知识管理视阈下的城建档案管理措施

郭彪鑫　郭灵开

摘 要：城建档案是记录城市发展历程的重要资料，从资料中可以掌握一个城市的发展过程，对城市建设具有很重要的推动作用，对城建档案的管理可以体现出其发展水平以及现状，看出一个城市的文明程度。但是当前城建档案管理中还存在一些问题，这就需要在知识管理阈下加强管理，本文分析了知识管理视阈下的城建档案管理措施。

关键词：知识管理视阈;城建档案;管理措施

当前是知识经济时代，国家的科技实力以及文明程度是综合竞争力中的重要组成部分，城市在发展中也需要具备软实力。城建档案记录了城市的发展过程，从中能够看到一个城市的内涵以及文化品味。所以，加强城建档案管理十分重要，应该引入知识管理的观念，这也对管理工作的健全以及创新具有积极作用，可以提升管理水平以及质量，促进城市建设发展。

1、在城建档案管理中应用知识管理的重要性

现阶段，国内城建档案管理工作在不断的发展，然而其中还是有一些需要解决的问题。随着社会的不断发展，信息存在方式也在改变，人们不能一直被动的接受，所以就一直在探索，并且在这个过程中形成了自己的见解及观念。在信息化背景下，城建档案的管理人员也需要进行转变，满足知识管理的需要，让管理工作变得知识化。在档案管理工作中引入知识管理的观念，能够有效的解决一些问题。首先，能够让城市建设信息变得有序，在工作中应用知识管理以及有效的技术方法，能够让档案信息以及知识实现共享，方便传播以及储存，这对保护档案的正确性、有效性以及完整性具有重要作用[1]。其次，能够让城建档案信息知识储备不断增加。为档案构建数据库，能够对城市发展的各个环节中的有价值的信息进行收集以及记录，比如规划、管理以及建设环节，这些信息还可以给新员工作为学习资料以及实践依据。再次，能够分析城建外部环境，通过对外部环境的分析，能够得到相关的数据信息和资料，档案就可以不断积累和优化，合理的调节档案的归档目录以及收集方式能够第一时间掌握城市的最新情况和信息，跟随时代发展，给城建服务奠定基础。最后，可以让城建部门的服务实现智能化。当前是信息时代，数字技术不断发展，在档案管理中进行有效应用，管理部门能够不断丰富资料以及数据，并且以此为基础对有价值的信息和知识进行挖掘，进而全面的发挥出城建档案管理工作的效果。

2、城建档案管理中存在的问题

2.1 存在知识流失现象

在城建档案管理工作中存在一个重要的问题，就是有知识流失的问题，尤其是在管理档案中，使得很多档案信息资料都没有得到及时的管理，包括整理、归集、归档保存等，无法确保档案的完整性。但是对于知识流失问题，当前还没有制定出有效的解决措施，所以，该问题并没有得到解决。

2.2 城建档案管理流程和知识比较滞后

当前是知识经济时代，知识以及技术成为关注的热点，也是国家综合竞争力的重要组成部门，现代化信息技术在不断的发展，被广泛的应用到各个领域中，且有效的发挥出其优势，为人们的工作、生产、生活都带去了极大的便利[2]。在城建档案管理中应用先进技术，让档案不再停留在纸质形式上，实现电子化，这也让档案信息化得到了极大发展。但是实际情况是，虽然将计算机技术应用到了管理工作中，实际上主要还是人工管理方式，没有发挥出技术的作用。

2.3 资源结构缺乏合理性

社会经济不断发展，城镇化的速度以及水平都在高速发展中，在这一过程中就凸显出了城建档案管理的重要性，然而在管理工作中还有资源结构不科学的问题。主要体现在三方面：档案资源在空间上不科学，发达城市的档案管理工作水平较高，但是经济水平不高的城镇及农村甚至连城建档案都没有构建;区域分布上不科学，东西部城市间存在较大的差距;资源内容不足，在档案记录内容上主要以规划、设计以及建筑等为主，但是对自然环境以及城市人文等就不注重，使得档案资源不平衡，对城市可持续发展会产生消极影响。

3、知识管理视阈下的城建档案管理措施

3.1 整合城建档案管理的资源结构

资源结构存不合理、不均衡是城建档案管理中的一个重要问题，因此，需要对其知识管理系统进行发展，在其中应用现代信息技术，实现电子化以及智能化，构建健全的资源管理结构。城建档案管理工作较为系统和复杂，在结构上不科学，因此，在知识管理的背景下，需要构建数据库，并对其进行扩展，实现信息交互共享[3]。这样能够促进管理工作效果和效率的提升，让管理整体水平可以得到提升，让城建档案管理可以实现智能化。要想提升检索能力，还可以使用电子技术以及超文本等来实现，可以及时的对信息进行浏览以及检索。

3.2 对知识管理方式进行创新

知识管理视角下，需要对城建管理工作进行创新，首先要创新的就是知识管理方式，对管理程序以及过程进行优化，让管理工作更加完善。要实现这一点，就需要城建但那管理部门能够采取多样化的方法，通过事前控制的方案对知识以及档案进行管理，让档案可以及时的进行接收，在此基础上，通过采取知识管理方式能够整合档案信息，让信息能够提升开放度，让档案管理可以更好的发挥出其社会功能;在工作中还需要应用扫描技术、地理信息技术等现代信息技术，对各种形式的档案资料进行数字化处理，让管理工作效果提升。通过全面的利用和发挥出知识管理的作用，能够实现人们对城建档案的各种需求。

3.3 创新城建档案管理理论，防止城建档案建设中出现知识流失

本文研究基于知识管理理论，认为要想让城建档案能够更好的发展，就应该给档案建立一个知识管理平台，能够多吸收一些外部城建档案资源并对它们进行有效应用，从中挖掘中更多的有用的档案资料，让档案管理知识库更加丰富和完善，促进城建管理工作效果的提升。在知识管理理念背景下，在档案资源信息工作方面，在维护系统以及共享信息时需要注重挖掘出档案知识信息中的价值，要做到这一点，就需要管理人员能够全面的掌握知识管理服务的相关内容，包括本质、内涵，让档案服务可以改变方向，从以往的服务新变化为技术型以及知识型，将档案中的资料信息全面的开发出来，注重数字化管理平台工作，加强对其开发以及维护，防止出现知识流失的问题。

结束语

综上所述，城建档案形式不断丰富，当前，为了城建档案管理更好的发展，需要在管理中應用知识管理理论以及技术手段，不断丰富城建档案数据库，通过科学合理的管理，让档案可以得到有效的应用，进而充分发挥出其价值。

参考文献

[1]李红霞.基于知识管理视闪下的城建档案管理问题研究[J].办公室业务2015（1 2）

[2]张宇芳.新时期基于知识管理视角下的企业档案管理工作[J]城建档案.2013（1）

[3]潘建军.浅谈档案信息管理与知识管理之融合[J].科技与企业.2015（13）