大数据时代背景下的档案管理探究

李凤华

摘 要：档案管理是一项最基础的管理工作，特别是在信息时代，随着档案数量的不断增加，为了减少档案管理工作量，提升工作效率，必须要基于大数据背景去思考档案管理工作，进而达成档案管理目标。这是在大数据时代下档案管理工作的大势所趋，必须要得到充分的重视。

关键词：大数据时代背景；档案管理工作；改革策略

步入信息时代，各个领域的发展都面对着新的契机与挑战，档案管理工作同样面临着改革的需求，需要做出转变，才能有更好的发展。在当前的时代，大数据技术的发展对于档案管理工作来说有着很大影响，所以必须要基于这一背景进行工作改革，进而达成工作目标，提升工作质量。

一、培养信息化的人员队伍

档案管理人员队伍是开展管理工作的核心队伍，是影响档案管理质量的核心要素。特别是在大数据时代，随着档案数据的不断累积，档案管理工作人员所面临的工作要求也更高。为了提升工作效率及质量，档案管理机构首先必须要针对人员队伍的综合素养进行强化。首先在专业资质方面应当有更高的要求，应当确保其具备档案管理相关的从业资格证明，并且了解档案管理工作的重要意义，不可轻视档案管理工作的权威性，要具备严谨认真的工作精神，才能够胜任这一岗位的工作。在人员入职之前必须要开展系统性的素养培训，特别是针对基于大数据平台的管理技术必须要进行针对性培训，要结合理论与实践，让员工把握档案管理的技巧，避免空泛的讲解，让员工真正理解档案管理工作应当怎样去做，面对数据平台繁杂的档案信息应当如何高效处理等等。在实际开展工作时应当注重与各个相关部门的沟通，因为档案的信息来源是广泛的。要做好档案信息的确认以及实时更新必须要首先做好业务沟通，档案人员需要与所有档案相关的单位、部门甚至于本人有交流渠道，这样在出现需要更改档案信息的情况时才能第一时间获取信息，完成档案的调整，越是在信息繁杂的背景下，越是要确保信息的更新及时，避免遗漏。而且在数据越来越多的趋势下，要做好档案管理工作，档案管理人员之间也要做好工作交接，避免混乱，任何档案工作都必须要严谨的做好记录，与其他同岗位人员完成工作交接，才能保证后续人员的工作更好入手。为了激励人员的工作热情，必须要严格落实奖惩，要保证专业敬业的员工得到更理想的福利与更多的晋升机会，对于新的技术必须要及时开展培训，以保证相关人员掌握之后再投入应用[1]。

二、改革管理技术

在大数据背景下，随着技术发展，档案管理工作的技术改革也是必要环节。但是技术改革并不是随意的，并不是盲目的引进新技术，而是要结合时代趋势与实际工作需求去落实。当前档案管理技术的改革要点主要体现在以下几点。其一是数据库的建立与管理。数据库是无纸化档案管理的基础，也是基于大数据技术建立的信息化管理机制，为了真正体现无纸化管理的优势，数据库的信息更新首先要尽可能保证全面且及时，任何档案信息有了更新，管理人员应当第一时间跟进了解，确认信息的可靠性，及时录入数据库，避免信息遗漏。其二是要完善数字化档案管理系统的构成分支，对于不同层级、不同单位、不同部门、不同岗位、不同类型的档案必须要在系统当中做好分类，做好关键词的关联，确保在需要档案时能够尽快锁定，及时调取信息。对于功能趋向完善的系统必须要及时引入，应用在实际管理过程中。其三是考虑到当前基于大数据技术与平台的档案管理所涉及的信息很多，且包含很多关键的机密信息，所以必须要利用网络安保技术去维护档案管理平台的安全，而非随意选择免费的安全软件去维护安全，这样一来有更多风险无法及时被发现并排除，这是档案管理技术革新的大方向，只有考虑到技术的革新，才能保证后续档案管理工作质量与效率更高，并且更加安全[2]。

三、完善管理体系

管理体系的完善对于当前的档案管理工作来说是至关重要的任務。其主要体现在以下几个方面。其一是管理规章的完善，在大数据时代，档案管理技术随时都在更新，信息量随时在增减，趋势瞬息万变，所以单一不变的规章很难满足不同阶段的档案管理工作需求。为了满足实际管理需要，对于管理规章的完善是重要一步，要将大数据时代的管理要点整合到规章当中，体现约束力，引起管理人员的重视，要将管理责任落实到个人。其二是要对于管理工作进行全面采证，考勤认证以及信息化管理系统的登录、登出、操作认证、记录的自动生成等，都应落实到位，确保每一天、每个人的工作，乃至于每一次操作都有据可依，这是至关重要的[3]。

结语：

在大数据时代背景下，随着社会的加速发展，信息技术的不断革新，档案管理工作面临着新的发展机遇，同时也面临着严峻的挑战。为了迎合时代趋势，提升管理效率与质量，达成工作目标，必须要首先了解管理要点，因此文中进行了解析探讨，望引起相关人员关注，以推动工作发展。

参考文献

[1] 王璞.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].各界，2018，（20）：85.

[2] 张旭兆.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].青春岁月，2018，（32）：493.

[3] 吴微，陈阳.大数据时代背景下的档案管理探析[J].中小企业管理与科技，2019，（1）：11-12.