赖人力进行，提供服务时也大多是面对面的形式。但是在实行信息化管理之后，服务工作主要是依赖网络进行的。在工作的过程中，信息需求者通过网络向档案管理系统提出自己的服务要求，相关的管理人员利用网络接收到人们的需求，在经过审核之后，将信息提供给需求者。在整个工作过程中，信息需求者并不需要和工作人员进行面对面的交流，也并不需要到档案管理室来查询相关信息。因此能够大大节约时间，从而提高工作的效率。

1.2检索实现自动化

在以往进行档案工作管理时，也曾采取过检索工具，但当时并未对档案资源进行统一管理并且检索工具也并不完善，所以并没有有效提高工作效率。但是随着计算机的引入，其检索的速度大大提升，而且现阶段的检索工具相较以往有了很大的提升，能够进行多关键词匹配，使得检索更加精准。

1.3 档案信息实现数字化

在传统的档案管理工作中，档案资源大多以纸质资料的形式存在。但是随着档案管理的信息化，档案资源逐渐转变为数字信息。因此各企业在进行档案信息管理时，需要加强对数字信息的管理，將电子版的档案资源做好归档整理工作。在进行日后工作的过程中，企业需要把以往纸质档案资料整理成数字化的形式，这样一来能够在日后使用的过程中提高工作效率。

2 档案管理信息化的优点

2.1 提高档案管理效率

以往的档案管理工作中由于需要涉及到的材料众多，所以工作人员的办事效率很低且犯错率高。因为在进行资料管理的过程中，所有的信息均需要人工记录，难免会加重其工作负担，因此传统的档案管理工作存在错误率高且办事效率低下的问题。随着现代技术的发展，网络被广泛地使用到各行各业中，使得传统的档案管理工作发生了很大的改变。现阶段，人们主要使用网络对档案进行管理，工作人员可以通过计算机快速找到所需要的信息，并且在电脑上录入和存储文件，使得工作效率有了很大的提升。

2.2 资源共享工作更方便快捷

实现档案资料的信息化能够在很大程度上实现资源共享，使得资源使用更加方便快捷。对于相关人员来说，只需要在系统内进行搜索，便可获得自己想要的信息，从而在最大限度上实现资源的共享。传统的档案管理工作很难达到这一点，因此所有的档案资料都是纸质版的，借阅过程相对麻烦，而且内部很难复制，想要获得档案信息只能去管理部门借阅，无法实现资源的有效共享。

2.3 档案资料能够长久保存

传统的档案管理工作中，由于所有的资料都是纸质的，所以保存的时间有限，在保存的过程中会遇到很多困难，极易被损坏。为了使纸质资料能够长久的保存，需要不断的进行修复工作。但是实现档案管理信息化后，这些信息均为电子版，存储时间会远远高于纸质版资料，而且档案资料存储在电脑中的时间可以保持很久。

2.4 使档案管理工作的安全性提高

在传统的档案管理工作中，很容易出现资料在传送过程中被遗失的情况，因为纸质资料很珍贵，一旦遗失难以补全。但是实现信息化管理之后，相关工作人员可以利用网络来进行传递文件，不仅能够提高资料传递的速度，而且能够避免出现资料遗失的问题。

3 企业档案信息化管理的创新路径

3.1实现档案管理的一体化建设

要想对企业的档案资料实现更好的管理，就需要对管理工作实行一体化建设。建立专门的工作部门，来负责完成档案管理工作。对于此部门来说，他们掌握着企业内部重要的档案资料，需要对其做好记录、归档、分类等工作，确保每一份资料都能够被整理入库。在传统的档案管理工作中，相关人员大多处于被动的位置，仅负责简单的档案资料整理归档。但当档案管理实现信息化之后，工作人员的地位会变被动为主动，从前期的整理到后期的追踪管理，均需要他们负责。

3.2 解决好档案信息安全和应用的问题

对于每一个企业来说，档案信息管理工作对其发展起着重要作用，只有在实现档案管理工作信息化之后，才能够提高其工作效率，从而有效的促进企业发展。对于企业来说，需要建立一个完整的档案信息管理系统，利用网络技术来促进管理工作的信息化，从而实现档案资源的充分合理利用。各企业在使用档案管理系统时，需要做好安全工作，做好信息的保密工作，对于各类信息文件都要妥善保存，避免出现资源泄露问题，从而导致企业利益受损。对于能够公开的档案信息，相关单位也需要及时公开，确保资源信息能够被充分利用。

3.3加强对档案信息资源管理人才的培养

各企业要想实现档案管理信息化，就不能忽视对专业人才的培养。作为档案管理工作的主体，工作人员的专业素养是否到位决定着工作能否顺利展开。现阶段档案管理信息化过程中最大的问题就是相关工作人员的专业素养较低，无法适应时代的需求，所以导致在工作过程中效率低下。根据时代的发展需要，各企业需要不断的培养能够熟练使用网络并且专业素养较强的工作人员。从档案管理人员自身来说，需要不断的进行学习，及时接触先进的管理经验，确保日后工作中能够自如的应用。对于企业来说，需要定期的组织相关人员进行学习培训，尤其要注意培训各类工作人员熟练使用各类软件以及计算机技术的能力，确保在日后工作过程中能够充分应用。

3.4对档案资料做好安全防护工作

对于各企业来说，部分档案资料属于绝密信息，只供内部人员参考，因此一定要做好安全防护工作。档案资料管理人员在进行工作时，需要使用内部网络进行工作，能够有效的避免在使用过程中的病毒入侵。在档案资料管理的过程中，需要建立必要的防护措施。对于访问用户的身份进行审查，不同级别的用户能够访问的档案信息不同，因此要做好审查工作，对于用户的违规操作要及时制止。公司对于相关工作人员要做好安全意识培训工作，提高工作人员应对安全风险的能力。

4 结语

总而言之，不论对于哪一个企业来说，档案资料管理都是一项十分重要的工作。现代企业的档案管理工作已经逐渐实现现代化，在工作过程中，相关人员需要及时适应工作中的变化，跟上时代发展的脚步，从而将档案管理工作做的更好。

参考文献

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