关于人力资源和社会保障部门档案管理新方法的探讨

贾延红

摘 要：信息化时代背景下，人力资源的开发和流动，社会保障工作的多方位和全覆盖，是人社部门档案管理工作的责任所在，也是重点和难点所在。因此，人力资源和社会保障部门要肩负起社会的重任，提高人力资源和社会保障档案管理水平，以便促进社会健康发展。本文分析在信息化时代下人力资源和社会保障档案管理工作中存在的问题，并探索有针对性的解决方法和建议，以期为人力资源和社会保障的档案管理工作提供发展新思路。

关键词：档案管理;人力资源;社会保障;新方法

引言

近年来，人社部门负担着保障民生、服务社会的工作使命。人社工作衍生出人力资源档案和社会保障档案的管理工作。随着社会发展，人力资源和社会保障管理档案的数量和详细程度都有所增加，要求人社部门需要结合先进的信息技术，创新人社档案管理方法，完善人社档案管理制度，提高人社档案管理水平，进而更好地服务群众，保障社会发展。

一、人力资源和社会保障部门档案管理工作的重要性

人社档案管理工作对社会与群众都具有重要价值。宏观上看：为人力资源的开发利用和跨地区跨行业流动服务，为社会发展提供五个险种多方位和全覆盖的保障，是人社部门档案管理工作的重点。微观上看：人社档案几乎涵盖了个体的一生，社会保障档案记录了一个人的生老病死的人生历程，人力资源档案记载了一个人的学习、求职和工作经历。在社会快速发展的时代背景下，我国逐渐开展档案管理信息化工作，以此提高档案管理工作效率，“互联网+档案管理”战略的实施应运而生。对于人社部门来说，如何适应时代要求做好档案管理工作，是一项复杂而艰巨的任务。

二、人力资源和社会保障部门档案管理工作中存在的问题

1.对人社档案管理的重要性认识不足

人社部门档案管理，不论是对于整个社会发展，还是对于个人来说，都具有非常重要的作用，这点是毋庸置疑的。近年，有些地区虽然对档案管理工作的重要性有一些认识，但还是远远不够，个别地区甚至还停留在保存纸质档案的初步认知阶段。有些地区领导不重视，资金和人员投入就少，工作却日益繁重，这就使得档案管理工作捉襟见肘。通常情况下，档案管理人员主要负责管理纸质与电子档案。为了确保每个人档案记录内容的真实性与有效性，档案管理人员需要一遍一遍的检查记录的内容。假如这种对档案工作不重视的风气上行下效，基层一线的档案管理人员也对档案工作重要性的认识不足，再加上档案管理工作内容相对繁琐和枯燥，就难免会因为工作不认真负责而造成失误，那就会大大降低服务水平，社会影响也很恶劣。

2.档案管理制度体系的不健全

人力资源和社会保障档案的管理，往往会涉及到多个领域和多个地区。目前不少地区的人社档案管理，是档案随人走随事走。人力资源档案随人走，人到哪，档案转到哪。社会保险档案根据工作单位参保所在地不同而进行转入或转出，时间空间跨度都很大。虽然这种方式确保了人社档案的流动性和灵活性，但是由于不同地区部门之间缺乏沟通与协作，也容易造成档案管理工作缺乏统一性规定和整体性调度。此外，这种档案管理方式，容易将个人的不同档案进行分别管理，当个人要求进行档案调用时，不仅增加了档案管理人员的工作量，也造成了社会保障管理方面的一些问题。在实际的管理过程中，某些地区的档案管理工作缺乏良好的硬件条件支持，还由于人力投入的不足或对档案管理缺乏重视，造成档案保存失误或档案丢失的状况。在这种情况下，人社档案管理部门的工作难度逐渐加大。

3.档案管理的软件和硬件设备的相对缺乏

工欲善其事必先利其器。随着社会发展以及科学技术水平的提升，良好的软硬件设施成为人社部门档案工作顺利开展的前提条件。人力资源和社会保障部门主要负责搜集、保存、调用人力资源和社会保障档案。如果能够采用信息技术手段提高档案查阅调取的工作效率，就能大大节约时间。有些地区的人力资源和社会保障部门的信息系统和硬件设备更新的速度相对较慢，不利于提高档案管理的工作效率以及档案管理水平。一方面，人力资源和社会保障部门需要搜集本地以及外来人员的信息资料，保证自身能够充分掌握本地的人才结构;另一方面，由于每个人的就业和社保信息资料并不是一成不变的，人社档案管理部门就需要不断地补充完善资料。比如，人员的就失业状态的变动和社保类型、金额、参保年份的变动等等。如果档案管理人员想要做好这些工作，就需要投入大量的时间与精力。同时人力资源和社会保障部门需要为其工作提供一定的资金支持。现在是信息化社会，信息更新速度加快，如果不能掌握科学有效的档案管理方法，很难高效率地管理好人社档案。

三、解决人力资源和社会保障部门档案管理问题的办法及措施

1.实施建立健全的人社档案管理制度

由于尚未形成完善人社档案管理制度，制约了档案管理工作的进一步开展。因此，人力资源和社会保障部门有必要根据当前现状以及专家、工作人员的建议，构建完善的人社档案管理制度。具体如下，第一，确定管理流程。人社档案管理部门需要搜集当下的管理问题，以此制定科学的管理流程，确保工作人员管理工作的有序进行;第二，建立奖惩机制。为了保证工作人员积极地开展工作，档案管理需要建立奖惩机制。比如，机构通过工作人员完成工作的质量、公众对其的服务评价、工作态度等等评定其工作整体水平，进而做出奖励或者惩罚;第三，更新档案管理制度。由于社会不断地发生变化，人社部门的档案管理工作方法也要完善。因此，人社档案管理部门需要根据实际，掌握档案管理技术、制定档案管理方法等等，更新管理制度，更好地适应社会发展。所以，人力资源和社会保障部门要以发展的眼光看待人社档案管理工作，不断完善制度，提高档案管理质量。

2.提高人社档案管理人员的素质

人社档案管理人员素质关系着档案管理质量。因此，人力资源和社会保障部门需要培养工作人员专业素养，提高工作人员档案处理水平。第一，加大培训力度。在现代社会下，我国互联网与信息技术水平逐渐提高。基于此，部分人社档案管理部门更换了档案管理信息设备。然而，有的档案管理人员的计算机操作水平并不高，阻碍了信息化工作活动的推进。因此，人社档案管理部门需要提高培训力度，帮助工作人员学习信息化操作性知识，并提高他们实践操作处理档案信息系统的能力。为了督促工作人员学习知识，积极参与培训，人社檔案管理部门需要定期考核员工学习水平，以此强化培训效果。第二，创建良好地档案管理工作氛围。比如，人社档案管理部门可以在办公室张贴一些关于管理档案的方法的标语，潜移默化地影响他们的思想意识。第三，组织学习活动。人力资源和社会保障部门应该加强交流和学习。如果其他的档案机构的管理水平相对较高，就可以组织自身的档案管理工作人员的学习经验。第四，开展档案管理知识竞赛活动。人社档案管理部门可以通过举办竞赛活动，激发工作人员学习档案管理知识的欲望。第五，利用微信等现在常用的媒介，提高档案管理宣传力度。随着社会发展，大部分档案管理人员的手机上都下载了微信。微信公众号成为了时下流行推送信息的载体。基于此，人社档案管理部门相关人员可以在微信公众号上撰写关于档案管理的文章，以便工作人员随时观看，同时也方便交流。

3.人社档案管理的信息化建设

传统的档案管理方法的封闭性较高。比如，档案管理人员无法全面及时地获取人力资源信息和社会保障各险种的参保缴费信息，造成档案管理人员的工作效率相对较低。为了适应时代和群众需要，人力资源和社会保障部门不应固守于传统的档案管理方法，而是着眼于当代的档案管理模式。伴随着社会发展，人社档案管理部门需要做好档案管理的信息化建设工作。这样，不仅可以节约人力、物力、财力等成本，而且能够提高档案服务水平。人社档案管理部门需要应用信息技术，更好地规范档案管理流程，保证工作人员工作质量。具体如下，首先，人社部門需要根据当地档案管理发展水平，制定信息化档案管理标准。其次，人社部门根据需要，分配各业务科室进行档案信息化管理的工作任务，以此提高工作效率。再次，争取各地区之间充分进行人社档案的资源共享，加强各地区、各险种之间的沟通与交流，以此确保档案的完善和科学化管理。最后，需要加大力量研发一个统一的人社档案系统平台，人力资源档案与社保档案加强信息融合，避免冗余重复，确保档案信息的详实安全和查询使用的方便高效。总而言之，人力资源和社会保障部门需要加快档案的信息化进程，提升档案管理的智慧化与科技化。

综上所述，在信息化时代下，我国社会飞速发展。人社档案伴随每个人一生，记录了个体的生老病死，见证了求学、工作经历，任务艰巨，举足轻重。为充分发挥人社档案的社会服务职能，需要进一步提升人社档案管理水平，完善档案管理制度，更新档案管理硬件和软件设施，培养档案管理人才。总而言之，人力资源和社会保障部门需要以发展的眼光看待档案管理工作，不断探索新方法，才能确保档案管理工作的科学性和先进性。

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