事业单位人事档案管理中存在的问题及解决措施

王玉

[摘 要] 随着我国综合实力不断加强，我国事业单位体制也在不断完善，人事档案管理工作更是受到了重点关注。所谓的人事档案就是指保留在事业单位内部使用与管理的在职人员的工作档案，这类档案可以有效反映出在职员工的各方面表现与就职经历，对事业单位了解在职员工有很大帮助。人事档案管理工作对事业单位中的人事管理工作有着非常大的作用，但是我国人事档案管理工作还存在一定的问题。文章主要针对人事档案管理工作中的问题进行分析，并给出相应解决措施，希望对事业单位人事档案管理工作有所帮助。

[关键词] 事业单位 人事档案 管理利用

中图分类号：G275.9 文献标志码：A

人事档案对事业单位选拔优秀人才帮助非常大，也是事业单位在招聘时的重要依据，做好人事档案管理工作有利于企业发展。但是现阶段部分事业单位人事档案管理方式仍旧过于传统，这种传统的管理方式不利于现阶段人事档案管理工作的开展，会使人事档案范围较窄，利用率相对较低，不能顺应当前事业单位发展的趋势。随着信息技术的不断发展，人事档案管理工作也要积极融合信息技术，通过先进的互联网技术来构建档案管理平台，最大程度地发挥人事档案管理工作的优势，促进事业单位更好发展。

一、做好事业单位人事档案管理工作的重要性

（一）有助于提升事业单位人员的利用率

随着时代不断发展变化，我国经济事业得到了飞速发展，人才竞争越来越激烈，事业单位招聘人才的工作越来越难于开展。人事档案可以有效展示出本人的工作经历与能力，对事业单位招聘人才有着非常重要的作用。人事单位通过人事档案可以综合评估出工作人员的能力，并且在人事档案的标准下为员工找到最适合自己的工作岗位，最大程度上达到物尽其用、人尽其才的效果。同时，有了人事档案的帮助，可以有效缩短招聘工作的时间，最大程度地节省时间，提高人才的选拔效率。

（二）有助于提升事业单位的综合管理水平

事业单位的人事档案是人才信息的整合，是市场人才信息的源泉。档案管理工作作为当前基层事业单位的重点工作内容之一，管理的质量将会直接影响到单位的综合管理水平与单位竞争水平。人事档案管理工作需要紧跟时代步伐，不断完善自身结构，要与时代发展方向相一致。人事档案管理工作的优化有助于提升事业单位的综合管理水平。在新的时代背景下，人事管理工作需要利用先进的互联网资源，不断创新出新的管理方式，更好为事业单位的发展做贡献。

二、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理模式落后

虽然我国当前已经具有了人事档案管理工作的相关经验，但是由于发展起步较晚，所以还存在着一定的管理漏洞，并且人事档案管理模式也相对较为落后。现阶段我国事业单位的人事管理工作模式有一定分散性，这种分散性具体表现在：第一，人事档案多头管理、人事档案管理部门与业务指导部门之间联系不紧密；第二，档案管理工作人员对事业单位的业务活动参与较少，对单位内部的人员流动去向不明确，信息掌握不够及时全面，与整体的管理工作存在误差；第三，事业单位忽略了人事档案管理的重要性，档案库房设备简陋，无法及时对档案进行整合，导致很多人事档案丢失；第四，事业单位的管理体制较为分散，不能及时管理人事档案，无法第一时间向人事部门提供有效的人员档案信息。种种问题表明当前我国的人事档案管理工作还有待完善，必须要形成先进的管理模式，全面为人事部门提供相关员工的档案资料。

（二）人员配备不足，专业素养偏低

在事业单位中，通常都会安排这样一个职务，它专门对单位中的员工及在岗人员进行系统管理，或者以存档的方式对单位每位员工的基本信息都有一个记录，甚至国家有关部门也因此制定了相关的制度标准。中共中央组织部、国家档案局联合发布的《干部档案工作条例》中明确指出，县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。但国内的部分事业单位因为经济效益问题，并没有严格按照这个规定进行企业工作人员及职位形成一个专门的管理制度。而且为了节约人员招募时的财力供给，部分事业单位没有招收专业从事档案管理的人，导致人事档案管理人员专业知识水平较差。

（三）信息资源有效利用率低

国家有关部门虽然制定了相关的规定，但依旧不能引起事业单位对人事档案管理的重视。随着时代的发展、科技的进步，部分事业单位已经开始从文件办公向着无纸化办公推进，这样一来，就更容易忽略对人事档案管理工作。正是因为事业单位没有对人事档案管理工作给予足够的重视，导致人力信息资源没有得到有效利用，信息资源利用率相对较低。事业单位应该对人事管理工作给予充分重视，才能科学有效地解决人事资源利用效率偏低这一问题[1]。

三、事业单位人事档案管理问题的解决措施

（一）树立人事档案信息化的管理理念

事业单位管理人员应该改变长期以来对人事档案管理职位的偏见，从理念上转变，真正拥抱信息化，这样以上率下，才能真正提高人事档案管理的效率。同时，应该在事业单位内部制定相关规定，帮助人事档案的工作人员改变对人事档案管理工作的看法，树立正确的人事档案管理意识，科学合理地解决国内事业单位对人力资源有效利用率低这一问题。最后，通过科学有效的学习、培训，寻找到充分发挥人力资源信息的有效手段，主动实现向信息化转型，帮助事业单位有效地提高人力资源的有效利用率[2]。

（二）搭建人事档案信息化管理平台

现在已经是信息化的时代，我们应该合理利用网络信息平台，通过加速建立网络信息平台的建设，充分利用网络和计算机，实现事业单位对人力资源的高效利用。通过多媒体搭建网络信息平台，能够让信息交流平台动态化运行，这种信息平台搭建的好处就是能让信息交流更加方便快捷，这是人事档案管理平台顺应信息化时代的具体表现。综合利用互联网络对人事档案管理的信息进行收集、分类、存放、调取等工作，能有效减少人力、物力、财力的消耗，有效节约时间与人事档案管理成本。通过互联网络对人事档案进行管理，可有效提高事业单位对人力资源的利用率，全面提高人事档案工作的管理水平和服务质量，最大程度地实现人事档案管理工作的价值。

（三）提高管理人员的素质

通过录用专业从事人事档案管理的人员，有效保证人事档案管理工作的顺利展开，提升工作人员的素质能有效解决事业单位的人力资源利用率较低这一问题。人事档案管理这一工作本身就比较枯燥，需要每日从事对事业单位内部工作人员的档案收集、分类、存放、调取等工作，需要人事档案管理人员注意信息资料的真实性，保证档案的质量。对档案管理人员的要求也不少，主要是细致、耐心，只有工作细致，并且有耐心，才能保证档案信息的真实性。

（四）增设管理机构

人事档案管理工作对于事业单位的發展来说十分重要，为了防止多头管理出现的信息内容失真、内容不全等问题，就一定要建立健全相关的管理机制，建立管理人事档案的机构，确保人事档案信息内容的全面、真实。管理机构的数量要根据事业单位的规模来进行设置，加大监督管理的强度，最大程度地提高人事档案的管理水平。

四、结语

为了更好地完善人事档案的管理工作，一定要紧跟时代发展的脚步，正确对待人事管理工作面临的挑战与机遇，充分发挥人事档案管理工作的优势，推动人事单位的稳定发展。

参考文献：

[1]李佑蓓.事业单位人事档案信息化管理面临机遇与挑战[J].人力资源管理，2017（6）：346- 347.

[2]王毅.事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战研究[J].中国管理信息化，2017，20（4）：164- 165.