城建档案电子文件归档的制约因素及对策探讨

范增山　冯世超

摘 要：伴随当前科技技术发展的速度不断加快，电子信息技术被有效的应用社会各个行业的发展当中，并且取得了非常良好的效果。电子文件的收取与归档对丰富城建档案信息资源、提升城建档案信息的标准化具有非常重要的意义。本文首先对城建档案电子文档归档制约性因素进行了分析，然后重点对城建档案电子文档归档制约性因素解决策略进行了探讨，希望对我国城建档案的归档工作提供参考。

关键词：城建档案;电子文档;影响因素

当前电子文档在收取和归类的工作当中，所面临的文件丢失与失真的风险，相比于传统的纸质的文件风险性要高很多。所以说，与其形成积累和归档的程序方面显得更加的复杂，并且在工作技术方面要求更高。当前，在我国各地的城建档案的管理部门当中，对档案的验收工作主要表现在纸质的内容方面。伴随当前信息技术發展的速度不断加快，相关的管理法律法规不断的出台，对电子文档的归档工作的管理要求也在不断的上升，同时也对归档文档的必要性和可行性的要求越来越高。电子文件归档，就是通过信息数字设备环境的有效生成，通过计算机的读取、处理以及电子传送的方式，将相关的文件实施归档工作，这种归档技术已经逐渐的被使用到社会中的各行各业当中，尤其在城市建设规划管理部门当中，对这种电子档案的归档使用更加的常见，因此，对城建档案电子文件归档的制约因素进行分析，并且针对性的提出解决的策略是非常重要的工作。

1.城建档案电子文档归档制约性因素分析

1.1 传统管理理念形成制约性

由于传统的档案管理方式，在档案管理人员的心理已经形成了一种固有的模式，并且这种工作的习惯很难加以转变，这是对当前电子文件进行归档的基本要素。传统形式下的纸质档案的收取与归档体制发展了非常长的时间，在整个体系当中所涉及到的各个部门也是比较多的。不管是在整体的设计、建立、管理以及验收等相关部门，已经完全适应了这种传统形式下的运作方式。在对电子档案进行归档之后，传统的工作方式正在被现代化的科技技术所代替，这就需要在相关工作人员的思维观念上做出基础性的转变，这样才可以有效的实施电子档案的归档管理工作[1]。

1.2 方案可操作性的限制

为了有效的推动城建档案电子文档工作的效率，从建设部门到各个省市的城建档案的管理单位，都需要依照相关档案的管理法律法规来进行研究，同时还有效的制定出了一系列的规章制度和操作的方法。但是在实际的工作当中发现了，这种归档工作水平和现实工作存在一定的差异性，外加上相互之间缺少有效的沟通能力，全国各地在实施电子档案的归类工作的标准，都存在一定的差异性，并且还会存在管理体制不统一的情况，同时相互之间的有效沟通次数非常少，最终形成了很多不必要的重复性的工作。比如在建设部当中的《建设电子文件与电子档案管理规范》当中 就规定了“电子档案的文件标头，必须要是三位阿拉伯数字或者是三位阿拉伯数字与汉字组合而成的”，但是这种规定在不同的城市的城建档案的管理工作当中确实存在不同的地方，这也是形成了档案可操作性制约的重要因素[2]。

2.城建档案电子文档归档制约性因素解决策略

2.1 投入充足的人力物力资源

在对电子档案进行验收、接受以及保管的工作当中，对电子档案的管理主要目的，就在于更好的运用城建档案本身具有的资源的优势性，建立起科学、真实、有效的电子档案管理库。因此，城建档案在其管理部门当中，除了要配备必要的计算机硬件、网络系统等，还必须要对其中的信息管理系统进行升级，不断的增加接受和调阅电子档案的功能模式，同时将接收档案的电子档案目录数据，准确的导入到对应的数据库当中，对电子文件信息准确的保存到本地的服务器当中，提供出了在线信息提取和阅读功能，实现了对城建的电子档案的在线管理和集中性管理。当然，这种工作模式还是不能完全的适用在电子文件的归档工作当中，这就需要投入到其中大量的人力和物理来对其进行技术方面的改造，实现对城建电子档案的归档管理[3]。

2.2 加快测试点的有效推广

当前在很多方面的研究成果，其中主要的工作内容集中在原则、模式以及理论方法等方面，在实际的使用过程当中很难进行有效的转化。因此，在实际的研究过程当中，需要具有重点性、针对性和比较深入性的进行工作调整，同时在前期的准备、设计、施工以及最后的验收方面的工作上，对其中不同的极端当中所产生的电子文档实施编制，并且通过报告管理流程的操作特点，要求城建档案的管理部门实施有效的组织和领导，并且对其中的所研究的文献接收文档试点工作进行规定，有效的对城建电子文件实施管理和归档。

2.3 展开技术攻关和解决数据关键技术

从技术发挥在那的角度上来讲，电子文件档案在进行格式的转变、数据的储存以及真实的课程鉴定等技术环节方面，其中涉及到了很多个方面的技术领域，并且其中所覆盖的知识量已经扩展到个人、单位的整体掌控程度，因此，建议相关的城建管理结构必须要设立起多种不同形式联合的攻关方式，和科研院校、相关专业单位展开联合性的工作，不蹲啊的推动电子档案归档的关键性技术问题[4]。

3.结束语

通过本文对城建档案电子文件归档的制约因素及对策的分析和探讨，可以看出电子档案的归档管理，相比于传统的纸质归档管理更加具有效率性和准确性，但是在在文档安全性以及实施的统一性方面还是存在一定的欠缺，因此，必须要对这方面的问题加以解决，不断加大对电子归档工作的人力物力投资力度，保证文档在归档过程当中的安全性，这对我国城建发展工作起到了保障性的意义。

参考文献

[1]王菊秋.城建档案电子文件归档的制约因素分析及策略探析[J].办公室业务，2017（08）：126+140.

[2]阮舒殊.城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].技术与市场，2016，23（06）：397+399.

[3]刘静.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[A].中国档案学会.档案事业科学发展：新环境  新理念  新技术——2008年档案工作者年会论文集（上册）[C].中国档案学会：，2008：5.

[4]刘静，朱卫锋.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].上海城市规划，2007（04）：41-43.