建设工程监理档案常见问题及对策探讨

苏钰婷

监理资料是建设工程整体档案的重要组成部分，在工程建设、进度检查、质量检查、验收等环节具有不可或缺的作用。文章结合档案管理实践工作，分析了监理档案管理工作存在的问题，并从完善制度、提高意识和能力、合同管理、确定责任和范围、原始资料管理、加强培训等角度对完善监理档案管理工作的对策进行了探讨。

建设工程;监理档案;问题;对策;管理

0 引言

监理资料是建设工程档案的重要组成部分，发挥着知识储备和凭证依据等作用，能够真实有效地反映工程建设监理工作的管理水平，是工程建设、进度检查、质量检查、验收的重要资料之一。当前，建设工程监理档案管理还存在制度不完善、意识不足、归档范围和职责不清、资料归档不及时等问题，监理档案管理工作还较混乱。本文结合建设工程档案管理实践工作，对建设工程监理资料归档管理现状常见问题进行梳理和分析，提出完善监理档案管理工作的相应措施，以期提高监理档案质量，确保监理档案完整、准确和有效，促进提升工程监理的管理和服务工作，为建设单位档案管理提供有力保障。

1 建设工程监理档案管理现状

工程建设过程中，监理与勘察设计、施工等环节不一样，不能够通过实物形式反映成果，而是为建设单位提供技术服务。当前，无论是建设单位还是监理单位，都非常关注监理与工程质量的评价工作，监理质量的体现除了旁站、记录、签证、报告等内容以外，监理档案也是衡量监理服务水平的一个重要指标。监理档案如实、全面地记录了工程建设进展情况，能够为工程质量提供可靠依据，在监理工作考核中发挥着重要作用。当前，建设工程监理档案管理工作还存在诸多问题，致使监理档案存在一些质量瑕疵。

1.1 监理档案管理制度不完善

在制度规范方面，监理单位一般只是在监理工作内容中对档案管理点到为止，忽视建立完善、详细可操作的监理档案管理制度。这主要体现在未制定档案工作细则，未设置档案专职岗位。由于没有完善的制度可执行，导致档案管理工作人员在工作中操作不规范，同时在监理档案资源的使用上也存在一定的随意性，以致监理档案在形成、收集、整理和归档等环节上无章可循，使监理档案管理工作不够规范[1]。

1.2 档案工作人员意识和能力不强

监理单位及项目监理部档案工作人员一般由文职人员兼职，他们没有专业的基础知识，也鲜有机会参加档案管理培训，对监理档案管理工作的重要性认识不到位，档案管理意识淡薄，人员业务素质较低，缺乏工作责任心，档案工作能力也不足。兼职人员一般都是收发登记资料文件，简单造册，未能严格按照科技档案归档要求对资料进行整理、归档。值得注意的是，他们常忽视监理档案的原始凭证，不重视原始资料的收集、整理和归档，使得档案不完整。

1.3 监理档案归档范围与责任不清

监理档案与项目建设单位档案、勘察设计档案、工程施工档案有着密切关系，它们之间相互交叉、互相印证、相互关联、互为补充。特别是工程变更、签证等资料，各参建单位均需审批和存档，各自都需要归档。由于监理档案歸档责任不清，在有关资料移交时，因需移交的资料范围不明确，监理单位所提交的档案有部分资料就会重复。

1.4 监理原始资料归档不及时、散失严重

因工程建设周期长，监理档案工作人员由于流动变化或档案意识教育不足，在工作交接方面不够严谨，监理原始资料没有进行交接或者交接不到位以及监理资料归档不及时，加之原始资料存在缺失现象，造成原始资料到处散落、损坏甚至丢失等问题，使得工程监理档案不够齐全，对建立、提供工程监理档案造成严重影响[2]。

2 完善监理档案管理的措施

2.1 完善监理档案制度，确保工作有章可循

制度是基石，也是要求。要使监理档案管理工作更上一层楼，监理单位必须在制度方面加以完善，要依据档案法、建设工程文件归档规范、电子文件归档与管理规范等文件要求制定详细的监理档案管理工作细则，明确设置专职档案管理岗位，确定归档范围、归档技术要求、验收与移交规定以及保管期限、档案应用等[3]。其中归档范围包括在监理过程中形成的有利用价值的文字材料、图纸、声像等，技术要求按照科技档案有关规定执行，保管期限分为永久、30年和10年。档案应用方面规定借还登记、借用周期、损坏遗失处置等措施。档案工作者按照监理档案制度落实资料收集、整理和归档等工作，进行分门别类，立卷编目，确保监理档案管理工作按制度落到实处。

2.2 重视监理档案工作，提升档案人员意识

监理单位要充分意识到监理档案管理工作的重要性。项目建设开工时，应成立以项目总监为责任人的档案工作领导小组，设置专职监理档案员，聘请档案专业人员对监理档案管理工作进行指导和检查。制定监理档案工作计划，在项目建设过程中不断巩固、完善、发展和提高档案管理业务水平。重视日常档案工作的每个环节，从收发文件着手，做好分类存放，不遗漏、不重复、不丢失。将档案工作纳入工作责任制，与其他工作同部署、同考核、同奖罚，切实解决档案工作中所必须的人力、物力、财力等实际问题。做到在思想上引起高度重视，在行动上由被动变成主动，由应付了事变为常规工作，确保监理档案工作顺利开展。

2.3 完善监理合同，做好监理档案管理工作

在监理服务招标过程中，建设单位应将监理档案管理工作要求纳入招标文件和工程建设监理合同中，明确监理档案的整理、质量、移交要求，按照监理单位投标文件承诺审核监理单位派驻进场监理人员的资质。要求项目监理部必须配置专职档案员，制定档案管理的奖惩考核办法，激励监理单位重视监理过程档案的收集、整理与归档工作。在项目建设过程中，采取定期或不定期的方式对项目监理部的档案进行抽检，查找问题并提出改进意见，为建设工程档案专项验收、竣工验收铺平道路，并提供强有力的档案支撑性文件。

2.4 落实归档主体责任，明确监理档案范围

项目总监要提高认识，督促监理工程师主动参与原始档案建成，规范监理和档案工作，并采取“谁监理、谁负责”的措施，将监理工程师在监理文件上的收集、整理等职责确定下来。在分项、分部工程完成验收工作后，监理工程师应及时向档案员移交各项监理原始档案，便于其及时验收与存档，建立相关档案台账。档案员应及时与建设单位沟通协调，尽快明确所需提交的详细资料清单，根据项目明确监理单位所需保存的档案范围，使监理档案保持系统性和完整性，对归档材料进行有针对性的整理与组卷归档。在整理监理档案的过程中，应该确保各项材料内容的真实性与完备性，杜绝弄虚作假，对于存在的错误要及时发现，并及时纠正与补充。

2.5 及时处理原始资料，形成监理档案素材

监理单位应从制度上明确项目总监、监理工程师在建立原始资料方面的职责与义务。项目监理部在工程建设过程落实监理工作的同时，项目总监和监理工程师应及时对监理工作情况建立纸质、电子文件，包括旁站记录、施工面貌声像、设计变更通知单、工程量签证、监理日志、监理月报、监理年报、监理总结、单项验收、会议纪要、往来函件等资料，形成监理原始资料和档案素材[4]。原始资料内容应该客观、真实、完整，以备移交给档案员，由其按照制度和规范规程要求进行分类整理，造册归档。

2.6 加强人员培训学习，提高档案管理能力

（1）档案管理员和监理人员到岗后，应组织员工进行岗前培训学习，对档案法、档案管理规程规范、管理制度、公司制度、监理资料等相关规定进行全面学习，了解岗位职责，明确工作任务和目标，加深岗位职责认知，倡导监理团队合作与协作精神，共同创建优秀工程监理成果。（2）监理单位应做好档案管理培训年度计划，安排档案员参加档案专业培训班，进一步巩固档案收集、整理和归档等管理工作。（3）向档案管理先进单位学习，认真交流，积极吸取有效经验，精通档案管理业务标准，熟练掌握立卷、整理方法，在实践工作过程中少走弯路，进一步提升自身档案管理能力[5]。

2.7 加强原始资料核查，提高监理档案质量

為编制完整、准确的工程监理档案，监理档案人员除了要有档案管理意识和责任外，还必须深入实际，服务于整个工作过程，制定归档计划，及时跟进，主动了解文件流转情况，确保文件不滞留在个人手中。结合工程实践中文件整理的经验，档案资料应按分部分项工程编目进行划分和管理，监理单位的信息应当与建设单位的信息编号相对应。监理单位在实施监管服务过程中，应制定统一资料格式，及时填报资料，检查数据是否完整，抽检记录和审批签字是否填写完备，发现问题及时汇报并跟踪完善情况，采取有效的纠正措施予以补救，从而提高监理原始资料的质量，为工程质量检查、验收提供客观真实的材料[6]。

3 结语

在建设工程监理活动中，会形成大量的工程监理原始资料，这些资料不仅具有极高的保存与利用价值，还能还原工程建设过程，为建设工程竣工验收与运营维护提供基础资料，而这些资料只有在得到系统的整理和归档后，才能发挥应有的作用。鉴于当前建设工程监理档案管理工作还不够充分，为更好地完善监理档案管理工作，监理单位要进一步提高意识，建立健全规章制度，不断探索并提出行之有效的档案管理举措，提升建设工程监理档案管理质量，真正为建设工程提供更好的服务。

[1]刘保瑞.对监理档案管理的一点思考[J].山东档案，2018（2）：38-39.

[2]曹映雪.交通工程监理资料管理的创新思考[J].中国公路，2019（5）：110-111.

[3]GB/T 50328-2014，建设工程文件归档规范[S].

[4]赵新宇.监理单位履行信息化建设工程项目档案管理职责的机制和方法研究[J].云南档案，2018（7）：59-62.

[5]史立军.档案人员在建设项目档案管理中的“掌”与“控”[J].兰台世界，2018（A1）：25-26.

[6]王瑞波.建设工程监理的现状分析及规范化研究[D].郑州：郑州大学，2013.