人事档案管理问题及改革方案

张海军

摘 要：随着我国市场经济的快速发展，人力资源管理呈现出职业化的新趋势，价值评价体系多元化，薪酬回报制度绩效核心化。文章认为，要加强人事档案管理，使人才各尽其用。

关键词：人事档案;管理;问题;改革;建议

事业单位人事档案能够反应事业人员信息、个人经历、政治思想、道德作风、工作表现和业务能力以及工作成绩等内容，是事业人事部门培训、选拔和选用人才的重要依据。事业单位可以通过人事档案详细的掌握事业单位人员的基本情况，并对其工作进行合理的安排。因此必须采取科学有效的建议对其现状进行改革，切实提高人事档案管理水平，保障事业单位健康持续的发展。

一、人事档案管理的作用

（一）为选用干部人才提供参考

人事档案管理是企业人事管理活动的重要内容和对象，其较为全面的记录了每个企业干部员工的工作和学习经历、政治思想、工作能力和业绩以及兴趣爱好等详细情况。人事档案管理是一项具有动态性、机密性、真实性、系统性等特征的文件材料，具有较强的使用和保存价值。人事档案管理是事业单位考察任用干部时重要的参考资料，对事业单位干部人才的正确选用有着直接的影响，从而与事业单位的发展有着密切的关系。

（二）为规划人力资源战略提供支持

事业单位制定科学的人力资源整合规划，是事业单位可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映事业单位全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为事业单位科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。

二、当前人事档案管理存在的问题分析

（一）人事档案管理意识薄弱

第一，事业单位领导不够重视人事档案管理。目前部分事业单位领导忽视档案管理，认为档案管理是事业单位内部的小工作，对事业单位的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新;第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。

（二）缺乏專业的档案管理员

人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如事业单位文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。

（三）人事档案管理的科学信息化水平低

人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。

三、改革人事档案管理的建议

（一）强化人事档案管理意识

事业单位领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是事业单位的一项隐形财富。各事业单位在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。

（二）规范、完善制度和程序

要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性;档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作;档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。

（三）信息化管理

时代科学技术的发展要求企业人事档案管理工作变革滞后的管理模式，利用现代化的技术以及结合企业的实况改变管理方法，来提高人事档案管理的科学化水平和工作效率，以促进事业单位的发展与时代接轨。充分利用和完善人事档案管理数据系统，例如运用人事档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常查借阅等工作，提高人事档案信息的真实性、时效性。此外应积极利用现代化的设备，如计算机、扫描仪等，实现纸质档案向数据档案的转变，推动以及加快人事档案管理信息化的建设，使事业单位人力资源得到合理、灵活的开发与利用，从而促进事业单位更好的生产经营以及服务社会。

综上所述，事业单位应完善管理制度以及规范管理程序，加强管理的信息化建设，切实提高档案管理水平，保障人事管理工作的效率和质量。

（作者单位：山东省单县民政局）