强化档案意识完善档案管理工作的实践策略

宋光鑫　孙小虎

摘 要：城建档案是城市可持续发展的珍贵资源，也是城市建设发展的切实记载。随着城建事业的快速发展，城建档案管理也出现了很多需要解决的问题。本文结合城建档案管理的现状，探析现在档案管理存在的问题，并提出详细的方法，以供参考。

关键词：城建档案;档案管理;信息化

城建档案管理还存在很多需要处理的问题，以至于现在城建档案的管理处于不利的境地。城建档案管理的问题，关键是因为现在档案管理制度不健全、城建档案管理的信息化不强以及城建档案管理工作不标准。

一、城建档案管理的现状

（一）档案管理法制建设不健全

档案管理制度不够健全，造成了城建档案管理的局面不利。在城建档案管理上，城建档案管理制度需要进一步完善，档案管理制度的不健全严重制约城建档案事业的发展。2008年 1 月 1 日，《城乡规划法》的颁布实施，在法律条款上为城建档案工作提供了帮助，扩大了城建档案的服务区域。例如，城市乡村都包含在了城建档案的服务内，只不过相对应的详细细节问题还没有制定和完善。此外，城建档案管理人员的法律认知不高，造成了城建档案使用用途发展过慢，也让城建档案管理的制度不完善。

（二）城建档案管理信息化薄弱

城建档案管理信息化薄弱，也是城建档案管理工作的瓶颈。详细分析，造成城建档案管理信息化薄弱的原因主要有：首先，城建档案管理的信息化建设的观念需要改变。在城建档案管理信息化的建设中，由于管理员工对信息化的认知不够，造成了在城建档案管理上没有有效使用信息化的能力，对信息化城建档案的管理工作造成了不良影响;其次，城建档案管理信息化的设备使用较少。在城建档案管理工作上，由于信息化建设所需要的硬件投入不夠，造成城建档案管理的设备落后;此外，城建档案管理所使用的软件开发时间太久。对城建档案管理的信息化建设来说，使用的软件是不可或缺的一项，现在的城建档案管理所使用的软件已不能达到现在档案管理的需求。

（三）城建档案管理工作不规范

在城建档案管理上，城建档案管理工作不标准，档案收集时，来自的地方不一致。在城建档案管理的工作中，档案材料的收集部分还不够完善。同时，在管理资料上，专业部门里面收集的档案多一点，外面的收集比较少，所以档案资料会出现漏掉、没有收集的现象。在档案文件管理部分，城建档案工作也有很多不合理的部分。只会一味收集，不会更有效的管理这些资料，造成档案管理的人力物力浪费。所以，必须要加强城建档案管理

二、完善强化档案管理

（一）稳定城建档案管理制度

城建的档案管理是一个非常重要的技术型管理工作，各工作涉及很多方面，各个管理领导人员都要重视这个工作，让城建的档案管理工作能够标准、系统、科学。中国城建档案工作的发展是基于城市建设的发展，并且城建事业也依赖于城建档案的发展，与城建档案一起发展。现在和以后的很长一些时间，中国的城建档案工作需要保证和稳定现在的管理职务，然后再更好的强化城建档案制度的建立，完善城建档案工作部门，巩固城建档案工作团队，强化城建档案工作的专业技术能力，尽力提升城建档案工作的现代化管理能力，为城市的建设与社会发展作出贡献。

（二）优化城建档案管理方法

如今，现在是信息时代，档案管理工作也与时俱进，使用信息化管理。随着信息技术在城市建设与管理活动上的普及，城建文件已经从老旧的纸张资料变成了信息化文件，档案管理也从实体档案变成了数字档案，在档案管理的方法上也不只是单纯收集、归档、保管了，变成了利用信息资源的管理来分析得到的资源原始的数据，网络化的出现也取代了以往面对面的服务。所以，用老旧的记载方式的管理档案的方法已不能满足现代城建档案工作的发展和城建的发展需求，一定要快速促进档案管理从旧有的方式向科技型方式转化。我们一定要加强自身的科技观点，重视档案的信息化管理，着重使用现代信息化技术，改变老旧的工作方式与载体方式，整体提升档案管理的技术能力。详细的工作要利用数字信息化建设，推进电子档案部门、数字档案馆以及档案网站的建设，主动推进档案管理方式的改革创新。

（三）强化城建档案服务功能

档案管理要使用、参考原有的档案，促进城市的发展以及人们生活的方便。强化城建档案网络的创建，成立更加标准的城建档案目录中心，利用电脑网络目录中心，让城建档案中不同部门以及不同的管理人员都可以尽快了解馆内的工作信息、城建档案信息和城建工作信息等，从而能够给城建档案馆的工作提供参考意见，给城市建设供应更有效的信息咨询服务。城建档案馆要把城建档案资料的宣扬当作主要职责，把重要的精神用在社会沟通上，能够让社会上的人们使用城建档案，让档案资料能够运用在实际的生活中，强化档案作用。比如，利用成立“城建档案信息咨询交流网络”等方式，把城建档案涉及的部分连接起来，经过管理部门之间、管理人员之间的定期沟通交流的方式，强化相互之间的工作联系、资料交流，促进城建档案的资料使用。

（四）提高城建档案人员的素质

档案管理人员不仅要了解城市建设的知识，还要了解档案管理的知识;不仅要拥有档案管理需要的基本知识，还要熟练应用现代化的技术和先进优秀的管理技术，并要拥有通盘筹划、细心耐心、勇于创新的品质。所以，城建档案部门要快速习惯现代时期的需求，重视政治理论知识以及业务知识与技术能力等部分的学习，要提升自己主动去学习的能力、更加有效的去学习以及坚持学习的好习惯，成立学习类的档案管理团队。坚持“人才是第一资源”的理念，努力成立科技型、创新型、复合型的人才团队，为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。

三、结语

城建档案管理是一个综合的系统项目，拥有长期与复杂的特点。中国的城建档案管理工作和城建档案管理制度不可分割。在进行城建档案管理工作时，要完善城建档案管理制度建设、健全城建档案的信息化管理、规范城建档案管理整理工作，不断探索更有效的城建档案管理方式，更好地推动城建档案管理能力的提升，从而促进城建档案管理工作的开展。

参考文献

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（01）：174-176.

[2]贾玲，刘彤，周晓林，陆江，李月娥.知识管理不能取代档案管理——再论档案管理与知识管理的关系[J].档案学研究，2015（02）：75-79.

[3]侯丽萍.城建档案管理的难点问题及策略[J].城建档案，2017（04）：43-44.

[4]李海成.当前我国城建档案管理存在的问题及对策研究[J].城建档案，2017（05）：42-43.