基于数字化管理模式的医院基建档案管理分析

李业

[摘要]信息时代的主导内容为数字化，数字化管理模式近年来被广泛推广于各个行业中，采用数字化管理模式对医院基建档案进行管理。不仅可以有效推动变革，还可以使其发挥自身的最大价值。本研究主要对数字化管理意义。医院基建档案管理实现数字化面临的问题及实践途径进行探究。

[关键词]数字化管理;医院基建档案;管理策略

[中图分类号]R197.3;G270.7 [文献标识码]A [文章编号H 2096-5249（2019）06-0235-02

在医院档案综合管理中，医院基建档案管理属于其中的一部分，包括医院项目建设工程及医院基本建设项目管理中产生的真实记录，此类档案材料存在着利用和保存价值，对于医院的发展意义重大。为了数字化管理能得到更好的开展，医院基建档案管理数字化管理效果提高，医院的管理模式开始不断优化和改进。

1数字化管理对医院基建档案管理的意义

医院基建档案的管理工作在医院中长期管理有着不可或缺的作用，不僅与医院的基础设施安全有着直接联系，还与医院的建设和发展速率息息相关。医院基建档案属于一种珍贵的信息资源，有着特殊的价值，可以记录医院工程项目管理和规划建设基本情况，并给予详细的参考依据，从而更好地对医院进行管理，促进医院的发展。基建档案包含的资料有文字、数据、音频、图像及影像，其数量巨大，且有着较为复杂的内容和不一的形式，极大程度加大了管理难度。档案管理工作在大数据时代己然不是简单的资料收集，而是利用档案中的资料及数据对医院的中长期发展进行指导;档案管理与信息技术结合是信息化时代的要求，数字化管理不仅可以使管理效率提高，还可以减少管理成本，使调用和查询功能更为便捷，记录更为精确。若数字化医院基建档案管理可以全面推开，将能建立档案资源数据库，使档案信息利用率提高，档案资源共享得以实现，从而为医院各项工作的开展提供参考依据。

2医院基建档案管理实现数字化面临的问题

（一）数字化管理存在网络安全隐患

医院基建档案与医院的资料和核心数据存在着联系，部分部门因工作需求需要查看基建档案，相比于纸质档案管理，数字化档案管理具有方便录入、查询迅速等特点，且占用较少的物理空间，但由于当前的互联网环境开放幅度大，病毒和黑客的出现会影响数字化数据，数字化的信息安全存在着较大的威胁，若在信息管理时出现泄漏会在极大程度上影响医院的发展。

（二）档案存储方式过于传统化

医院通常采用纸质化的方式对基建档案进行存储和管理，因基建档案与多数工程资料有所涉及，而制作此类资料时难以实现全数字化，在此过程中，纸质档案更易于使用和收集，但纸质版的档案难以进行有效使用和保存，易于受外部环境的影响，如湿度、温度等。例如基建项目中的图纸档案，一部分从建筑工地而来，一部分存在着使用过的情况，甚至因破旧不堪而无法识别里面的内容;大多数档案材料有着不一样的大小，部分仅能按照A4纸的规格进行折叠，难以放置在档案盒予以统一保管，且易于出现折痕，多次折叠会对纸质造成破坏，使墨迹消失，最终导致档案被损坏。一些医院同时采用电子和纸质的方式对基建档案进行管理，不仅导致管理人员的工作压力大幅度增加，且不利于后期的查询及应用。

（三）建立数字化基建档案管理体系的难度较大

即使医院基建档案管理中的数字化管理愈发受到重视，并在健康档案管理、电子病历和医疗档案建设中得到广泛推广，但其在基建档案管理中无法实现数字化。许多医院未安排专门的档案管理人员扫描图像文件，因而纸质档案资料无法实现数字化，基建档案管理部门亦无法即刻数字化管理所有的基建档案;管理者多趋向于常规的纸质化办公，部分办公室无专门的图纸打印机，保管图纸档案时只能以印小幅面的方式予以拼接，需要使用时便查看此类资料;创建基建项目时亦忽略了对材料的数字化管理，导致档案管理难以实现统一和标准化，对基建档案管理中数字化管理的应用造成极大的限制。

3数字化管理模式下的医院基建档案管理实践

（一）实现全覆盖医院基建档案信息化管理

与传统管理相比，数字化管理更具优势，其应用效率更高，且管理数据的能力更强。管理医院基建档案时可以对数字化技术进行充分利用，将医院基建项目及建设的全过程在数字化管理中纳入，化整为零，以阶段性的方式对项目的全部资料进行数字化管理，最终可以使资料体系完成统一的整合，随后筛选、整理为基建档案，如此可以完善信息管理，防止环节出现遗漏，并且可以使工作人员的压力减轻。定期开展活动，组织全体工作人员学习数字化管理技术，开始可以以一个基建项目来进行，建立整个数字化档案管理流程、基建档案数据库及卷目录，最终达到基建档案全数字化管理的目的。基建档案需拥有具体且丰富的内容，基建档案管理人员需提高自身的管理能力，有效应用数字化技术，保证管理的高效性和系统性，使医院基建档案实现全数字化管理。

（二）加大对数字化管理的认识

由于传统的纸质化管理模式在人们的心中根深蒂固，加上医院基建档案管理者有着相应的管理经验，且己然适应常规的管理模式，未能深入了解数字化管理模式及优势，因而无法分辨出传统管理和数字化管理的优劣，因而普遍存在因循守旧的观念，医院基建档案管理模式仍然较为传统。因此，医院基建档案管理的相关领导需注重建立数字化管理意识，开展有关的宣传和培训工作，对数字化管理系统进行推广，并找寻数字化管理资源。

（三）规范化医院基建档案管理

依照医院基建档案管理的具体情况来定制数字化管理模式下的档案管理规范，目前大多数医院未能达到档案管理的规范化，导致医院基建档案管理十分混乱。规范化医院档案管理的措施主要有：区别好不同种类的档案再进行储存，保证档案处理方式和保存形式的合理性，常规图纸文件以电子版的形式进行保存即可，重要的变更图示及设计图需及时进行保存;档案记录开展时需依照工程项目建设的实际情况进行，依照基建档案的录入顺序依次进行档案管理，防止重复或倒置;在收集多件工程档案时，为确保有用材料不被遗漏或重复保留，需明确界定其收集范围;电子档案的安全管理工作需引起重视，档案不同密级亦不同，阅读权限需依照使用对象的不同进行设置，留痕管理整个过程，使档案在开放式网络空间的安全得到保证;在规范化管理档案后定期培训相关管理人员，嘱咐其管理档案时严格依照标准进行。

4结束语

近年来，医院基建档案的记录内容随着不断增加的基建工程呈现出逐年增加的趋势，其中包括图纸、文字、影像及音频档案，其具有较广的考察范围和较高的价值，导致档案分类的构成具有多元化的储存格式，且数量巨大，不有利于医院的建设和发展。如今，具有特殊优势的数字化管理模式愈发凸显，为使医院基建档案的保管效率和信息利用率提高，医院需改变思路，巧妙运用数字化技术。

医院基建档案实现全数字化管理的过程需要循序渐进，这期间医院需对数字化推进工作进行高度重视，管理人员需对数字化管理模式进行创新，加强新型网络信息化技术的学习，并在实际管理中进行有效运用，使基建档案数字化管理的实效性提高。