优化城建档案管理模式的几点分析

罗彩君　秦栋阳

摘 要：针对城建档案管理模式的优化，做了简单的分析。新时期，城建档案管理工作发生了极大的变化，工作要求不断增加。采取传统的管理模式，已经难以满足工作实际需求。基于此，需要积极优化城建档案管理模式，探索有效的管理模式，提升档案管理工作水平和质量。

关键词：城建档案;管理模式;信息化;数字化

近年来，全国各地区纷纷建立城建档案管理馆。部分发达城市开始推进城建档案信息化建设以及声像等工作，获得了不错的成效，提高了城建档案管理工作的信息化水平。不过从工作实际情况来说，受到体制因素和专业主管部门权限等的影响，部分城建档案没有接收进馆。管理工作还存在着诸多问题，因此需要不断优化城建档案管理模式。

1 现行城建档案管理模式的弊端

随着城市建设规模的持续扩张，使得城建档案管理工作范围不断扩大，管理内容不断增加，然而城建档案管理内容却没有随之变化，种类甚至不断萎缩。此背景下，采取分散管理模式，虽然注重了纵向领导以及指导关系，但是造成了信息封闭，部门之间交流差，未能实现信息互通。具体体现如下：1）数字化建设工作火热。2）城建档案馆访客数量少。高投入低产出的情况，违背了城建档案管理工作开展的宗旨，反映了城建档案管理模式的不足。

2 城建档案管理模式发展趋势

信息化背景下，城建档案管理模式发展，朝向图文双向可视化管理方向发展。具体体现在以下方面：

2.1 信息资源的整合

城建档案管理信息化模式下，信息资源的整合是主要特征。从当前城建档案管理模式来说，档案集中管理不够深入。对于管理部门来说，今后仍旧以城建档案为主，借助丰富的资源，强化和规划部门、土地部门等的合作，依托GIS平台，以地理位置为数据集成点，实现城市规划审批档案以及房产档案等的高度集成，进而实现广义层面的集中管理。依托信息化管理平台，实现多地域、多来源的档案资源有效共享，提高城建档案管理水平，实现档案资源共享。

2.2 机构组合方式调整

目前，档案管理体制试点改革已经进入深化阶段。其特色之一是，将城建档案馆与档案局合并，在行政体制上，实现对城建档案的集中管理。在2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》强调，要“统筹规划、科学设置并严格审批建立同级专业档案馆，并且对档案接收范围，提出了具体要求，进而避免重复建设，造成资源浪费和分散。对于有条件的国家综合档案馆，通过整合档案目录以及档案信息等形式，进行档案资源整合。基于此，城建档案管理机构组合，将会带来档案管理模式的变革。

3 城建档案管理模式的优化策略

3.1 职能重分

随着计划经济的萎缩，国家权利在各个领域有限下放，越来越多的社会组织形式，比如档案中介服务机构，包括协会兴办和学会兴办的，使得档案管理活动呈现多元化局面。局馆合一的体制逐渐被打破。依据大部制的目标趋势，城建档案行政管理职能也可以归并，并且城建档案行政管理职能逐渐弱化，朝向宏观管理方向发展，比如依法监管。综合档案馆的建设，还原其公益事业单位的服务职能。无论城建档案馆是吸纳，还是设立分馆或者分支机构，其职能都是公益事业单位[1]。

3.2 推动信息化管理发展

首先，要增强城建档案管理人员的信息化意识。对于城建档案管理部门来说，要树立持续发展理念，积极转变管理观念，不断创新管理模式，提高管理队伍的水平，推动档案管理信息化的发展，实现档案信息化和智能化的统一，走現代化发展道路。不断提高城建档案管理水平，进而满足新时期政府相关部门以及社会公众对城建档案信息的需求，充分发挥城建档案的利用价值，增强城建档案的影响力。

其次，要积极开展城建档案信息化建设。在具体工作中，要强化数字化建设规范，利用声像技术和扫描技术等，完善档案管理数据库。建立电子文件，按照系统化组织原则，构建档案信息资源库。除此之外，要积极开展文件档案的网站信息建设。依托公共网站的建设，采取网页或者连接的方式，实现档案规范化使用和管理。

最后，要完善管理体系。信息化背景下，城建档案管理实施信息化模式，对计算机网络的安全，有着较高的要求。为了避免出现信息泄漏或者数据被篡改等问题，要完善管理体系，增强网络安全管理的安全性。在具体工作中，要实现有纸化和无纸化的充分结合。对电子文档，要及时进行归档整理，保证档案信息有效和完整的保存。除此之外，充分利用安全技术，做好档案信息安全管理工作。在实际工作中，定期进行数据信息备份，保证信息的安全性[2]。

3.3 强化部门的沟通

若想提高城建档案管理水平，需要相关部门的积极配合，共同做好档案管理工作。这需要强化部门的沟通，搭建良性沟通平台，做好城建档案管理各项工作，包括城建档案资料的收集和整理等。通过构建信息化交流平台，集成土地部门和规划部门等，实现其和城建档案管理部门的有效沟通，进而保证各项工作顺利开展。在实际工作中，打破信息壁垒，提高城建档案工作质量和效率，推动城建档案管理发展。

3.4 提高城建档案管理水平

对于城建档案管理模式的不断优化，需要提高管理工作水平。推行基于GIS系统的城建档案管理模式，创新档案服务，利用信息化平台，实现电子档案网络归档服务，推动城建档案现代化管理的发展。在实际工作中，依托GIS系统，整合城建档案数据信息，积极开发可视化城建档案服务产品，为城市规划以及建设，提供决策支持。从实践效果来说，实行信息化管理模式，不仅能够提高工作效率和资源利用率，还能够简化工作流程[3]。

4 结束语

综上所述，对于城建档案管理模式的优化，需要从各个方面入手。通过职能重分，推动信息化管理发展，强化部门的沟通，提高城建档案管理水平，进而提升城建档案管理工作的服务水平，更好的推动城市建设发展。

参考文献

[1]刘慧，法奕.基于GIS的城建档案图文双向可视化管理模式[J].城市建设理论研究（电子版），2017（1）.

[2]郭蕊.档案管理模式变革走向分析——从试点改革看城建档案管理模式变革[J].城建档案，2016（9）：44-47.

[3]陈纯莲.信息化环境下的城建档案管理模式分析[J].企业文化旬刊，2016（2）.