大爱无疆共建家园 兢兢业业不负使命

徐欣

摘 要：汶川之痛，随着时间的流逝，慢慢将很多人心头的那道伤口愈合抚平。2008年地震过后，政府实施科学重建，一座座新建筑拔地而起，一个个新家园的竣工落成，让灾区人民搬进了新家园也开始新的生活。大爱无疆，共建家园，集团成为灾后重建单位之一，在成都市市委、市政府的指示下，集团保质保量的在规定时间完成了全部灾后重建工作，但集团灾后重建工程项目档案工作直至灾后两年多才真正告一段落。

关键词：灾后重建;档案管理;文件归档

一项重任，档案管理创新思路

2008年5月12日14时28分04秒，四川汶川、北川，8级强震猝然袭来，大地颤抖，山河移位，大量房屋校舍被毁。

灾情发生后，集团负责彭州、崇州、都江堰、邛崃、大邑等九个区（市）县152所中小学、60所卫生院、94所派出所的灾后重建工作。集团领导对灾后重建工作高度重视并做了重要部署，同时强调档案工作是重中之重。集团档案室针对灾后重建项目时间紧任务重的情况进行了积极的创新探索，集团领导反复开会研究、讨论，最终提出了“提前介入”的灾后重建项目档案管理思路。在灾后重建档案管理工作中，采用“分阶段把关、全过程管理”的档案工作形式，将档案服务工作提前到工程开工前。同时档案室多次与项目部召开专题会议，根据以往档案工作管理经验，结合灾后重建项目繁多、时间紧迫的特殊情况，最终提出对项目档案管理制度进行细化，分阶段（签订合同的阶段、开工前的阶段、建设过程阶段、移交阶段、尾款结算阶段）参与档案工作指导的总体思想，并在短时间内组织档案人员编制了《项目档案工作实施细则》及《项目档案管理手册》，通过细化归档职责、明确项目文件归档范围、归档数量、归档时间以及归档质量等具体要求，规范灾后重建项目文件材料移交标准，实行工程档案精细化管理，为档案验收打好基础。

一项工作能够顺利开展得益于与之相适应、合理有序的管理制度。在科学周密的档案管理制度下，公司档案工作在签订合同的阶段、开工前的阶段、建设过程阶段、移交阶段、尾款结算阶段把关，狠抓檔案的收集、整理、归档全过程和细节控制。

一是在签订合同阶段，档案室配合合同部，在设计、施工等参建单位的合同中明确工程档案的质量、数量、移交时间、移交内容、组卷要求、声像资料制作要求等事项;工程开工前，配合项目部参加开工见面会议、开展工程项目档案培训会，强调灾后重建项目档案的重要性，确定灾后重建项目档案工作的整编标准，明确各参建单位的归档职责;二是在基础验收阶段、主体封顶阶段、竣工验收阶段，档案人员到项目建设现场对应归档的文件材料（包括图纸、声像材料）进行同步检查和验收。集团项目部工程技术人员对文件材料的真实性、完整性进行审核，档案人员对文件材料是否符合归档要求进行检查。工程文件检查不合格，档案人员会提出书面整改意见，项目部工程技术人员督促其整改。三是在工程文件材料移交阶段，严格按照集团移交、审核流程办理：第一步，施工单位按照集团灾后重建项目档案管理要求将应归档的文件材料（包括图纸、声像材料）进行整理、组卷、装盒，并审核其是否齐全完整、真实有效。审查合格后将所有文件材料移交给监理单位。第二步，监理单位按照集团灾后重建项目档案管理要求将监理资料整理、组卷、装盒，并审核其是否齐全完整、真实有效。同时审查施工单位移交的文件材料的齐全完整性。审查合格后将所有文件材料移交给监管单位。第三步，建管单位按照集团灾后重建项目档案管理要求将建管资料整理、组卷、装盒，并审核其是否齐全完整、真实有效。同时审查施工单位的文件材料、监理单位的文件材料是否完整、准确。审查合格后将所有文件材料移交给集团项目部。第四步，项目部负责审核工程建设中产生的所有文件材料是否齐全完整、真实有效，是否能够准确反映本工程建设的实际情况。审查合格后将所有文件材料移交给集团档案室。第五步，集团档案人员根据各单位或部门相关领导签署的《档案审查验收意见表》和《移交清单》接收并审查该项目所有文件材料。第六步，该项目所有文件材料移交齐全并审查合格后，集团项目部凭档案部门负责人签署《移交清单》才能为参建单位申请支付工程结算尾款。集团档案工作“提前介入、分阶段把关、全过程管理”的模式确保灾后重建工程档案的顺利移交。

一股毅力 ，档案员工日夜奋战

在整个灾后重建施工过程中，档案室人员密切配合项目部参加开工见面会议，在都江堰、崇州、彭州、大邑、邛崃陆续举办了工程档案培训，同时将《项目档案管理手册》及时发放给各参建单位。在工程基础验收、主体封顶、竣工验收阶段，档案室工作人员分三组对九个片区应归档的工程资料进行同步检查验收。冬去春来，档案室工作人员到正在建设的学校、卫生院、派出所进行档案工作指导四百多次，检查档案三万多卷，报送整改通知单六百多份，为该项目大量文件材料的归档工作打下了坚实基础。

2009年9月，集团承建的重灾区128所学校全面建成并投入使用，紧接着次重灾区学校、卫生院、派出所也陆续竣工。工程竣工后，大量竣工档案、结算档案移交到档案室，堆积如山，渐渐埋没了档案人员的身影。每到年底是施工单位结算付款的时间，档案室工作人员连续加班数十日审核移交的档案。虽然工作量大，时间紧，档案室工作人员仍然一丝不苟，认真查看每一卷档案每一页内容，档案案卷最厚的有三百多页，最薄的也有三十页。工作人员的手套都被磨破了，手指常常被纸张划伤，结疤后又划伤，慢慢长出厚厚的茧子，即便如此大家仍然全神贯注不放下手头工作。对于不合格的档案，档案人员耐心讲解，亲身示范。参建单位在移交档案过程中遇到困难或特殊情况，档案人员积极研究讨论对策，努力协助集团项目部、参建单位做好灾后重建项目档案的收集工作。在新模式的助力下，灾后重建项目档案质量和移交速度得到了很大的提高，档案审核工作也顺利完成。据悉，灾后重建项目共移交档案14935卷，光盘1224张。档案审核只是档案后期工作的第一步，接下来是大量档案的整编、录入和入库工作。

一本规范的、标准的、符合国家要求的案卷，需要填写档号、制作卷内目录和备考表、装盒写脊背、也要在档案信息管理系统录入数据、上传光盘内容，同时必须做到案卷实物与档案信息管理系统内容完全一一对应。工作内容虽然简单，但是需要档案工作人员细心、耐心，是个慢工出细活的繁琐工作。为了让重灾区中小学灾后重建项目档案尽快入库方便查阅利用，同时迎接省档案验收小组专项验收，档案室老员工带新员工，连续加班奋战一个多月，寒冬天早晨七点半，天刚蒙蒙亮就到公司，晚上工作到天黑九点过才离开，甚至在午休的时间，也在讨论接下来怎么样把工作做得更快更好，商量两个人怎么样配合才能提高效率。大家相互调侃说是过着“暗无天日”的日子，却也是充實、快乐的日子。

在这次繁重的工作任务中，档案室不仅涌现出先进的人物，全体档案室员工之间的互帮互助、齐心协力的精神也令人感动。档案室负责其他项目的档案人员在忙完自己的工作后，主动帮助灾后重建项目完成档案整编工作，大家分工合作，形成一条流水线，比如：有的挂接光盘，有的编制光盘档案卡片，有的将所有整编好的档案要按顺序排列好，有的按照10卷一摞将整编好的档案捆绑在一起，这样提高了提高工作效率，也为档案运送到库房做好准备。

几千盒整编完成的案卷需要入库排架，这也不是一件容易事，既耗费脑力也考验体力。一方面要科学合理排架，计算预留空间，达到密集架利用最大化，并且便于查找;另一方面沉重的案卷上架下架需要消耗大量体力。库房管理员带领档案室所有男员工在短短三天时间里在档案室办公楼到档案库房短短千余米的路上他们来回了数百次保质保量的完成了任务。有档案人员还因此光荣负伤。看着档案库房里一排排整齐、标准、规范的案卷，档案人员由衷的感到自豪和骄傲，每卷档案上都有档案人员的辛勤付出和无私奉献。

在灾后重建项目档案工作中档案人员也发现了不足之处，如因对建设工程不够了解，导致对一些工程文件是否归档模棱两可;档案信息管理系统的不够完善，板块设计不够灵活，不够智能;档案脊背的打印、剪裁和粘贴要耗费很多时间;工程照片档案的整编;平时忙着工作，学习的时间较少，有时会觉得书到用时方恨少;档案人员整天坐着办公缺乏锻炼，在做搬运档案的时候容易受伤等等。

一种态度   档案成果收获完美

档案室如同一个大家庭，相互帮助、相互鼓励、共同进退，为做好灾后重建项目的档案工作一直齐心协力，奋勇拼搏。“随风潜入夜，润物细无声”，这是档案工作者的真实写照。一个潜字，形象地表现着档案工作的特殊性和档案人员的工作态度。没有热烈的掌声，没有羡慕的眼光，不管是深入一线辛勤指导档案工作，还是在工程完工后积极收集整理各类文件，还是在审计时密切配合相关查档工作，档案人员始终保持兢兢业业，以严格、认真、低调的态度做好每一件事。

宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来。2012年11月档案室接受了由省档案组织的省级重点建设项目“成都市重灾区中小学灾后重建项目”竣工档案专项验收。由于公司档案实行统一管理、案卷质量优秀、档案管理模式先进、档案工作受到公司领导重视等测评内容，达到省重大建设项目档案验收要求，经验收小组综合测评，验收考核结果为优秀，是四川省国有企业中为数不多的在项目档案验收中获得优秀的企业。同时成都市档案局为表彰集团档案室务实创新、依法加强档案管理、在重大建设项目档案工作中取得了显著成绩，特通报集团为“成都市经济科技档案工作先进集体”以及“年度重大建设项目档案工作先进单位”。这些荣誉来之不易，它们凝聚了工程技术人员、档案工作人员的辛劳和汗水，离不开集团公司领导的关心和支持、相关部门的配合和帮助。

路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。集团档案工作者将一如既往、兢兢业业，不断学习，总结实践经验将集团档案工作推向新的高峰，为档案事业做出贡献。