WPS在数字化审计中的运用示例

王向

[摘 要] 在信息化飞速发展的时代背景下，数字化审计已经成为未来审计发展的必然。审计人员需要能够熟练使用數据分析工具对大量的样本数据进行有针对性的分析，并准确找出审计疑点、问题，才能适应越来越高的审计要求。本文对审计过程中如何使用WPS工具对全样本数据实施分析进行了举例，能够为审计人员有效使用数据分析工具起到一定的借鉴作用。

[关键词] 数字化审计 全样本数据 WPS工具

中图分类号：F239 文献标志号：A

一、研究背景

随着中央审计委员会提出“创新审计理念，及时揭示和反映经济社会各领域的新情况、新问题、新趋势，要坚持科技强审，加强信息化建设”的工作要求，各行各业对于审计工作的重视程度日益加强，尤其是国有企业，更是将审计工作作为实现企业可持续发展的关键一环。

目前，有效利用数字化审计手段，将以前的抽样审计方法逐步向全样本分析推进，减少因审计抽样不足而导致的局限性，以更好地服务于企业改革发展，提升经营管理水平，已经成为大型国有企业审计工作的重点[1]。

二、审计方法

在科技发展日新月异的今天，各行各业的信息化发展飞速，特别是电网公司这种大型国有企业，更是信息化发展的领头羊。信息化快速发展的同时，信息数据也以几何方式在增长，审计人员如何在海量数据中抽丝剥茧，快速锁定审计疑点，必须有效借助各类数据分析工具。WPS作为一种常用软件，具备广泛的普及性，其函数、透视表、筛选等数据分析处理功能，能够快速而准确地对数据进行分类汇总，无疑是现代审计人员提高审计效率的有效工具[2]。

三、案例举例

生产性车辆作为电网企业日常生产经营中必不可少的固定资产，具有数量大、使用频率高的特点，因此车辆是否真实准确在账面反映、是否集中纳入车辆管理系统调度管控，一直是企业资产管理方面的审计重点。

（一）总体思路

本文以X公司ERP系统、车辆管理系统的数据为基础，站在全量数据的角度多维度透视问题，综合运用VLOOKUP函数和透视表等功能作为审计手段，通过数据加工处理，比对分析ERP系统车辆资产卡片和车辆管理系统中的车辆台账信息，找出两者之间不一致及异常的情况[3]。

（二）具体步骤

1.基础数据导出

（1）导出X公司ERP系统中的车辆资产卡片。

导出截至审计之日X公司ERP系统中的车辆资产卡片，并保存为WPS格式，在剔除已报废车辆的资产卡片后，X公司车辆资产卡片478张（该表以下简称“资产卡片明细表”）。

（2）导出X公司车辆管理系统中车辆信息。

导出截至审计之日X公司车辆管理系统中在用车辆信息明细，并保存为WPS格式，在剔除94台租用车辆、60台集体企业车辆后，车管系统中在用车辆486台（该表以下简称“车管系统明细表”）。

导出X公司车辆管理系统中的派车信息。

步骤1：导出截至审计之日X公司车辆管理系统中在用车辆的派车记录52320条，并保存为WPS格式（派车记录表）。在该表最后一列增加“计数”列，每个派车记录对应的计数列填入数值1。

步骤2：选定表中所有数据，插入透视表，勾选“车牌号码”列为行数据，“计数”列为值数据并求和（该表以下简称“派车记录透视表”）。

2.数据比对

（1）运用VLOOKUP函数，将资产卡片明细表与车管系统明细表中的车辆信息进行比对。

步骤1：创建新的WPS表格（车牌号码比对表），将资产卡片明细表中的资产编号、车牌号码、资产原值的年初余额、期末净值、资本化日期等信息，车管系统明细表中的资产编号、车牌号码等信息复制到车牌号码比对表中。

步骤2：以车牌号码为比对值，在N列输入“=VLOOKUP（D3，R：S，2，0）”，核对是否存在有资产卡片但未纳入车辆管理系统集中管控的车辆；在U列输入“=VLOOKUP（S3，E：E，1，0）”，核对是否存在车管系统有信息但无资产卡片的车辆。如下表1（车牌号码比对表）。

根据数据分析得出：①X公司有7台车辆无对应资产卡片，其中小车1台，越野车1台，皮卡、面包车等其他车辆5台。上述车辆在车辆管理系统中行驶证扫描件上的所有权人为X公司。②X公司有13台车辆未纳入车辆管理系统集中管控，其中9台车已报废，并在车辆管理系统中履行报废流程，截至目前，未在ERP中履行资产报废程序。

（2）运用VLOOKUP函数，将车管系统明细表中的车辆信息与派车记录透视表进行比对。

步骤1：创建新的WPS表格（派车记录比对表），将车管系统明细表中的车牌号码等信息，派车记录透视表中的车牌号码、汇总（派车记录次数）等信息复制到派车记录比对表。

步骤2：运用VLOOKUP函数，以车牌号码为比对值，在G列输入“=VLOOKUP（D3，A：A，1，0）”，核对是否存在车管系统有信息但无派车记录的车辆。如下表2（派车记录比对表）。

根据数据分析得出，X公司有27台车辆在车辆管理系统中显示在用，但无派车记录，车辆配置时间在2005～2010年之间。审计当年，X公司上级单位按照车辆管理系统中在用车辆数量安排相关费用预算，涉及金额76.7万元。

（三）审计核实

1.账卡物不一致。X公司有7台车辆无对应资产卡片，实为账外资产。

2.部分车辆未纳入车辆管理系统集中管控。X公司有4台车辆未纳入车辆管理系统管理。

3.已报废车辆未及时履行报废流程。X公司有9台已报废车辆未在ERP中完成报废程序。

4.停用车辆未报废，影响预算费用。X公司有26台实际已停用车辆，仍然安排当年预算，涉及金额76.7万元。

四、结语

在信息时代的大环境下，熟练使用数据分析工具，快速分析审计数据，准确锁定审计疑点，已经成为现代审计人员必须具备的专业能力。尤其在对数据庞大的企业进行审计时，其对审计效率的提高更是发挥着至关重要的作用。本文通过审计案例举例，描述了如何使用WPS工具对审计样本的全量数据进行分析处理，能为审计人员在具体审计过程中有效使用分析工具起到一定的借鉴作用[4]。

参考文献：

[1]陈伟、李信.面向扶贫审计的大数据审计案例研究[J].商业会计，2019（6）.

[2]王蕊、陈浩.基于大数据模式和SQL语句的招投标审计分析方法 [J].中国审计，2017（3）.

[3]索利江.SQL语句在EX CEL2010环境下的审计应用 [J].中国内部审计，2012（11）.

[4]田程涛.大数据审计下统计分析方法研究 [J].会计之友，2018（1）.