构建适应机构改革需要的档案管理工作体系思考

陆红

摘 要：随着党和国家机构改革的不断深化，国家质量体系和治理能力的现代化变革对各方面工作均造成了较为深远的影响，档案管理工作便属于其中代表。基于此，本文简单分析了机构改革档案工作意义、当前档案工作存在的问题和原因，并深入探讨了基于机构改革需要的档案管理工作路径。

关键词：机构改革;档案管理工作体系;公共服务;大数据

2018年3月，中共中央印发了《深化党和国家机构改革方案》，方案涉及了深化党中央机构改革、深化地方机构改革等多方面重要内容，而为了保证这类改革推进过程中档案管理工作的顺利开展，正是本文围绕构建适应机构改革需要的档案管理工作体系开展具体研究的原因所在。

一、意义分析

为构建适应机构改革需要的档案管理工作体系，认识的加强必须得到重视。对于档案管理工作者来说，其必须基于相关文件、单位实际深入了解深化机构和行政体制改革的重要性，即“完善坚持党的领导的体制机制，全面贯彻党的领导，从制度上保证党的长期执政和国家长治久安”。档案管理工作属于我国的重要事业，其主要服务于党和国家历史真实面貌的维护，具备鲜明的基础性、服务性、政治性，并在我国各项建设事业中均发挥着不可或缺的作用。因此，机构改革过程必须充分践行为党管档理念，并从讲政治、讲大局出发，积极稳妥的参与到党和国家机构的深化改革工作中。在精简机构精简人员的大背景下，机构的撤销合并必将带来大量的档案流转，而为了较好满足这种情况下的档案管理工作需要，档案管理工作者必须摒弃靠涉改机构自己谋划的传统观念，完全基于上级部门指示的工作开展理念也需要得到改变，由此真正做到变被动接收为主动参与，机构改革可由此获得有力支持。

二、机构改革档案工作难点

为更好适应机构改革，档案管理工作的开展必须合理把握时机、提早谋划问题应对，以此变被动应付为主动参与，而结合相关实践与调研，本文认为机构改革过程中档案管理工作涉及的问题主要包括机构改革事务繁杂、档案资料易流失、档案移交和处置易出现死角等特点必须在外部环境构建中得到重点关注：（1）机构改革事务繁杂。事务繁杂的机构改革往往会引起人心动荡，相关部门的领导往往也仅考虑财产处置、人员分流等问题，档案管理工作往往因此被忽视，档案处置过于随意问题很容易因此出现，档案管理工作者也因此无法较好践行档案部门要求。（2）档案资料易流失。机构改革往往涉及财产搬迁、人员易地、档案移交等内容，受意外、疏忽、杂乱等原因影响，档案的搬迁过程很容易引发档案资料损害或遗失问题。此外，受领导个人或科室保存的专业档案、照片、文件的整理归档滞后影响，任凭处置、盲目销毁等问题很容易因此出现，这类问题带来的严重损失必须得到重视。（3）档案移交和处置易出现死角。出于查阅利用方便需要，机构改革过程中的很多部门存在暂不向档案馆移交档案情况，因案卷质量问题影响档案移交、移交档案门类不齐全等情况也较为常见，由此引发的死角问题很容易对后续工作的开展带来较为负面影响。

三、机构改革档案工作路径

1.工作基本原則

（1）加强组织领导。在机构改革过程中，相关单位必须结合实际针对性建设档案处置工作领导小组，小组的组长由单位主要负责人担任，以此保证档案处置的各项工作能够在精干力量支持下有条不紊的推进。机构改革过程中的档案处置与管理工作需细化工作措施，党委（党组）需深入研究相关方案，以此合理控制工期、把握时间节点，保证机构改革工作与档案处置工作能够做到同步推进。此外，档案管理工作还需要保证每个环节均做到任务明确到岗、责任到人，避免队伍松散、工作不到位等问题出现。

（2）明确档案内容。机构改革过程中的档案处置主要围绕各门类档案、资料、检索工具展开，档案管理人员必须明确这类档案的主要内容，如各门类档案包括文书档案、实物档案、专业档案、科技档案、声像档案、电子档案与数据等内容，明确档案内容可为具体处置和管理工作的开展指明方向。

（3）把握归属流向。机构改革过程中的档案管理工作往往会涉及档案交接处置，这类工作的开展必须合理把握档案的归属和流向，以此保证档案管理工作的针对性和有效性，档案交接处置的分类推进属于其中关键。对于撤销建制单位或纳入重新组建机构单位的档案来说，档案应自变动之日起全宗终止，并整体移交新机构，移交过程不得分散并实行封口管理，并在到达规定年限后移交档案馆，新组建机构档案需新设档案全宗进行管理。

（4）加强安全保密。在机构改革过程中，私自销毁、转移、留存、带走档案的行为必须严格禁止，并严格依据《保密法》、《档案法》等规定，严格追究存在相关错误的个人和单位责任。对于档案移交过程中涉及的密件来说，需做到单独列表造册，解密审核工作需严格遵循保密部门要求，如档案文件需调整密级，需附有保密调整说明，解密文件也需要明确附有解密标志，才能更好满足档案移交需要。

2.针对性问题处理。结合上文提及的相关问题，档案管理工作者可通过提前介入、强化档案法制观念、改变服务观念等措施针对性处理问题，具体措施如下：（1）提前介入。对于机构改革档案管理工作来说，档案管理部门及人员必须摒弃“机构合并时行动”的错误认知，并基于调查摸底实现提前介入，以此提前明确档案移交单位数、机构变动和设置情况、档案的质量和数量等关键信息，相关问题的发生几率即可得到较好控制。同时，各级党委全面深化改革领导小组在机构改革中发挥的关键性作用必须得到重视，档案管理部门应尽可能加强与小组的联系，保证改革实施方案能够包含档案接收、移交相关内容，以此保证档案管理工作的时效性。此外，档案管理部门还需要通过联合督导和检查的方式明确涉及改革机构的档案管理情况，并督促其整理归档文件、解决档案不完整问题，机构撤并前整理归档的文件应由档案室统一管理。如发现单位移交的档案存在问题，相关单位的领导、档案人员等应共同开展研究以解决问题，以此真正做到机构改革过程中档案工作的规范有序、忙而不乱，避免档案丢失等问题出现。（2）强化档案法制观念。需重点宣传机构改革背景下档案管理工作涉及的相关法律条文，以此增强依法管档自觉性。需针对性开展执法监督检查应对机构改革过程中档案管理工作可能出现的违法违纪行为，如撤并过程中单位出现档案损毁丢失问题，相关人员及分管领导需承担的责任也需要得到明确。（3）改变服务观念。为更好满足机构改革档案管理需要，各级档案部门必须加大指导力度、改变服务观念，以此不断探索主动服务、跟踪服务、超前服务，配合业务培训、现场指导，服务观念的改变以便更好满足机构改革的档案管理工作需要。

3.推进公共服务转型。为更好满足机构改革需要，档案管理工作体系的构建还应不断推进公共服务转型，这种转型需围绕档案公共服务理念塑造、档案工作运行机制改革展开，具体转型路径如下：（1）档案公共服务理念塑造。在机构改革过程中，档案管理工作需同时塑造公共服务理念，这一理念应立足现代化档案事务治理体系与治理能力展开。在共同参与、分工负责的多元化社会事务治理体系构建过程中，档案公共服务理念塑造需重点关注多元治理主体的培育，因此档案管理工作必须改变传统思想，树立档案事务经营多元主体思想。基于档案事务经营核心主体的发展和培育，可更好应对机构改革带来的档案管理挑战，配合与其他职能部门的深入合作，机构改革下的档案管理工作可掀起一场关于自身权力的革命，档案事业的个性化、多元化发展也能够伴随机构改革逐步实现。通过提升档案工作的社会性程度，“小政府，大社会”认识下的档案管理工作将全方位满足机构改革需要。（2）档案工作运行机制改革。机构改革过程中的档案事务管理权利清单需得到重点落实，而结合机构改革带来的一系列转变，现有的档案行政管理机制也需要开展针对性改革，改革的关键在于大幅提升档案业务指导职能，并同时保留必要的行政管制权利。基于机构改革构建管制与指导并重的工作格局，档案行政管理工作可真正以社会档案事务主体的培育和发展作为着力点，可操作性、针对性较强的档案管理工作体系建设由此获得充足支持。

4.开展数字化档案管理探索。基于机构改革提供的便利，伴随机构改革的数字化档案管理开始探索，这一探索可围绕档案资源科学整合、三位一体档案防护展开，具体路径如下：（1）档案资源科学整合。档案资源的科学整合需围绕“存量数字化、增量电子化”战略展开，配合资源结构的优化，即可有效延长纸质档案寿命，且更好保证数字档案的完整性、真实性、可用性。此外，云技术的引入与应用也能够较好服务于档案资源科学整合，如“中国档案云”，机构改革过程中的档案管理工作可由此真正解决信息孤岛问题。（2）三位一体档案防护。为应对机构改革、时代发展催生的一系列档案管理工作，档案防护工作需得到更高程度的重视，并以此针对性开展围绕人防、物防、技防的档案防护工作，如制定档案机密信息保护制度、合理引入与应用高新技术、建设档案大数据存储备份中心，机构改革下的档案管理工作可由此更为顺利开展。

综上所述，适应机构改革需要的档案管理工作体系构建存在较高现实意义，在此基础上，本文涉及的加强认识、常见问题明确、针对性问题处理、推进公共服务转型、开展数字化档案管理探索等内容，则提供了针对性较高的档案管理路径，而为了更好满足机构改革需要，针对性的业务培训、档案主管部门的全程参与同样需要得到重视。

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