云计算在档案管理中的应用

徐姗姗

【摘    要】为适应社会需求，档案管理工作已经从幕后走向前台，云计算技术的出现，给人们带来了极大的方便。本文通过对云计算技术的介绍，分析其在档案管理应用中呈现的优势以及可能出现的问题，探讨如何发挥应用优势以及如何处理在应用过程中所面临的困难和挑战。

【关键词】云计算  档案管理  应用

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.18.015

随着社会的发展，从信息化到数字时代，再到云计算观点的提出，都是时代对人类科学技术进步的要求。借助云计算技术，档案管理不仅可以节省资金，减少工作量，同时也满足了人们利用档案的需要。云计算是继计算机技术、互联网技术之后的又一个重大网络技术变革，能够使资源和服务的获取变得更加方便快捷。

一、关于云计算

1.云計算概念。云计算就是把所有数据及数据处理的任务全部交给网络进行，是分布式、并行处理、虚拟化和网格计算的发展。云计算的基本原理是通过对大量数据和处理器资源的整合，使计算分布在大量的分布式计算机上，而非本地计算机或远程服务器中，云计算基于一个强大的系统提供多种服务，用户可以方便地将资源切换到自己需要的具体应用上，根据需要去访问计算机和存储系统。2.云计算的特性。从不同的角度出发，可以看出云计算具有以下特性：超大规模性、位置无关性、可扩展性、易用性、成本适中、资源池、易用性、自动化、可度量性、快速响应、按使用计费等。

二、云计算在档案管理中的应用优势

1.经济实惠。这是因为在云上面，用户的电脑不需要很高的处理能力，不需要很大的存储空间，这样就降低了用户电脑成本。由于计算机硬件都是由云计算提供管理，所以不需要维护硬件，从而降低了维护成本。同时因为用户大部分软件在云上运行，能节省电脑资源使他们的电脑有更好的性能，运行的更快，这样做并不会降低用户电脑的运行速度。2.计算能力超强。云计算模式是由超大规模的普通计算机联合起来的，提供很强的计算能力，用户单台计算机上无法完成的任务在云计算中可以轻松完成。当用户与云计算系统连接后，就拥有支配整个云的计算能力。用户提交任务请求后，云计算中的所有计算机会运用不同的方法，搜索众多数据库，为用户提供尽可能完整的搜索结果。3.以服务为中心。云计算的用户不需要随身携带文档，只需要一台计算机连接到网络即可获取到相关的信息和服务。因为在云计算模式中相关的数据都存储在云中，当用户需要团队合作时，团队间就可以通过共享文档进行文档合作，这样能很快地促进团队项目的进度，也能使处在不同地理位置的团队间的合作成为现实。4.提高档案管理服务器的可靠性。云计算技术的应用能降低服务器的出错概率，保证服务器正常运行。现行的档案管理中大部分数据信息都存储在档案管理的服务器上，如果出现问题则很可能造成非常严重的损失。而在云计算模式中有数百万台服务器，即便是其中某一台服务器崩溃，其他服务器也能在短时间内将出现故障的服务器中的数据，快速完整地恢复到其他服务器上，同时新服务器将代替该服务器来提供服务，这样就不会影响到数据的使用。5.资源共享信息范围更广。建立合作关系的档案之间能通过云计算模式共同构筑信息共享空间，使每个成员都能通过空间分享到由大量系统连接而成的基础设施，这就提高了档案的效率。每个参加合作人员可通过云计算技术，实时获得其他档案资料文献等，这将使用户的信息需求得到极大满足。在云计算中，档案的相关电子资源不只是存储在某一台计算机中，而是将其将存储在“云”中，这样档案的相关信息便可以全球存取，同时也可以通过技术处理，由某一个群共享或单由用户自己使用。

三、云计算在档案管理推广中面临的困难和挑战

1.信息安全问题。数据安全对档案至关重要，一旦丢失后果非常严重。将数据档案搁置于云上会更安全，可是档案类的数据安全与保密问题更多的是政策层面上的。云计算的技术基础之一就是互联网络，但凡接入互联网的终端设备都无可避免的考虑病毒、黑客等安全因素。2.执行国际标准问题，也就是运行协议和接口的问题。全球通用的执行标准是每一个技术进步得以普及推广的重要保障，这就是标准化的意义所在。至于到底怎样的“云”才是合理公道的计算云，怎样的服务才是计算云应该提供的服务，目前并无定论。这就需要在以后的发展过程中共同探索、协商，制定利于该技术理念顺利普及和推广的执行标准。3.不同的协议和特定的接口问题。因为不同的服务器的配置与所使用的服务器操作系统等方面有差异，这样就为档案应用云计算技术造成了一些技术上的麻烦。同时，云服务提供商针对不同平台开发的特定软件接口，如果某一档案馆中的协议和接口不适用于云计算的接入，会导致云计算利用时间的延缓。

四、根据上述对各种问题的分析，解决对策如下：

1.制定安全监测环节和相关技术。对于每个用户而言可针对性的制定登陆和载入密码，防止他人盗用。而在档案管理内部则需要制定对涉密信息的过滤和拦截策略，以防止资源泄密和盗用。2.制定监督和管理机制。建立网络监督对运行的各个环节，和服务是否到位进行实时监督，这种大力度的监管在很大程度上能确保其运行的可靠性和安全性。3.制定严格统一、开放的标准和相应的政策。没有统一的行业应用规范和技术标准，档案管理选择服务商时就会受到限制，没有相应的政策作为支持，提供档案信息服务的工作也会受到影响。档案行业的管理者应组织相关研究人员对应用云计算所需的标准和相关协议进行研究，形成档案行业的应用规范，促进相关管理章程、行业标准或政策的出台，保证实施的云计算能够符合档案管理与服务的基本要求。

五、结论

在信息网络化和知识全球化的推动下，云计算的普及和推广乃大势所趋。云计算给档案管理带来的变化是显而易见的，我们需要更多地了解云计算，了解档案管理工作的需要，以便使两者更好地融合在一起。机遇往往伴随着挑战，创新管理机制，探索执行方法，多方协调，共同进步是云计算在档案管理领域普及和推广的前提，云计算这种新的档案管理模式也对促进社会发展具有重大意义。

参考文献

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