计划生育档案管理创新研究及档案管理数字化问题分析

胡素琴

摘 要：近年来，随着我国计划生育政策的不断调整和完善，以及全面两孩政策的施行，计划生育工作提出了新要求、新目标、新任务，给计划生育档案管理工作带来了巨大的压力。为解决该问题，在传统计划生育档案管理的基础上，融合数字信息技术，以提高计划生育档案管理工作质量与效率。本文以计划生育档案管理为研究内容，从档案数字化管理创新的角度分析其具体应用现状，指出其中存在的问题，并提出具有针对性的解决方案，以促进计划生育档案管理工作的不断完善。

关键词：计划生育;档案管理;数字化;问题;研究

科学技术研究的不断进步，以及现代科学技术在社会各领域的广泛应用，推动了社会的快速发展，改变了人们的传统工作、生活和学习方式。计划生育档案管理工作内容较为复杂，依托传统档案管理方式已经无法满足计划生育档案管理工作的要求，在此情况下，加快档案管理数字化的普及就显得尤为必要。然而，在档案管理数字化的应用实践过程中，相关问题的存在对于其作用的充分发挥造成了一定的影响。在这种情况下，通过深入分析计划生育档案管理数字化中的问题，并能够针对性的提出改进措施，以实现计划生育传统档案管理与数字化技术的深入融合。

一、计划生育档案管理现状

计划生育是我国的一项基本国策，经过长期的人口发展，我国走出了一条中国特色统筹解决人口问题的道路。为实现对我国人口年龄结构变化情况的动态掌、积极稳妥地推进计划生育各项工作，则需要加强计划生育档案管理工作。目前，计划生育档案管理工作已经在一定程度上实现了数字化，但是，受诸多因素的影响，传统档案管理方式依然发挥着作用，这对于计划生育档案管理数字化的推广造成了阻碍。

二、计划生育档案管理数字化的必要性

1.国家发展战略的要求。人口老龄化是大多数国家发展过程中必然经历的一个阶段，实时掌握国家人口年龄结构的变化情况对于国家发展战略的动态调整有着较为积极的意义，所以，加快计划生育档案管理数字化的转型就成为国家制定发展战略的重要依据。

例如，我国人口老龄化速度不断加快，通过计划生育档案管理数字化系统，能够及时汇总不同区域的人口信息变化情况，并能够利用计算机数据建模软件对未来一段时间内的人口年龄结构变化情况进行预测，从而为我国养老政策、人口政策的调整提供数据支撑。以全面放开两孩政策为代表，就是根据计划生育档案管理数字化系统相关数据信息所做出的重大决策，以此应对越发严峻的国家人口老龄化与劳动力不足等问题。

2.社会数字化发展的必然要求。科学技术是社会发展的第一推动力，随着科学技术在社会各领域的广泛渗透，数字化技术已经被应用于人们工作、生活和学习的各个方面。为便于统计人口信息，减少不必要的重复劳动，计划生育档案管理数字化的实现，可以实现对相关人群计划生育信息的实时获取。

例如，智能手机已经得到了普及，通过开发计划生育档案管理APP的方式，可以由用户定期填写其计划生育信息，并通过后台对个人计划生育档案进行持续性完善，并能实现网上办证，更进一步方便群众。如此一来，计划生育档案管理的效率将大大提高，也减轻了相关计划生育档案管理部门的工作压力。

所以，计划生育档案管理数字化系统的完善，是社会数字化发展的必然结果。然而，在社会数字化发展的过程中，同样会存在着一系列的问题，因此，计划生育档案管理数字化系统的应用依然需要慎重。

三、计划生育档案管理创新下的数字化问题分析

1.计划生育档案管理数字化的安全风险。计算机网络是计划生育档案管理数字化系统构建的基础，基于互联网的开放性，计划生育档案管理数字化需要依托计算机档案管理软件构建一个完整的网络系统。在这种情况下，计划生育档案管理的相关信息以数字化的形式存在互联网上进行传输，并存储于计算机之中。在黑客、病毒、木马等网络威胁的影响下，计划生育档案管理数字化的风险也就明显增加。

2.计划生育档案管理数字化的网络建设问题。现阶段，计划生育档案管理工作主要依托社区、村工作人员进行信息统计，并通过网络办公平台将各自辖区内的计划生育信息进行统计，在这种情况下，则需要通过构建完善的网络体系，从而保证计划生育档案管理数字化的作用得到充分发挥。

然而，受行政管理划分的影响，计划生育档案管理数字化系统的网络建设工作并未实现统一化管理，效率相对较低。

3.计划生育档案管理数字化的人员能力缺失。相比较传统计划生育档案管理工作来说，基于数字化技术的计划生育档案管理对相关工作人员的要求较高，除具备档案管理工作能力以外，还需要掌握一定的档案管理数字化技术，以适应计划生育档案管理数字化系统普及后的工作需要。然而，对于大多数计划生育档案管理工作人员来说，受传统档案管理理念的影响，对档案管理数字化的重要性认识不够，相关业务素养偏低，尤其是在数字化等现代科学技术的学习方面存在缺失，以至于計划生育档案数字化的普及速度较为缓慢。

4.计划生育档案管理数据库的配套建设滞后。目前，关于计划生育档案管理的数据库建设存在着明显的滞后问题，尽管，全国各地区的计划生育管理部门已经根据地区计划生育工作的实际开展情况，建立了区域性的计划生育数据库。但是，由于数据库中的计划生育档案数据越来越多，在缺少专门用于检索数据库信息的计算机软件，导致相关信息查询工作依然需要人工完成，从而导致计划生育档案管理的效率偏低。

四、计划生育档案管理数字化创新下的建议

1.完善计算机网络安全防御体系。计划生育档案管理数字化是依托计算机网络技术来实现的，计算机网络的开放性所带来的潜在风险对计划生育档案管理数字化的数据安全造成了一定威胁，为此，则需要完善其计算机网络安全防御体系。

首先，工作人员需要在计算机中安装杀毒软件，从而能够及时发现入侵的网络病毒，并能够及时清理。除此之外，为提高对黑客的防御能力，还应当开启计算机的防火墙，并适当提高防火墙的防护等级，从而能够阻挡来自外部网络的非法访问。

其次，除被动防御以外，计划生育档案管理数字化的网络安全防御体系还可以实现主动防御，利用大数据技术，通过搜集互联网中与黑客、病毒、木马相关的各种信息，并进行整理与科学的分析，从而能够主动识别各种类型的网络风险，弱化被动防御机制的风险。

最后，计划生育档案管理数字化系统应做好备份，以避免计算机管理软件、数据库等被破坏后可以及时进行回复，将网络风险降至最低。

2.完善计划生育档案管理数字化网络。目前，以省、县、乡为单位的计划生育档案管理数字化网络已经基本建立，并形成了区域性的数据库共享，在此基础上，為发挥计划生育档案管理数字化的优势，则需要对现有数字化网络进行完善，使其数据库的共享范围从地区扩展至全国。

但是，在计划生育档案管理数字化网络的完善过程中，我们需要注意的是，相关计划生育档案数据信息应当设定共享权限，如计划生育档案管理中的人员家庭住址、电话等内容，除地区计划生育管理部门具有知悉权利之外，在其它地区计生管理部门在查阅相关成员计划生育档案信息时，此类信息则不属于计划生育档案中对外公开的部分，为尊重他人隐私，则需要限制计划生育档案中相关信息的知悉范围。

3.加强计划生育档案管理数字化专业人才培养

为更好地发挥计划生育档案管理数字化系统的作用，除以上内容之外，还需要考虑到人的因素所带来的影响。首先，地方计划生育管理部门需要注重对现有档案管理人员的专业技能培养，以适应计划生育档案管理数字化的要求;其次，引进相关技术人才，实现专业技术人才的快速补充;最后，制定完善的技能培训课程，实现计划生育档案管理工作人员在专业技能方面的持续提升。

例如，在计划生育档案管理数字化系统中，基于相关档案数据的不断增加，工作人员需要根据工作需要对指定人员的计划生育档案进行查阅，此时，则需要利用准确的检索方式，以快速定位其计划生育档案在数据库中的具体位置。

4.加快计划生育档案数管理数字化系统的配套建设

计划生育档案管理数字化系统是一个较为复杂的工程，其中需要计算机网络技术、计算机软件技术等多种技术的配合，因此，加快计划生育档案管理数字化系统的配套建设也就成为提高计划生育档案管理效率的前提。

首先，计划生育档案管理数字化系统应当在计算机档案管理软件的基础上，利用移动互联网络与智能手机软件，可以使档案管理工作人员能够实现信息的实时录取，提高了工作效率;其次，以个人注册的方式，为相关人员开通个人计划生育档案信息登记通道，从而减轻计划生育档案管理工作人员的压力;最后，对于日益增加的计划生育档案数据，为提高数据管理效率，应当充分利用大数据技术辅助档案管理人员为完成数据整理工作，并能够实现对指定档案的快速检索。

五、总结

计划生育档案管理工作是我国计划生育工作的重要组成部分，是践行我国计划生育基本国策的直接体现。随着数字化技术在传统计划生育档案管理工作中的渗透，使我国计划生育档案管理工作完成了信息化、数字化的转变，显著提升了计划生育档案管理效率。然而，这种技术上的创新依然存在着诸多问题，通过科学的手段能够将相关问题的负面影响降至最低，以充分发挥计划生育档案管理数字化的优势。

参考文献：

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[2]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界，2013（24）

[3]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（07）