如何做好办公室文秘工作

摘要：随着社会经济不断发展，行业运行机制革新不断深化，对企业办公室文秘工作提出了新要求。企业必须根据办公室文秘工作特点，利于行之有效的手段，深化各项经济活动开展环节，提升经营管理能力的同时实现良性发展。

关键词：企业，办公室文秘工作

在和谐社会建设背景下，我国国企业迎来良好契机的同时也面临新的任务，如何做好办公室文秘工作更是重大任务之一。企业要综合剖析日常办公室文秘工作，面临新问题，立足自身发展目标、发展方向，以市场为导向，全方位深入探究优化创新办公室文秘工作的具体化路径，提高办公室文秘工作水平，规范化处理日常各项业务，为经济活动开展提供重要依据，全面提升运营经济效益与市场核心竞争力，更好地服务于地区经济发展。

一、提高重视程度，明确工作目标

在运营管理过程中，企业从多元化市场背景入手重新认识繁杂的办公室文秘工作，明确办公室文秘工作在自身长远发展中的重要地位，提高对其重视程度，将办公室文秘工作真正落到实处。在此过程中，明确化得目标是做好企业办公室文秘工作的前提条件。企业必须多方面整合办公室文秘工作要点与内容，结合办公室文秘工作性质、要求等，明确办公室文秘工作目标。企业需要根据办公室文秘工作重点以及难点，细化办公室文秘工作目标，将其层层落实到办公室具体工作岗位上，明确不同岗位文秘人员工作职责，防止日常工作开展中出现的问题处理滞后。在此基础上，企业需要根据日常经济活动开展情况以及运营发展目标，包括办公室文秘工作现状吻合，能够对开展的各项工作起到有效指导作用，提高办公室文秘工作层次。

二、完善工作管理制度，深化工作流程

在运营管理过程中，企业要多层次把握办公室文秘工作要求、要点等，完善已制定的办公室文秘工作管理制度，解决管理制度漏洞问题，使其更加规范化、标准化。企业要从自身各方面情况出发，科学构建职责、绩效考核、监督管理等制度，在各方面管理制度协调统一过程中规范文秘人员行为，严格按照规章制度，做好办公室文秘工作。在应用中，企业要以办公室文秘工作为中心，深化制定的管理制度，促使人才引进、人员培训等工作顺利开展，完善文秘人才结构体系，满足办公室文秘工作新要求。此外，企业需要借助管理制度体系，深化公室文秘工作流程，使其和工作目标、管理制度等不断作用，促使日常文件资料录入、文件发送等更加规范化，提高信息资料精准率。

三、做好关键性工作，优化创新工作内容和形式

由于办公室文秘工作繁杂化，企业必须客观把握办公室文秘关键性工作，促使开展的办公室文秘工作层次鲜明，顺利突破工作重难点，提升办公室文秘工作实效性。企业要根据关键性办公室文秘工作，科学调整文秘人员工作任务，实时科学分析、整理、录入信息资料等。此外，在新形势下，企业办公室文秘工作已呈现出全新的特点以及要求，优化创新办公室文秘工作内容以及形式不可避免，这是提高办公室文秘工作实效性的关键点。企业要把握新要求、新特点的基础上围绕办公室文秘工作问题、目标、管理制度等，优化创新日常经济活动，开展办公室文秘工作内容，及时删除不合理的内容并补偿新内容，规范办公室文秘工作。要围绕工作内容，对工作形式进行优化创新，将现代化理念巧妙贯穿其中，深化办公室文秘工作具体环节，使其主次鲜明，提高工作质量。

四、强调信息化建设，加强监督管理

在信息化时代背景下，办公室文秘工作信息化建设不可忽视，也是提高办公室文秘工作有效性的重要手段。从实际出发，适当加大办公室文秘工作开展中信息化建设投入力度，引进先进的设备设施，巧用信息技术，构建合理化的系统平台，将办公室文秘工作各方面协调统一，简化工作流程，确保海量信息数据及时得到有效处理，促办公室文秘工作更加实效。根据办公室文秘工作内容，构建特色数据库，和对应的系统平台相互作用，优化各类文件资料信息数据收集、分析、整理、传输等环节，提高文件资料利用程度。强调系统平台日常维护管理、更新升级等，加强系统平台安全管理，提升系统安全性、稳定性，借助系统平台，随时动态管理办公室文秘工作具体环节，加大管控力度，防止办公室文秘工作出现隐患问题，确保各类文件资料完整、真实。利用系统平台，加强办公室与其他部门之间的联系，共享各方面信息资源，全面深入了解各部门运行状况，在整体把握的基础上进行规范化决策，科学创新办公室文秘工作，避免形式化，为开展的经济活动提供关键性参考依据，优化内部管理。

五、强化服务意识，提高文秘人员综合素质

在开展办公室文秘工作中，要加强对文秘人员的培训，这是因为有效的办公室文秘工作是建立在高水平文秘人才基础上。利用内部系统平台，做好宣传教育工作，促使办公室文秘人员对工作有更高层次认识，增强服务意识，在办公室文秘工作中主动和相关领导以及部门进行沟通、联系，及时为相关部门提供服务。科学调整制定的培训方案及内容，对文秘人员进行层次化培训，顺利提高综合素质。包括学习计算机知识、政策法律等，使其对办公室文秘工作新特點有正确认识，完善理论知识体系，确保办公室文秘工作开展有重要的理论基础。应用文秘理论知识、技巧中提升日常业务能力，科学处理突发事件，能够熟练操作软件系统，具备较高的信息分析、整理等能力，更好地开展各项文秘工作。

六、结束语

总而言之，必须高度重视办公室文秘工作，将其和自身战略目标深度融合，在合理化方法、手段作用下，高效开展各项办公室文秘工作，协调调度、监督检查等环节，确保文件资料信息更加完整、准确。只有确保自身工作的质量及效率，才可以在最大限度之上促进企业的可持续发展。

参考文献：

[1]伍贵兰.浅析如何发挥办公室综合协调作用推动基层企业持续稳健发展作[J].大科技，2017，（30）：91-92

[2]何献军.提升企业办公室文秘工作水平的途径[J].建筑工程技术与设计，2017，（10）：5523-5523.

（作者单位：宁夏回族自治区电力设计院有限公司）

作者简介：蔡莉，女，汉族，中级职称（政工师），大学本科学历。