大数据信息化时代高校档案管理工作面临的挑战与对策

韦杨

摘 要：在大数据信息化时代下，高校档案管理工作面临着全新的发展形势，同时也面临着广阔的发展机遇。不断优化高校档案管理工作的整体成效，全面提升高校教育管理的整体质量，应该充分做好档案管理工作，积极顺应时代发展潮流，切实优化档案管理的形式和方法，综合性推动档案管理迈向新的台阶。

关键词：大数据信息化时代;高校档案管理;挑战;对策

高校在教学管理过程中会产生大量的档案资源，这些丰富的档案资源既可以印证高校过去阶段的发展成就以及可能存在问题，同时也能够映射高校未来的发展路径。传统的档案管理方式，不仅难以优化档案管理的整体效率，同时也影响着档案管理的整体质量，更难以实现档案资源的开发与再利用。

1 大数据信息化时代下高校档案管理的新特点

伴随着信息技术的全面快速发展，我们业已步入了大数据时代。在大数据信息化时代下，高校在档案管理过程中，应该着力创新档案管理的理念，优化档案管理的方式，综合性发挥档案管理的整体作用。在大数据信息化时代下，高校档案管理也涌现出了全新的特点。第一，高校档案资源的数量日益扩大。传统的档案管理可能无法保障档案数据的综合性以及全面性，但依托于大数据技术，能够全面扩容档案管理的内容，继而不断提升档案资源的整体储备量。同时，在大数据信息化时代下，高校档案在存储过程中可能更加的快捷与高效，无需占用较大的空间，就可以实现档案资源的便捷化存储。第二，高校档案数据类型的多样化。依托于信息技术手段，高校档案的形式以及媒介日益多元化和丰富化。除传统的纸质档案外，还包括数据形式的档案或者文件，亦或是视频影像资料等等。第三，高校档案的价值密度越来越低，档案处理的速度越来越快。在大数据信息化时代下，依托于便捷高效互通的网络媒介，高校信息化档案的传输效率越来越快，传输频率也越来越高，这都在一定程度上侵蚀着档案的利用价值。若在档案管理过程中，不注重档案资料的快速处理，极有可能被新的内容所覆盖或者取代。

2 大数据信息化时代下高校档案管理面临的挑战

在信息技术全面快速发展的今天，大数据技术的科学应用，在整体优化和提升高校档案管理工作成效与质量的同时，也使得档案管理工作面临着全新的挑战。第一，高校档案存储空间面临着较大的压力。在大数据信息化时代下，高校在教学管理实践中，可能会产生越来越丰富、越来越多元的档案资料，这些档案资料都需要占用较大的存储空间。特别是一些非結构数据所占的比重不断加大，这些都增加了档案管理的难度，也影响着档案管理工作的整体成效。第二，高校档案管理工作面临着较大的安全隐患。在传统时代，高校在档案管理过程中，往往会出于安全管理的考量，继而对档案室进行相应的通风、防潮、防火等安全防卫，以此来保障安全管理效益。但在大数据信息化时代下，高校在档案管理过程中，需要面对全新的安全问题。大数据技术的广泛应用，虽然能够拓展档案管理的范围，优化档案资源的种类，但也容易滋生网络数据的安全问题。比如在高校档案资源的管理过程中，网络漏洞的存在，势必直接影响着档案的安全管理成效。尤其是一些核心机密文件，若不注重科学的保护，极容易出现丢失、遭窃、毁坏等问题。第三，对传统档案管理观念的冲击。在大数据信息化时代下，高校档案内容日益丰富，同时档案资源的处理速度也越来越快。但传统的档案管理理念，使得很多档案管理人员滋生消极懈怠的问题。一直以来，在人们看来，档案管理是相对清闲的。但大数据时代的来临对高校档案管理工作提出了全新的要求，也直接冲击着传统的档案管理理念。

3 大数据信息化时代下高校档案管理的优化对策

在高校教学、科研以及日常管理过程中，往往会产生大量的档案资源。这些丰富的档案资源，是高校不可或缺的历史资料，直接关系着高校未来的健康全面发展。在大数据信息化时代下，全面提升高校档案资源的整体管理成效，充分发挥它的功能以及作用，应该结合档案管理中的挑战，落实科学的管理以及优化对策。

3.1完善基础设施建设，拓展网络存储空间

在高校档案管理过程中，应该充分顺应时代发展潮流，全面推动档案管理的数字化、智能化进程，依托于科学的基础设施建设，全面拓展网络存储的空间，综合性提升高校档案管理工作的整体成效。一方面，在档案管理过程中，高校应该加大软硬件设施的投入，科学构建完善系统的网络化系统，不断优化档案管理工作的整体效率，充分依托于多元化、丰富化的功能，实现高校档案资源的快速检索以及高效传输等。另一方面，在高校档案管理过程中，还应该全面拓展网络存储的空间。结合不同数据形式的档案资料，分门别类的进行存储以及区分，以便未来可以更加便捷的使用档案、调阅档案。

3.2积极采用安全防护技术，明确档案管理的权限

在大数据信息化时代下，高校在档案管理过程中，为整体保障档案管理的安全，应该科学运用安全防护技术，充分明确档案管理的权限。一方面，在档案管理过程中，应该积极采用新颖高效的安全防护技术，全面加强对档案管理系统的综合管控。比如在实践过程中，可以采用防火墙技术，避免外界不良访问的侵袭。再比如还可以采用追踪技术，加强对网络不安全行为或者因素的追踪管理。另一方面，在高校档案管理过程中，全面保障档案管理的安全，还应该充分明确档案管理的权限。不同的人员在使用档案资源时，应该严格按照规定权限。

3.3创新高校档案服务理念，优化人员专业素养

在高校档案管理实践中，应该积极依托于大数据技术，不断创新档案管理的理念，尤其是要突出档案管理的服务理念。依托于大数据技术来全面搜集与分析师生受众的信息诉求，继而为他们提供个性化的服务。同时，在档案管理过程中，还应该加强优胜劣汰，不断强化和提升管理人员的专业素养，促使他们科学做好本职工作。

综上所述，在大数据信息化时代下，高校在档案管理过程中涌现出了全新的特点，为整体优化档案管理的质量，全面提升档案管理的水平，高校应该完善基础设施建设，不断强化安全技术管理，全面创新档案管理理念，综合性提升档案管理工作的整体成效。

参考文献

[1]张继红，大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策[J]，办公室业务，2017（21）：84.

[2]房颜，大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J]，办公室业务，2017（08）.