大数据时代高校档案管理策略

坎卓

摘要：21世纪被称为“信息时代’，信息的价值被无限放大，成为一种十分重要的资源。在这种情况下，档案管理工作的重要性就格外突出。而传统的档案管理方式已经无法满足新时代的需要，如何应对大数据时代给高校档案管理工作带来的挑战，成为档案管理从业者需要面对的首要问题。笔者将在本文中针对这一问题提出的自己看法与见解，以供各位同行参考。

关键词：高校;档案管理;大数据;信息化

随着第三次科技革命的进行，信息技术悄无声息地融入每个人的生活，改变着社会的方方面面。在这种潜移默化的影响催生了信息的爆炸式增长。面对这种变化，档案管理理念及管理方式也需要随之变革。而在高校中，要想准确收集、管理学生的信息，更需要利用大数据来提升高校学生档案的管理水平。

一、什么是档案管理

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。其主要工作内容包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。

而在大数据时代，档案管理工作将发生显著变化，传统的档案管理方式会逐渐被淘汰，基于云储存、云计算、云服务等技术的新型档案管理模式将会得到越来越多的运用。此外，档案管理工作的内容也将进一步延伸拓展，不再是单纯的管理与维护，数据分析职能将成为档案管理工作的重要组成部分。

二、为什么要将大数据引入档案管理主作中

（一）高校档案管理工作的现实需要

高校档案管理工作，是高校管理工作不可或缺的一部分。相较于其他机构的档案管理部门，高校档案管理工作的内容更为庞杂，程序更为繁琐，包括每年大量入学新生档案的收集与整理、毕业生档案的完善与派发、期末学生成绩的收录与分析等工作，其重要性不言而喻。此外，随着时代的发展，我国教育也在不断改革，素质教育得到了越来越多的人的认可，这就使高校学生档案管理范围不断扩大，不仅包括传统的学习成绩、政治表现，还吸纳了学生的日常表现、科研能力等新内容。而传统的档案管理方式无法有效收集这些信息，因此必须将大数据与高校档案管理工作相结合。

（二）大数据在档案管理方面的具有十分明显的优势

相较于传统的档案管理方式，大数据在以下两个方面有着十分明显的优势。首先，便捷高效。目前，大部分高校的学生档案仍以纸质化为主，这管理方式难以适应信息时代的需求，库房资源阻碍了学生档案管理工作的发展。而在日常工作中，其需要耗费大量的人力物力资源，而且效率低下，而在大数据模式下，学生的全部信息都被纳入数据库中，提取、查询档案只需要输入指令便可完成，方便高效，极大地节省了时间。

其次，大数据的数据分析功能对于当前高校管理工作的优化十分重要。在大數据的帮助下，能够全面地分析和整合学生的个人信息，比如全面收集学生在校期间的个人信息，包括性格爱好、学习成绩、出勤情况、课堂表现、政治思想、心理状况、寝室表现等。将这些信息综合整理，出具相关报告，这样，不仅能为奖学金等的评选提供客观的依据，还能够帮助学生进行职业规划，确定未来发展方向。

三、在大数据时代如何做好档案管理

（一）制定基于大数据技术下的档案管理工作规范

大数据技术对信息的全面性、真实性有着极高的要求，只有确保各项信息准确无误，才能最大限度地发挥大数据技术的功效。但部分信息涉及到学生的个人隐私，如果不对档案管理工作进行严格规范，很容易导致学生个人信息的泄露，不利于学生隐私的保护。因此，制定基于大数据技术下的档案管理规范，加强对相关工作者的教育和管理很有必要。

（二）同专业的大数据开发公司进行合作

对于大多数高校而言，独立收集学生信息、购买服务器、搭建数据库、建设数据管理与分析系统是一项非常困难的工作，有很多技术难点无法突破，且其运行维护成本太高，不利于这一技术的长期应用与推广。这就要求高校同相关大数据开发公司进行合作，将数据库的搭建与维护、数据分析系统的建设与管理工作承包给大数据开发公司，自己负责学生信息的收集与完善。这样不仅降低了成本，而且确保了学生信息的安全以及数据分析报告的专业性，可谓一举多得。

（三）构建数据管理平台，实现学生档案管理可视化

大数据时代，要实现数据资源的有效利用，就要必须构建数据管理平台，确保学生档案管理可视化，同时还要向学生提供其个人信息分析报告，允许学生自由查阅相关信息，并对其中不符合实际情况的部分及时进行修改。这样不仅能确保信息的准确性，还能最大限度地发挥这一技术的作用。

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，就目前的情况来看，大数据在高校档案管理中的应用还有很长的路要走，这注定是一条充满荆棘和坎坷的道路，需要我们全体从业者共同努力，依托大数据的优势，制定合理的档案管理工作规范，不断改善档案信息管理的方法和策略，提升档案管理水平。

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