基于大数据时代地方高校档案管理优化的路径略谈

郭晓文

摘 要：随着大数据时代的到来，为地方高校档案管理带来了新的机遇和挑战，传统的档案管理模式已经无法适应地方高校快速发展的需求，因此如何做好档案管理的优化和创新，建立科学的档案管理体系就显得十分迫切.本文以赤峰学院为例就大数据时代地方高校档案管理优化方面的内容进行分析和探究，并提出一系列有效的档案管理优化路径，希望能够促进地方高校档案管理水平的不断提升.

关键词：大数据;地方高校;档案管理;优化路径

中图分类号：G647  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2019）11-0132-03

大数据时代为地方高校档案管理提供了更加高效的平台，使得地方高校档案管理能够通过互联网的运用而更加规范，能够有效做好档案的分类和信息化建设，提升档案管理的整体效果，因此在地方高校档案管理中合理引入大数据技术，提高档案管理的整体水平十分迫切.赤峰学院正处在改革转型和内涵建设的特殊时期，信息化建设进程亟待加快，所以在深化内部管理体制改革背景下探究大数据时代档案管理优化的路径具有非常重要的现实意义.

1 大数据时代地方高校以赤峰学院为例档案管理优化的意义

大数据时代做好地方高校档案管理的优化，就是要做好档案管理的信息化建设，推动相关档案管理人员思想观念的转变，促进档案管理水平的快速提升.具体来说，以赤峰学院为例，大数据时代地方高校档案管理优化的意义可以总结为如下几个方面：

1.1 有助于推动传统档案管理模式的发展与延伸

大数据时代的到来，使得云计算、云存储等技术不断运用在档案管理中，这就能够为地方高校档案管理带来新的活力，使得档案管理的方法不断优化，推动传统档案管理的模式得到发展与延伸.就赤峰学院来说，如果大数据技术得到运用，档案管理工作将进入信息化建设，这就摒弃传统纸质档案管理的缺点，使得档案管理更加科学，通过相关平台进行档案信息的分类管理，还能够为相关人员提供更加准确及时的档案信息，有助于学院领导与教职工快捷方便地进行档案信息的查阅，促进档案信息在学院建设中发挥重要作用，使得档案管理的模式得到优化与创新.

1.2 有助于提升赤峰学院现代化管理水平，促进档案管理效率的提高

档案管理是地方高校管理的重要内容，通过档案管理信息化的建设，能够推动地方高校现代化管理水平的提升，为提高整体管理水平奠定基础.以赤峰学院为例，在大数据时代做好档案管理优化，能够充分借助于互联网的优势进行档案的精细化管理，这就能够提升档案管理的整体水平和效率，使得档案信息发挥更好的作用，促进我院档案管理快速发展.另外，通过互联网进行档案信息管理，能够及时为各个专业的教师提供相对应的数据信息，我院教师能够通过网络进行档案信息的查阅，不用到档案室进行信息的寻找，可以节省大量的时间，推动教师科研成果的不断提升.档案管理信息化建设将打破时间与空间的限制，极大拓展了档案管理的服务空间，快速提升档案管理效率，使得档案信息能够发挥更大的作用.

1.3 是适应社会发展的重要举措，有助于实现档案管理的优化与升级

当前，大数据技术已经被运用到各行各业中，很多行业通过大数据技术的运用提升了自身发展的水平，为企业创造了更多的价值和利润，赤峰学院作为地方高校，档案管理工作也应当顺应时代发展的趋势，积极进行档案管理的创新，使得档案管理能够发挥应有的作用，这是赤峰学院转型发展和现代化建设的需求.同时，通过档案管理的优化，还能够及时发现很多传统档案管理中的问题，可以及时采取措施进行问题的解决，推动档案管理的优化与升级，使得档案管理工作更加适应社会发展的趋势，促进学院更好地运营.

2 当前大数据时代地方高校以赤峰学院为例档案管理中存在的问题分析

虽然随着大数据时代的到来，赤峰学院档案管理的水平得到了一定程度的提升，档案管理更加科学与规范，但是具体的档案管理中仍然存在诸多问题，使得档案管理的效率无法得到大幅度提升，阻碍了我院的现代化发展进程，具体来说档案管理中存在的问题可以总结为如下几点：

2.1 档案管理的理念落后

地方高校档案管理人员的理念直接影响了档案管理的水平和效率，因此做好档案管理人员理念的更新与优化十分重要.大数据时代，档案管理路径优化，并不仅仅是建立电子化和信息化的档案管理系统，实现档案管理的信息化发展，更重要的是要做好档案管理人员思想的转变与更新.大数据时代发展对赤峰学院档案管理提出了新的挑战，要求档案管理人员应当能够充分运用档案管理的数据库，做好档案收集与转换，加快档案信息流转和更新的速度.据调查，学院当前的档案管理人员并没有认识到这一点，档案管理的理念仍然是停留在传统管理上，缺乏创新意识，部分档案管理人员过于注重档案管理的私密性，使得档案信息无法发挥应有的作用.甚至还有部分人员管理理念较为陈旧，排斥新的管理模式与理念，无法适应大数据时代档案管理的需求.

2.2 档案管理的软硬件设备不足

大数据时代对地方高校档案管理提出了新的挑战，要求地方高校档案管理能够适应大数据发展的需求，促进档案管理效率的不断提升.以赤峰学院为例，目前档案管理现代化设备不足，没有科学化、现代化的档案管理设备，档案管理无法进行信息化建设，严重阻碍了档案管理水平的提升，也不利于档案管理更好地顺应大数据时代的需求.学院档案室目前仍然采用传统档案管理形式，没有数字档案的痕迹，档案管理利用效率低.随着赤峰学院整体条件的改善，档案室配备了部分硬件设备，但是没有档案管理方面的软件系统，存在着功能单一、不能共享等问题，数据档案管理的作用无法显现.

2.3 档案服務形式过于单一

地方高校档案管理工作所包含的内容较多，并不仅仅进行档案信息的保存、分类整理，还涉及档案信息的收集、归纳以及应用服务等方面.在大数据时代下，赤峰学院档案管理的重心应当向档案信息的开发与服务方面延伸，将档案管理的功能向更加全面的方向拓展，提升档案管理的整体作用.我院档案人员在开展档案管理的时候，往往只是进行基础性的管理，如整理、分类以及保存等等，服务形式单一，无法充分发挥档案管理的价值，在赤峰学院教务部门虽然建立了相应的教学档案管理系统，但是其功能也仅仅是停留在资源备份、存储等方面，综合档案部门无法与其共享，不能充分发挥大数据技术的作用，其功能得不到充分发挥.

3 大数据时代地方高校以赤峰学院为例档案管理优化的对策

大数据时代下做好地方高校档案管理的优化，提升档案管理水平十分重要，有助于推动地方高校档案管理价值的发挥，提升现代化发展的整体水平，促进其科学持续发展.以赤峰学院为例，大数据时代下档案管理优化的对策可以总结为如下几个：

3.1 做好档案管理人员理念的更新与优化

大数据时代下赤峰学院档案管理应当更加注重于创新，通过互联网和计算机的运用来实现档案管理流程的优化，提升档案的价值，使得档案管理能够发挥更好的作用，推动档案管理更加规范化与科学化.因此在赤峰学院内部管理体制改革的进程中，要做好档案管理人员理念的更新与优化，使得档案管理人员具有大数据意识，提升档案信息共享的力度.学院档案综合部门应当做好对档案管理人员的培训和教育，使得档案管理人员能够认识到大数据时代发展对档案管理带来的价值，增强档案管理人员对大数据的认识，充分树立大数据意识.同时，还要构建科学规范化的档案信息共享平台，使得档案管理人员能够更好地进行档案的深入开发与利用，提升档案数据的管理效率.另外，还要建立以人为本的档案管理服务理念，提升档案管理服务的整体水平，推动档案管理价值的有效发挥.

3.2 加强档案管理软硬件设备的建设和引进

大数据时代，技术更新与发展的速度很快，对于赤峰学院档案管理来说，大数据发展为其带来的不仅仅是海量数据，更是对学院档案管理数据处理能力的考验.所以，在此背景下，学院应当做好档案管理的软硬件设备建设和引进，确保档案管理能够有基础化健全的设备，为推动档案数据处理技术的提升打好基础.首先，做好硬件设备的购买和引进，在该方面投入更多的资金，及时引进先进的硬件设备，使得档案管理能够有足够的硬件设备来运用，推动档案管理现代化水平的有效提升.其次，做好软件设施的建设和引进，要根据赤峰学院档案管理的具体情况引进科学化的软件设备，并注重软件的升级与改造，利用虚拟技术、云存储等新颖的技术手段，使得档案内容更加丰富，开展档案管理的数字化和信息化建设，推动档案管理效率的不断提升.再次，做好系统安全管理工作.要根据档案管理平台的具体情况构建相关的安全保护体系，强化用户访问的权限管理，做好操作权限的界定等等，使得档案管理更加有序与科学.最后，学院要及时引进相对应的信息化档案管理人才，加强对现有档案管理人员的培训，注重档案管理人员综合素质的提升.培训的内容应当包括软件的应用、信息化技术下的工作流程以及相关资料的收集方法和信息安全监管制度等等.使档案管理人员不仅熟悉业务流程，而且还对档案各类载体能够熟练应用操作，不断促进其技能的优化，为档案管理效率的提升做好基础性工作.

3.3 建立多元化档案服务形式

档案管理人员应当及时进行大数据的应用，不断创新自身的服务形式，有效借助于大数据的优势对档案的价值进行深层次地挖掘，提升并发挥档案的整体价值.以赤峰学院为例，可以通过网络档案管理平台相关模块及时了解用户的倾向，并根据用户倾向分析用户的真正需求，主动为用户提供服务，使得档案的价值得到有效发挥.还可以借助于大数据平台的智能化抓取功能，精确地满足用户的不同需求，及时将有价值的档案信息传递给用户，使得自身能够满足用户的多元化需求，有效发挥计算机互联网的便捷性.另外，档案管理人员可以根据赤峰学院的不同院系，建立相对应的信息档案数据库，对数据库中的资料进行细化分类，在相关院系的教师需要哪个方面档案信息的时候，能够及时有效地提供相对应的信息，这就能够实现档案管理的高效化，节约更多的档案查找时间，促进档案信息的有效利用.再就是可以建立檔案微信公众服务平台，采用音频、图片、视频以及照片等形式实时发布档案信息，有效拓展档案信息服务的渠道，增强档案管理的有效性.从而针对本单位在不同时期、不同阶段对档案的各种需求，都能做到“招之即来，来之能用，科学准确，规范有序”，为领导决策，为教学科研提供科学准确的数据.

3.4 做好档案信息化管理责任的划分和落实

档案管理是一项系统化的工作，其所涉及的内容多，任务量大，档案管理的责任大，为了提升档案管理的有效性，减少档案遗失或者毁损的概率，应当做好档案信息化管理责任的划分和落实，推动大数据时代下档案管理更加科学与规范.以赤峰学院为例，学院领导要对档案管理人员的职责进行有效划分，明确每一位档案管理人员所负责的内容，做到职责清晰，管理制度明确，这样在档案出现遗失或者毁损等状况的时候能够及时将责任落实到人，并及时采取相对应的惩罚措施，避免再次发生类似事件.同时，学院综合档案部门还要建立档案管理人员交接制度，在档案管理人员交接工作或者更换管理人员的时候，能够具有清晰的制度来参考，明确交接的内容等等.另外，还要做好不同档案管理人员权限的制定，做好权属设置，使得档案管理的效率更高，管理过程更加规范.

4 结束语

大数据时代地方高校档案管理面临着新的机遇与挑战，一方面能够为地方高校档案管理带来新的契机，实现档案管理的科学化和规范化，另一方面也对地方高校档案管理人员的理念、技术等带来了严峻的考验.各地方高校只有加大档案管理方面的投入，并做好相关人员的教育与培训，合理引入计算机设备，并多元化档案服务的形式，切实合理划分档案管理的责任，才能更好地推动档案管理水平的提升.档案管理信息化发展必将推动地方高校内部管理体制改革，并为地方高校建设和服务地方发挥更大的作用.

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