市直惠州市直医院管理人事档案初探

韦燕青

摘 要：目前我市市直医院人事档案的管理水平还停留在纸质的基础上，随着每个单位聘用人员的增加，而聘用人员的类型也越来越多，有编制人员、临时工、借调人员、劳务派遣人员、劳务工等等，纸介质的管理机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

关键词：惠州市直医院;管理;人事档案

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理中所产生出来的，主要用于记录个人的活动、工作表现、学识水平等，以个人作为单位来保存，并且以备查阅、利用的历史记录。而卫生档案事业发展不单要档案管理人员用积极的工作态度、丰富的知识投身于其中，需要得到社会的支持和各界的重视。

一、人事档案信息系统管理定义和背景

1.人事档案的定义

人事档案管理系统主要包含员工的个人简历材料、鉴定材料、学历职称材料等等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。总体上说具有编辑，查询，用户管理，图表统计等功能。

2.以惠州市职业病防治院为例急需开发信息系统管理档案的必要性

惠州市职业病防治院是市直属卫生事业单位，目前在编人员125人，聘用人员134人，其中聘用人员又分为临时工，借调人员，劳务派遣人员，劳务工，聘用专家顾问等等，职工档案日益庞大、复杂程度逐渐增强，而人事管理人员通常身兼数职，缺少专人来整理琐碎、繁杂地工作。纸质和手工管理的方式，表现出了效率低、保密性差，加之时间一长，不仅存在查找不方便，而信息维护更新不及时等等。所以科学化、正规化管理，必须要充分利用计算机管理。效率、快捷的统计档案信息有利于我院管理人员协调统一各科室，并发挥医院的控制能力和提高决策水平。

二、档案工作的发展现状

档案信息的需求在不断增长，并且也带动着档案工作向前继续发展。但惠州市职业病防治院档案发展落后于其他业务，档案到在设立时只有一个小库房及几排文件柜。在新时代下，电子信息、网络信息的调整发展，档案管理也发生了极大的变化，对其要求也越来越严格，办公室的无纸化、自动化办公，让档案生成方式也有了极大的改变。文件的拟定、起草、催办等等过程均用计算机来完成，档案也要文档的形式存在，其管理人员也会面临着更多的档案创新工作。管理人员的责任是需要把这此档案信息有机结合，系统的提供给要检索信息的人员。故要求工作人员要提供具有真实价值的档案信息。正确认知档案工作落后的短板，找到档案工作的定位，实事求是去评价档案功能。

三、当前惠州市直医院档案管理工作所存在的问题

1.认识不足，档案管理重视度过轻

惠州市职业病防治院人事档案是一个人身份、资历、学历的方面证据，与个人工资的待遇、组织关系、社会劳动保障相互联系的，有着极为重要的法律效用，是记载一个人在惠州市职业病防治院工作轨迹的重要根据。但在惠州市直医院人事档案管理工作中，却存在着对档案工作不重视的问题，一些领导未能重视档案管理的工作，人事档案工作无法像其他工作一样快速取得进展，很多人对于人事档案管理工作本就就存在着认识不足。认为档案管理工作只是简单的存放、装订、收发类的一些工作，只要保管得当，不丢失不乱放即可，在认识上的不足造成了惠州市职业病防治院领导忽视了档案管理工作，未能真正把人事档案管理工作摆上日程，导致这一项工作长时间处在被动的状态下。

2.管理乱，制度不完善

管理制度乱。惠州市职业病防治院很早就出台了有关档案工作的管理条件。并且拟定了一系列的工作细则和规章制度。这些制度是当前我院人事管理管理的根据、基础。但伴随着社会的不断进步、发展，这些规章里的很多内容都已无法适应新时代发展的需求。例如有关电子档的保管等说明，在原有的规章制度及细则中均未有涉及，这为之后的工作带来一定的难度。

档案管理混乱。目前惠州市职业病防治院档案管理所执行的是统一式及集中式的管理，人事档案管理主要集中在人事部、档案管理部门等，但是集中化的档案分散化间的矛盾却影响着档案的有效管理。例如，关系着员工的学历、学位等材料要由院校出具，支撑着评定材料则由人事部门开出，表彰材料由单位开出等等。档案材料过于分散。需将不同部门、人员、时间所形成的材料统一收集归档，所要涉及的部门非常多，而且人员也比较复杂，工作量极大。而我们国家所执行的是档案跟着人走的管理制度，档案也会随着人员调动于不同的单位、部门，因此档案材料极容易出现断档、不完整的情况。

3.技术陈旧，管理效率低

目前网络及电子信息技术发展越来越快，档案管理的手段也在不断优化。惠州市职业病防治院配置了现代化的办公设备，但是管理管理却仍存在着技术问题。

例如对于一些设备、系统更新不及时，惠州市职业病防治院档案管理人员主要工作是简接收移交档案、查阅调养、存出入库等等，缺少一些机机读、扫描入库等技术，多数单位档案管理采用的是手工收集、档案管理数据库建立以及现代化信息技术相离非常远，也严重了影响人事档案准确、快速的运用。再者档案管理对硬件也有比较高的要求，档案室建设不规范，设备陈旧，保管条件过简单。再加上六防不到位的问题容易引发档案的

4.人事管理档案队伍建设不完善

在新时代下，信息化建设已被运用到了各大企事业部门，如国企、事业单们，也包括了惠州市直医院，而且明显提升了人事档案的管理效率。且信息化软件成为了多数惠州市直医院推广及运用的工具，取得了一定的成绩。但惠州市职业病防治院人事管理队伍却存在发展中遇到了很多问题。例如没有系统性的学习以及制度化的培训，人事档案管理队伍也未能形成网络的互联思维，缺少网络管理的技术。部分惠州市直医院未开展有效的监督、评价制度，缺少严格的监督和责任分工的档案管理隊伍也会不可避免的会产生一些问题。最后在新形势下，档案管理方式发生了极大的改变，而有的工作人员却无法跟上时代发展的脚步，制约着档案管理的效率、效果。

同时，人事档案管理人员的素质高低会直接影响档案管理工作的效率。惠州市职业病防治院人事档案管理队伍由于缺少了专业的档案管理知识，计算机以及外语水平不高，以及文化程度不高，思维观以及管理水平无法跟上时代发展的脚步。这些问题极大制约着档案管理工作的发展、创新。

四、健全和完善人事档案管理对策

以惠州市职业病防治院信息系统管理来分析健全和完善人事档案管理对策。

1.惠州市职业病防治院开发His系统用于人事档案管理

惠州市职业病防治院针对相应的需求建立人事管理系统，使其不仅能很好地发挥应有的管理作用，又能符合医院的实际要求。系统的信息主要包括三个层次的内容：（1）职员管理信息。如：其本人的基本情况的信息，学历、简历等。（2）职员本身经历。如：干部考核、任免、奖惩、职称、专业等信息。（3）各种需要与职员管理有关的信息。如人才培训，人员统计、人员预测和需求量、人才密度变化等。

目前正准备开发二次系统，与工资管理、绩效考核、职称人才规划挂钩。档案管理信息系统建设，实现了医院人事档案管理的规范化和科学化，在使用中积极给予改進和完善，为推动医院信息化管理水平做出贡献。

2.提升认识，重视档案管理

由思想上提升重视度，将人事档案管理放在加强惠州市职业病防治院建设的高度，认真对待，摆放在单位工作的重要位置，构建起专业的档案管理小组，定期对有关工作进行查检、指标、督促，发现问题时要及时去解决，正视面对。同时，还需要构建起人事档案管理绩效考核制度，对工作开展定性、定量考核，采取分类和分级的指导，推进人事档案管理工作的规范与制度化构建。

3.完成制度，提升档案管理水平

惠州市职业病防治院严格开展档案管理制度，实行规范化的运作，坚决避免人事档案再现了涂改以及丢失的情况。

提升工作人员素质。安排责任心强，有职业素养的人员从事档案管理荼。加大对档案管理人员的培训，重点意识档案管理有关的知识，以此来提升业务的水平及工作能力。

五、结语

人事档案为惠州市职业病防治院进行学科带头人、专业技术人员等人才培训，包括办理员工退休手续等提供了极强的人才信息、支持以及决策的根据。根据上级主管部门人事档案管理需求，结合惠州市职业病防治院的具体情况，完善制度的建设，及时收集并整理人事档案，可有效增加和专业技术培训等情况开展汇总、分析，鸟瞰医院全局并预测人才的发展潜力。合理、科学、统筹的规划，有针对性选择学科带领人。

只有真正重视并加强惠州市职业病防治院人事档案管理工作，才能让这项工作及时有效的为有关人员提供有效的决策服务，为进一步促进制度优化、为惠州市直医院选拔人才等提供有力的支持。

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