从高校评估谈高校档案管理的发展趋势

杨艳红

摘 要：目前我国高等院校普遍实行“五年一轮”的本科教学工作质量评估，高校评估是我国保障高校教学教育质量，提升办学水平，维护学校良好形象的主要举措之一，会严重影响高校的未来发展。高校档案管理在高校评估过程中具有十分重要的地位，是本科教学工作质量评估工作的重要科学依据，同时对高校定期进行教育教学工作质量评估可以有效地促进高校档案管理的发展，形成相互促进，相互影响的良好循环关系。本文对高校档案管理的发展情况以及未来趋势从高校评估角度进行研究与发展，以期促进学校进一步发展。

关键词：高校评估;高校档案管理;发展趋势

高校的中心工作任务便是教育教学，高校教育评估的主体便是教学评估，高校教育评估是对高校教学质量进行衡量与提升的重要管理手段。我国教育部要求，我国高等院校普遍实行“五年一轮”的本科教学工作质量评估，该项评估结果具有较强的综合性，已经成为评估一所院校教育教学质量的“金标准”。该项评估工作已经成为对高校的教学质量有效提高，对高校的班数学水平进行有效提升，对发展道路进行有效扩展的重要方法。本文从高校评估角度来对高校档案管理的发展趋势进行进一步探讨，对现阶段我国高校档案管理过程中出现的问题进行针对性分析，同时根据分析结果制定个性化的解决措施来持续性发展高校的档案管理工作。

一、对高校教学质量进行提升的重要管理手段包括高校评估

我国教育部通过多年教學实践管理经验，于2003年提出高校评估管理任务，要求普通高等院校建立“五年一轮”的高校评估制度，评估我国所有的普通高等学校的教育教学工作，课程教学评估、专业教学评估、综合教学评估以及教师教学评估等是高校教学评估的主要类型。合格课程与重点课程评估、本科优秀教学评估教学过程评估以及课堂教学质量评估等是目前高等院校普遍使用的评估形式，这些评估形式约占所有评估工作的九成以上。高校评估是最为重要的工作任务之一，高校评估结果往往显露着一所高等院校的教学工作水平以及质量，其结果还对学校的荣誉地位产生直接的影响，同时还会同学校未来的发展有着密切的关系，很多高校高度重视此项评估工作，学校领导以及相关部门往往会提前很长一段时间准备此项评估工作。高校评估体系内涵十分丰富，主要包括一级指标7个、特色项目1个、二级指标19个以及观测点44个。在进行评估之前，教育部门往往会提前告知学校进行准备，高校也会提前将相关材料准备好，等待专家组的重点检查。专家在入驻学校后也会根据学校准备的材料，同时与入驻后观察与收集到的学校具体情况相结合，最终得到一个与学校的实际情况最为吻合的评估结果。

二、在高校评估中档案管理的作用

评估结论的准确性受到多方面因素的影响，其中档案的完整性以及真实性对结果的影响力最大，档案材料是各项工作过程中所形成的原始资料，是学校办学特色以及工作成就的载体，也是专家入驻学校后短时间内了解学校的主要途径，相关档案材料可以客观地反映出学校的各个方面的基本情况，同时档案材料也是根本材料，可以帮助各个管理人员开展各项工作，高校内的各个管理人员均会从一定程度加大对档案管理工作的力度。

三、现阶段我国高校档案管理存在的不足

高校评估符合中国现阶段对于高等教育工作质量提出的要求，也是国家从大角度全面地管理高等教育院校的一个有效手段，同时高校在迎评的过程中也会将教学档案作为迎评工作的重点检查管理对象，因此很多高校开始加大对教学档案的管理，将其放在迎接高校评估工作的首要任务上。但是现阶段，我国高校档案管理工作存在很多缺陷与不足，需要进一步优化以及规范。具体存在的问题如下：

1.档案材料不齐全

在进行高校评估时，很多工作人员由于疏忽等意外情况的发生，而导致档案材料严重缺失，材料的缺失会对高校的后续工作产生影响。例如教师或者教研人员在申报某项课程、某项专业的过程中，往往仅包含申请材料，而缺乏申报过程等方面的材料，在进行高校评估过程中，需要对近3年的教育教学工作进行重点检查，则由于多种因素的影响而导致教学材料的缺失会进一步影响教育教学工作的评估结果。导致教学材料缺失的主要因素包括学校对相关部门的管理人员频繁更换，在进行人员交换过程中，对于档案材料的交接工作没有引起高度重视，导致人为流失部分档案材料。同时很多高校全面开放实验室，学校内的所有学生、教师以及工作人员均可以进入，没有一定的限制，但是在档案管理的过程中发现此类实验室开放记录等方面的资料严重缺失，同时很多教师教学不认真，对于自己布置的作业、实验报告以及论文等材料缺乏修改记录以及相应的错误批准，最终严重影响高校评估工作的结果。

2.学校缺乏先进的教学档案管理手段

《归档文件整理规则》（国家档案局）是目前为止很多学校档案管理依照的主要规章制度，但是很多学校并没有贯彻落实，且高校的教学档案包括文件类等多种类型，例如试卷、学籍档案、学位档案以及论文等档案材料，但是高校往往缺乏统一的规范以及整理标准而极易出现很多问题。现阶段，很多学校仍然使用较为落后的档案管理手段，无法科学有效地对档案进行管理。

3.档案材料不规范

在高校的档案管理中存在较为普遍的不规范等现象，例如前后名称不一致、相同内容的表格、部分统计表格式和内容不统一等。同时很多档案文件被学校的职能部门所保留，这些档案文件往往缺乏文件日期以及公章等内容，同时很多公文均要求纸张大小格式以及字体格式等。同时很多数据文件是由高校的交叉部门所上报的，这些文件一般对口径缺乏统一性，口径的缺乏极易导致数据的失真，最终影响高校评估结果。

四、高校档案发展对策

档案管理的发展虽然受到高校评估工作的制约，但是也是档案管理发展的动力，同时学校档案工作的进一步发展也会对高校未来的发展产生影响，高校档案工作的管理重点应该是促进档案管理人员的流动的优化以及加快高校档案材料建设的信息化，促进高校档案发展的对策具体包括以下几个内容：

1.建立自评自建机制

对档案管理工作进行整顿、促进以及建设可以充分利用高校评估的推力，但是不能仅仅依靠高校评估的外在推进来进行高校档案管理，还需要在未进行高校评估工作的时间阶段做好自查自评工作。高校的档案工作管理需要建立一个自评自建的长效管理机制，做好周期性自查、自评以及自建工作，避免临时处理多年积存的档案。高校档案管理自我驱动的动力包括此类自评自建机制，对档案工作情况进行反思与总结，扬长避短，扎实基础，做到持续性发展。

2.将教学档案与评估档案进行分开建设

在进行档案管理的过程中，需要将教学档案与评估档案进行分开建设，评估档案工作需要相关人员对《评估方案》中的问题进行回答，将直接形成的具有高价值材料文件进行收集整理，以此来对文件材料的完整性进行维护。在进行高校评估过程中，需要做到以评促建、以评促管。二者形成相辅相成，相互促进的关系。

3.建立档案管理的目标责任制

在管理工作中出现的问题往往均是由责任不明导致的，因此需要建立科学有效的教学档案管理制度，明确与分级各类人员的任务以及责任，明确教学档案中的保存范围、时限以及内容，高校主管领导作为第一负责人，高校内各个教学单位的负责人作为第二负责人，教学秘书作为一级执行人，教研室的管理人员作为二级执行人。将公开制度以及奖惩制度进行定期检查验收，在建设与管理教学档案的过程中需要将各個级别的领导需要进行管理的任务有效明确，将管理部门的日常管理中加入档案管理的方法与任务，有效加大三级档案管理工作的力度，使得科学、有效以及个性地对档案材料等进行管理。

4.加快高校档案的信息化建设

传统的手工管理、被动服务模式以及内向管理是目前大多数高校档案管理的主要手段，虽然此类管理手段具有一定的优势，但是随着社会信息化建设的不断推进，这些传统的信息管理手段无法满足信息化的要求，也无法满足高校各个学科建设的需求，特别在高校评估工作过程中，需要对相关信息进行快速、准确、便捷地管理。因此政府以及相关部门需要积极对档案信息数据库进行全面地建设，信息化管理高校档案材料，可以在高校内利用局域网环境来实现办公的自动化，推进高校档案管理的现代化的进程。

五、小结

本文从高校评估角度来对高校档案管理的发展趋势进行进一步探讨，从多个角度，多个方面来对高校档案管理进行叙述，以期为高校档案管理提供科学依据，但是本次研究中可能存在很多问题，同时本人的看法具有一定的局限性，希望相关人员可以对本文进行指正。

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