运用信息化手段开展工作，积极推进无纸化办公

倪坤 郭伟 刘磊

摘  要：隨着信息化建设和网络技术的迅猛发展，方便、快捷的无纸化办公得以推广，新型的网络化办公方式正在向传统的“公文式”办公提出挑战，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”新的潮流。本文分析了无纸办公并其对策展开了探讨。

关键词：无纸化办公;安全防护;培训考核

党的十九大报告提出，要“善于运用互联网技术和信息化手段开展工作”。无纸化办公作为最基础的信息化应用，是利用现代网络技术的传输功能，通过计算机来减少或者不用纸张，从而实现办公的自动化和无纸化，已经获得了社会的广泛认可和采用。

无纸化办公与传统的有纸化办公显著区别就是其传播速度更快、效率更高、查阅和携带更加便捷，降低了办公成本，其主要优势是：一是工作效率极大提高。无纸化办公将时间、地点和人物的限制降低到最低，利用计算机、办公软件以及通信网络等媒介，传播速度快，能够同时到达多个终端。二是办公成本有效降低。无纸化办公最大限度地节省了纸张、设备和各种耗材的损耗，网络的传输减少了纸张和印刷的使用频率，减少了交通和邮寄成本，也在最大程度上节省了人力开支。三是信息资源得以共享。无纸化办公通过构建信息资源共享渠道，能够实现文件数据资源的共享利用，使用人员在查找文件时，只需要进行计算机程序的查找功能就能准确找到相关文件，减少了不必要的麻烦。

无纸化办公虽然已经深入人心，并且在现实生活中得到了较为广泛的应用，但是还存在着一些问题，制约其作用的发挥，主要有：一是传统思想观念影响无纸化办公的应用。无纸化办公颠覆了传统的人们的行为习惯和观念，很多领导习惯了在纸质文件上进行圈阅和改正，有些人计算机水平有限抵触现代化办公方式，都在不同程度上制约着无纸化办公的发展速度。二是无纸化办公的安全性受到质疑。无纸化办公通过计算机和网络传输文件，在网络连接、服务器、数据库等方面存在安全隐患可能性，一旦发生泄密事件影响巨大。三是办公人员素质有待提高。无纸化办公的操作和运用需要较高的技能和水平，技术队伍的强大是其有效运行的重要保障。

针对存在的问题，必须从以下几方面着手：

1、转变思想观念，提高对无纸化办公的认识。要大力推行无纸化办公必须在思想上提高认识，转变传统的纸质办公思想，树立无纸化办公意识。单位主要领导要带头转变观念，放弃传统的公文阅批方式，在实际工作中率先落实无纸化办公，从而才能带动整个单位推行无纸化办公。领导办公可以通过网络与工作的各环节紧密结合，处理一些涉及保密的文件时可以通过设定权限的方式由收文人直接查阅，并可以用电子签名的方式进行签名批阅，不通过报送、传阅等中间环节。电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。无纸化办公是通过网络传送和阅读文件的。软件可以设置每一个文件的收件人、查阅顺序和处理文件的权限，并能准确的记载发文、阅读和批示的时间和内容。这能明确责任，分明权限，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。另外各部门可通过电脑实现信息交流，领导者也可以通过网络对各用户终端的工作内容进行监督，必要时可以对其进行控制

2、加强安全防护，保障无纸化办公稳定运行。为防范安全风险的发生，必须健全关键信息基础设施等级保护制度，配置必要的边界防护系统、病毒防护系统、安全监测系统、漏洞扫描系统等，将不允许的用户与数据拒之门外，实时感知网络安全态势，确保网络和信息安全。有一个安全、稳定、可靠的办公系统和网络环境是无纸化办公顺利运行的首要保障。在计算机信息技术不断发展的同时“网络黑客”、“网络木马”等也在威胁网络的正常运行和信息数据的安全和可靠。所以要实现无纸化办公不仅人人都需要掌握一定的计算机技术，还要有专业的技术人员时时维护办公系统和网络的安全可靠、稳定畅通的运行。

3、加强培训考核，真正发挥无纸化办公作用。一支高效的技术队伍是办公自动化系统成功实施的可靠技术保障。但无纸化办公所有的文件都需要通过计算机来完成。这就要求所有的发文人、收文人和阅读批示人都要有一定的计算机操作技能。计算机在中国，特别是边远基层地区尚未普及或刚刚普及，有些地方虽然已经普及了计算机，但大部分工作人员，特别是领导干部由于年龄较大，在学年没有机会学习计算机方面的知识，在多年的工作中也习惯了比较容易的纸质文件的批示和签署，不愿以相对复杂的电子文本的方式批示和签署。无纸化办公系统的推行使用离不开高素质的工作人员，因此要高度重视工作人员的培训和考核工作，定期对工作人员进行培训，制定一些切实可行的奖惩办法，做到培训和考核相结合才能保证网上流水作业运行通畅，无纸化办公的好处才能得到真正的体现。

计算机、网络技术和移动互联的应用给我们的办公方式带来了前所未有的变革动力，无纸化办公将会实现更加便捷和更加便利的办公方式。未来，我们要做到未雨绸缪，从工作实际出发来最大限度地实现无纸化办公。

总之，实现无纸办公需要转变观念、规律和相关法律制度，需要全社会人员实际工作中的重视和紧密合作，还需要有安全、稳定、共享的办公系统及网络平台和专业有素的维护团队。在推行过程中必然会遇到很多困难和问题，需要我们坚持科学发展观，通过理念创新、技术创新、制度创新和实践创新来解决。

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