高校干部人事档案管理及运用研究

杨丽娜 黄莉琴

摘 要：档案管理是现代高校管理工作的组成部分之一，强调以规范的手段、理念确保档案能够服务于高校人事等工作。基于此，本文分别就高校干部人事檔案管理、高校干部人事档案运用展开分析，给出责任的明确性、管理的严格性以及构建规范运用制度、加强运用的信息化水平等内容，通过多个角度对该项工作进行分析，以高校人员档案管理价值为出发点，借助研究使后续工作得到必要优化。

关键词：高校干部;人事档案管理;内容分类;运用制度

人事档案管理，是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计，为后续工作提供规范化资源的活动。我国高校数目众多，高校干部的人事档案类别复杂、总量庞大，是高校管理的重要内容之一，需要在现有基础上谋求优化。2018年11月，我国推行了新的人事档案管理方法，即《干部人事档案工作条例》，本文以该条例为基准，就高校干部人事档案管理及运用等内容展开分析研究。

一、高校干部人事档案管理

1.责任的明确性

高校干部人事档案管理相关工作带有长期性特点，该项工作的主要价值是推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。也是上级组织了解干部工作情况、成长情况的主要依托，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，要求在实际工作中，首先确保管理责任的明确，做好专事专管。如某高校共有干部300名，储备干部150名，其档案资料总量为450份，采用兼管形式，可能无法保证所有档案得到规范化处理。高校应选派专门的档案管理员，负责上述档案的管理工作，如果高校干部数目少，允许管理员同步负责其他类似工作，但不允许出现干部人事档案无人管理的情况。此外，还应明确规定管理人员的权责范围，以免出现管理责任不清的问题。

2.管理的严格性

严格性，是高校干部人事档案管理的基本要求，是指所有档案都必须完整、规范的存放在档案室（不含信息化设备），所有管理内容必须明确、条例必须清晰，标准必须完善。如高校干部履历、表彰等档案内容，存在更新需要，为避免管理混乱，不能在每一次出现信息变动后都立即着手更新，可以每周为间隔，将该周内高校干部的信息变化进行汇总，统一进行更新。如果高校内干部数目较少，可将更新间隔延长为2-3周，避免工作内容积压的同时，实现管理的有序、严格。此外，所有的档案管理条目，必须符合《干部人事档案工作条例》，高校自身管理条目也不得与该条例存在冲突。

3.信息的真实性

信息的真实性是高校干部人事档案管理的基础，也是档案后续运用的核心要求。在实际工作中，要求采用电子信息和纸质信息对照、周期档案抽查等方式，确保所有高校干部人事档案信息真实有效。高校干部人事档案进入学校后，管理人员应立即进行档案的核对，确保其与对应人员信息完全吻合，准予归档，并开始建立信息化档案。信息档案内容与纸质档案需要完全一致，可采取录入和对照分别安排专人进行的方式，确保信息真实性。每隔3-6个月，校内管理部门应对干部认识资料做抽查，了解新的信息是否得到记录，档案内是否存在问题等，如存在信息问题也应做好追责、分析原因，严格避免问题再次出现。

4.使用的方便性

高校干部人事档案管理，其目的在于服务实际工作，应保证档案使用的方便性。具体措施包括关联机制构建、层次信息库建设两个方面。关联机制主要是指与高校干部存在关联的部门，应与高校建立规范化的沟通平台，以保证信息得到实时管理。如检查部门、教育部门、劳动部门等，均可与高校纳入到相同的物联网系统中，以便在存在档案应用需求时，可以快速获取对应信息。层次化信息库建设，是指在内容归类的基础上，额外将信息化档案库分为若干层级、建立检索机制，方便调取和查看。如按照院系进行层次划分、设置“关键词检索目录”，管理人员键入“文学院”，即可获取该院内的干部人事档案，使用便捷。

高校干部人事档案的安全性，也是管理工作的关键内容之一。一方面信息化资料库容易受到网络病毒的侵袭，导致系统崩溃、档案丢失;另一方面传统纸质档案也可能受潮、发霉，出现破损。后续工作中，要求高校管理人员掌握足够的互联网安全管理技术，通过运用安全软件等方式，避免信息档案出现安全问题。校方则应周期进行档案库检查，做好消防管理、潮湿度管理，如保证档案室相对湿度在40%以下、每周做好通风等，确保档案信息安全[3]。

二、高校干部人事档案运用

1.做好内容分类

高校干部人事档案的运用，基本要求之一是内容分类清晰，按照目前我国高校干部人事工作情况，结合《干部人事档案工作条例》的实际要求，建议将高校干部人事档案分为7个类别，即履历类、思想类、表彰类、自传和学历类、审核类、违法违纪类和其他类。其中履历类属于档案基础，记录干部的基本履历，是运用的基本对象。思想类体现干部的觉悟、思想坚定程度、三观等，是考评人才的辅助资料，表彰类和违法违纪类，体现了干部的工作能力，自传和学历类体现的是干部的发展上限，这两类档案应分别存放，运用时作为参考资料，以评定干部是否具备某一方面的工作能力。审核类和其他类包括工资、出国经历等，可作为运用时的补充材料，完善干部档案的丰富程度。

2.构建规范运用制度

高校干部人事档案的运用，不能在缺乏约束的情况下随意进行，要求构建规划运用制度。包括运用的目的、范围、条件，运用档案的时间、人员资格等等。运用目的方面，高校干部人事档案首先服务于党组织和学校实际工作，作为考核干部思想觉悟、工作能力的参考资料，如果出于其他目的，则应生成报告，经营干部主管领导部门（如学校党组织等）批准，才能运用。高校干部人事档案运用的条件应带有范围性特点，规定何种情况下不能运用档案，其他情况则均允许使用。如干部出现违纪问题，为避免相关人员修改档案，应在危及问题发生、干部接受调查时，将其档案封存，不允许接触、运用。运用档案的时间和人员资格等，需要运用的目的给予明确，如用于人事调动，则在工作日内、由人事部门工作人员运用档案等等。

3.加强运用的信息化水平

高校干部人事档案的运用方式一般包括两种，一是常规纸质档案的运用，二是信息化运用，纸质档案因携带和使用较为不便，已经不能滿足部分工作的实际需要。如某干部在外地需要应用档案，是无法及时获取资料的，信息化运用则能应对这一问题。所谓信息化运用，是指在常规纸质档案的基础上，构建信息化档案，并通过大范围物联网等方式，为档案的运用提供平台。假定某干部从高校的A校区调动至B校区，或者调入教育机关，其纸质档案无法第一时间送达，可优先调取信息档案，利用网络平台，发送至B校区/教育机关，接受查看和审核。在此期间，该干部和纸质档案同步赶往目的地，既没有影响人事调动活动，也提升了档案运用的效率。信息化运用的优势得到体现。

4.做好运用检查和监督

档案的运用，不能随意、散漫，高校干部人事档案尤其如此，其关系到干部自身的考评，也影响高校工作，要求在运用的过程中做好检查和监督。后续工作中，每一次档案调取和运用时，要求应用数字化设备进行档案内容的读取和记忆，运用完成后，对归还的档案进行对照，了解其中是否存在改动痕迹，对于破损更换的部分，也应进行前后对照，确保档案内容与运用前完全一致。如果存在档案修改需要，应要求修改人员出具书面报告，管理人员在档案运用后进行对照，了解修改内容与报告内容是否一致。在条件允许的情况下，要求管理人员全程进行运用监督，了解干部档案的运用方式、过程等，生成完整的信息记录，包括档案运用的时间、地点、经手人等，作为原始资料，避免运用出现问题后无从追责。

5.运用的注意事项

高校干部人事档案的运用，需要注意两个核心问题，一是运用档案时，不明违反《干部人事档案工作条例》中的各类规定;二是档案运用完成后，需要完好归还所属单位，以免丢失、破坏等问题。我国高校干部人事档案的管理、运用，首先坚持“党管干部、党管人才”的基本原则，以《干部人事档案工作条例》为直接的运用约束框架，不能在逾越该框架的情况下进行运用，如存在特殊情况，应提交书面申请，获取管理部门同意才能运用。所有档案在运用过后，应立即归还给管理单位，并与借出时进行对照，包括借出人信息、档案内信息等，从而在保证档案运用积极作用的同时，避免一些负面影响。

综上，高校干部人事档案管理及运用，需要符合工作要求，以国家新出台的《干部人事档案工作条例》为基准，档案管理应强调五项基本内容，即责任的明确性、管理的严格性、信息的真实性、使用的方便性、资料的安全性。运用方面，要求做好内容分类、构建规范运用制度，同时加强运用的信息化水平以及检查、监督，运用过程中也应注意一些基本原则和问题，积极发挥档案管理的作用。

参考文献：

[1]于泽东.从新时期人员聘用角度浅谈高校干部人事档案管理[J].办公室业务，2018（13）：153.

[2]黄莉雯.全面从严治党视域下高校人事档案规范化管理水平的思考——从干部人事档案专项审核角度出发[J].人力资源管理，2018（06）：339-340.

[3]甘萍.新时期高校干部人事档案管理人员素质要求与提升路径探讨[J].办公室业务，2018（07）：141.