加强工程档案管理对促进工程质量的作用探讨

李建华

摘 要：伴随着近年来国民经济的腾飞，国内工程建设的规模与数量也在持续攀升，在上述复杂背景形势影响之下，工程档案管理于工程质量保障层面的重要作用与地位日益彰显。工程档案属于现代工程建设管理工作中不容忽略的重要部分，其在某种程度上反映着工程质量，因此加强对工程档案的研究与管理具有特殊意义。本文将以工程档案管理与工程建设之间关系作为切入点，详细就工程档案管理对工程质量的促进作用进行详细介绍，并在上述基础之上就加强档案管理促进工程质量提升的有效举措进行深入剖析，希望本文对从事工程档案管理研究的技术人员有所帮助。

关键词：工程档案;工程档案管理;工程质量;档案管理

我国经济体制深化改革的持续推进，促使国内工程建筑行业迎来了前所未有的良好发展机遇，建筑工程行业得以飞速发展，在满足社会发展以及人们生活需求的同时，也带来了令人堪忧的工程质量问题。工程质量不仅与工程的实用性及使用寿命息息相关，而且其直接关乎用户的生命与财产安全，因此如何通过加强工程档案管理的方式，有效提升工程整体质量是时下不容回避的棘手问题。工程档案属于工程施建的重要记录依据，其不仅是工程验收的重要内容，而且也是工程投入使用之后的管理及维修的重要参考依据，因此加强对工程档案管理工作具有重要意义。

一、工程档案与工程建设之间的关系概述

工程质量是工程建筑施工的核心内容，任何企业都应当将其视作是重中之重，而工程档案管理作为工程建设质量相关的重要内容，企业以及相关管理部门则必须对其予以高度重视。通常情况下，工程档案的建立与管理会先于具体工程建设施工，相关工程项目立项文件为工程项目的顺利立项以及核查等诸多环节提供重要依据，并且在整个工程项目的具体建设过程中发挥护驾保航的作用。在实际的运营过程中，很多文件资料都需要在工程施建之前提前准备到位，倘若相关文件缺失或者疏于管理，那么不仅仅无法保障工程建设项目的顺利实施，而且工程建设质量也将无法得到有效保障。另外，相关文件资料的合理合法性与工程建设施工的精准性之间也存在密切的关系，以工程所涉及的原材料为例，所有工程项目中的原材料都必须进行相应的检验试验，只有检验结果符合行业标准方可投入使用，而相关的检验结果都需要生成相应的检验文件并进行妥善的保存，这些文件将会作为工程质量验收的重要内容。总而言之，工程档案管理贯穿整个工程建设的施工过程，成为了其不容忽略的重要组成部分，而且对于工程建设的顺利进行与整体质量保障都至关重要，工程施工单位必须对其予以高度重视。

二、工程档案管理对促进工程质量的作用探讨

1.工程档案隶属于工程建设的重要内容。工程档案属于工程项目的重要组成部分，该项内容贯穿整个工程项目的始末，而且其涵盖了整个项目中几乎所有的相关文件资料。通常情况下，工程档案主要包含与工程相关的相关审批文件、施工检验记录以及工程设计方案等内容。工程项目在具体施工之前，所涉及的所有相关资料都在其管辖范围之内，因为工程档案是确保工程项目合法性的重要指标，而且也是工程质量保障的重要前提。倘若在具体工程施工建设过程中，上述内容发生了补充或者变更，那么与之相对应的工程档案也应第一时间进行相应的订正。另外，关于工程档案管理，文字文件记录属于档案管理的常规形式，但也并非是唯一形式，例如我国基层的房屋工程建设大多都是依靠相传的方式进行传递，这种特殊方式并非是对档案管理的否定，确切的讲应当是档案管理的一种特殊反映。

2.工程档案能够折射出工程的质量情况。在传统的工程理念中，工程施工质量仅仅只是工程性能以及安全等一系列性能的概括。现如今，伴随社会的进步以及科技的发展，受众以及社会对于工程质量优良重新进行了定义，即现代工程除了需要满足基本性能之外，还应当兼顾经济性、实用性以及环保性等诸多内容。当然，现如今的工程质量评定也非仅仅依靠工程施工所能判定的，而是应当参照工程档案进行综合全面的考量评价。另外，许多工程在具体的建设过程中，往往会存在或多或少的隐藏工程，而此类工程单一的依靠工程施工图纸或者检验试验记录是无法进行精确分析判断的，若想要对其进行中肯的评价就只能借助于工程档案。综上所述，加强工程档案管理对于工程项目的质量管控而言至关重要，当然该项工作需要施工方、建设方以及监理方共同协助完成，只有三方持续的提升档案管理工作的重视程度，才能确保工程档案管理工作有序开展。

3.工程档案管理属于工程质量控制的关键环节。与工程档案管理工作不同，工程档案建立属于一个相对比较模式化的工作，但是在具体的工程档案管控过程中，档案建立并非是一个简易和独立的过程，其需要依托工程项目的具体内容和过程实事求是的构建，而恰是该特点也决定了其对于工程质量拥有了良好的管控作用。例如，关于工程施工现场的质量管控，往往需要从生产工艺以及原材料质量等多个层面着手，而不同工艺方法、材料质量的情况等内容都是影响工程质量的关键指标，而上述内容又都隶属于工程档案管理，因此准确的讲工程档案管理内容涵盖了工程质量相关的诸多内容，其本身就属于工程质量把控的关键环节之一。

4.工程档案管理对于工程质量的提升有着明显的促进作用。从前文得知工程档案管理属于工程建设的重要行政许可条件，除此之外其也是工程验收的重要内容之一。工程檔案管理本身就是行政部门进行执法检查的一部分内容，因此从某种意义上讲加强工程档案管理的审查，也是提升工程质量的一种有效途径。鉴于以上内容，企业会投入更多的人力物力致力于工程档案管理，对档案中涉及的每一个工序、记录以及试验都进行缜密严格的记录，而上述过程在某种意义上加强了管理人员对工程施工的监督与监控，整个工程的质量水平自然也能够有所提升。例如在工程施工之前，加强对各种信息资料的记录审核，一旦发现问题都可以通过及时整改和优化的方式，以此便能及时有效的遏制和减少工程质量问题发生。

三、加强工程档案管理的有效措施探究

1.加强对工程档案的创建管理。工程档案管理是一项比较系统的工作，其需要管理人员在具体的工程施工前期就开始着手准备，然后在后续的施工过程中以及竣工交付一定时间内，尽快的将相关档案信息进行收集整理，然后依据工程的具体情况、分施工阶段以及性质进行相关档案创建。关于施工前的工程档案创建，档案管理工作人员应第一时间对工程相关的设计文件、施工图纸以及招投标文件进行仔细盘点，若上述文件和图纸中存在缺失或者错误应及时进行相关处理，然后根据档案管理要求对上述文档资料进行归档管理。在工程施工的过程中，档案管理人员需要对整个工程中所涉及的相关原材料、施工人员、管理人员以及施工设备等资料进行收集整理，然后在上述工作的基础之上实现对整个工程项目的进度以及施工质量进行全面的管控。待到工程竣工之后，工作人员还应当根据档案管理细则对整个工程项目的评估文件、验收文件以及工程总结等诸多文件进行收集整理。档案的创建管理不仅要将工程中产生的纸质文件进行合理保管，还应当将工程档案信息数据录入档案管理系统之中去，如此不仅能够使得工程档案更加的科学完善，而且还有助于后续的维护管理工作开展。

2.提升管理人员的职业能力与素养。相关工程企业应当引领档案管理人员树立端正科学的管理理念，并且通过实践培训与理论教育相结合的方式，在企业内部加强档案管理知识的教育宣传，激励档案管理人员在工程的实际情况进行充分了解的基础之上，尽量对传统的管理手段以及管理方式进行优化创新。通过多种途径切实的提升档案管理人员的职业能力水平，除此之外还要加强对档案管理人员的职业素养与道德水平提升。如果条件允许，企业可以为工程档案管理人员建立周祥的培训档案，将档案管理人员根据其职责分工或者工作内容进行细致的分类，例如根据员工的职责划分施工档案管理员、监理员、材料员以及安全员等等，并将上述内容纳入至档案管理员工的培训总结之中去。对于那些参加过相应培训并且通过考核的员工，应当为其颁发相应的资格证书，然后还要将其培训时间和结果收录至个人培训档案之中。当然，为了减少档案人员培训管理层面的人力物力以及时间投入，工程企业也可以在社会上聘用那些专业优秀的档案管理人才，以此来有效的提升企业档案管理团队实力，进而为企业的工程质量掌控与提升奠定良好的基础。

3.建立健全企业的档案管理制度。我国档案管理部门先后出台了一系列与工程档案管理相关的法律法规与制度政策，但是工程企业在实际的执行和管理过程中，档案管理人员还应根据企业以及具体的工程项目情况，以国家标准规范为基础制定出更加细致详尽的档案管理制度。具体的需要对任何一个相关工作人员的工作职责和工作内容予以明确，与此同时对于档案的形式、内容以及分类等诸多内容也需要进一步的明确和优化。另外，为了有效的避免工程企业发生工程档案信息泄露事件，企业应当适时并且及时的对企业的档案管理系统进行必要的升級更新，如此才能确保企业因档案管理疏漏造成不良影响，只有始终保证档案管理制度的先进性，才能始终保持企业工程档案管理的信息化与科技化。

综上所述，工程档案管理工作无论是对工程质量的保障，还是对社会的发展以及和谐社会的构建而言都至关重要，因此相关管理部门以及工程企业必须对工程档案管理工作予以高度重视，并且尽量从行政以及立法两个层面入手，切实的提升工程档案管理水平。本文在对工程档案管理作用进行深入分析的基础之上，就加强上述工作的有效措施进行深入剖析，希望本文能够促使工程档案管理能够更好的融入现代工程质量保证体系。

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