当前高职院校教学档案信息化建设的问题与对策

刘丹　廖婷

摘要：高职院校教学档案信息化建设随着校园信息化的发展而不断进行改革，以往的手工管理模式已经被计算机技术和网络技术逐渐替代，这就要求高职院校教学档案的信息化建设不断完善，这样才能够满足高职院校的专业教学和学生的专业学习。当前高职院校教学档案信息化建设中存在诸多问题，本文针对其中出现的问题以及解决相应问题的对策进行探究。

关键词：高职院校教学档案信息化建设问题与对策

前言

高职院校的教学档案不同于其他的档案，其各方面部具有非常强的性质。高职院校与其他学校的不同点在于其会涉及到的专业知识非常多所以教学档案的建立应具有专业性。其次，高职院校的教学内容非常多，并且对教学效果的要求也非常高，所以建立教学档案应该具有教育性，高职院校教学档案的信息化建设要严格把握以上两点。

1当前高职院校教学档案信息化建设中出现的问题

高职院校在我国的设立晚于其他国家对档案的管理能力比较落后，尽管教学档案已经实现信息化，但是也出现了诸多问题。

l.1对档案工作不够重视

对档案工作的不重视主要体现在高职院校的相关部门在教学档案方面的人力以及物力投入都非常小，虽然高职院校的教学档案已经实现了信息化，但是这一过程也需要大量的人力对教学档案进行汇总。除此之外，这一方面的人员数量少也会缩短视野，无法更好地借鉴其他国家的先进经验，因为人员少就无法正常地互相交流沟通。

高职院校的教学档案管理制度也不够完善，因为相关部门对教学档案工作不够重视导致教学档案的大部分工作人员都是兼职，在管理方式上的专业知识非常薄弱，没有办法将教学档案的信息化建设运用的恰到好处。

1.2档案管理的硬件不完善

随着国家对教育事业的关注度越来越高，各高校的教学环境都得到了相应的改善，教学档案管理方面也引进了一批打印机以及扫描仪等设备，但是信息化发展十分迅速，这些设备已经不能满足当前教学档案的信息化建设，再加上教学档案方面的工作人员数量少，在教学档案方面的计算机运用能力仅停留在简单的维持教学档案的管理上。高职院校教学档案管理的相关软件比较少，相关数据以及文件不能得到共享，各院校仅仅局限于自身的管理制度，无法有效地借鉴。

1.3信息化框架体系不健全

如果要使高职院校的教学档案在最大程度上实现信息化建设，就要建立标准的框架体系，并在实施过程中严格遵循框架体系。我国在高职院校教学档案方面的制度建立达不到统筹规划，再加上各高职院校的管理制度不能进行共享，使得高职院校的管理制度以及框架体系十分随意，不能拥有一个统一的标准，这严重阻碍了高职院校教学档案的信息化发展。

1.4工作人员的队伍建设有待提高

学生的数量越来越多，高职院校也在不断扩招，高职院校在校生的规模也在不断扩大，由此一来，学生的档案数量也在逐渐增加，但是，从当前的情况来看，学生的档案数量增加，教学档案管理人员的数量却没有增加，这给教学档案管理人员带来了较大的工作量，这很容易使其只注重完成相应的工作，却不注重工作完成的效率。再加上很大一部分高职院校的教学档案管理人员年龄都比较大，吸收新鲜事物的能力较为薄弱，在电子档案的收集与保存方面都接触的较少，并且在数据存储等新技术方面了解不够透彻，还有一部分高职院校的教学档案管理人员的专业能力不强，不能够使高职院校的教学档案信息化得到长远的发展。

1.5教学档案信息安全得不到保障

高职院校的教学档案需要有较强的严密性，但是现阶段许多高职院校的教学档案存在信息被盗的情况，出现这些情况的原因主要是工作人员以及技术条件的限制，在相关的服务器上安装杀毒软件以及防毒软件只能在一定程度上避免出现黑客攻击，但是如果系统一旦瘫痪，数据丢失将会给教学档案带来非常严重的后果，除此之外，一部分的工作人员意识不到教学档案的严密性，与其他学校的教学档案工作人员进行交流的过程中会有过多过少的泄密，这也会造成教学档案信息被窃取的可能性。

2推进高职院校教学档案信息化建设的对策

2.1增大广大师生员工的教学档案观念

当今时代发展迅速，科技的发展给人们的工作带来了很大的方便，教学观念由传统的手工管理模式转变为信息化管理，能够有效地降低相关部门管理人员的工作量。高职院校的学生数量以及教师的数量都在呈上升趋势，教学档案的管理是一个十分复杂的工作，要想有效地管理好这项工作，可以从加大宣传力度方面着手。加强对高职院校教学档案信息化建设的宣传力度，广大师生员工的观念也就自然提高了。

加大宣传力度主要从学校领导以及档案工作人员本身两个方面进行探究。学校领导要督促教学档案的工作人员及时对学生以及教师的档案进行汇报，这样能够在很大程度上使学校领导以及教学档案工作人员对教学档案的重视。对于教学档案工作人员，要转变自身的观念，明确工作目标，紧跟时代提高创新意识。工作人员要对工作负起责任，在进行数据录入时要进行多次检查。

2.2加大基础设施投入力度

信息化建设对基础设施的要求越来越高，对教学档案的管理过程中只有打印机和扫描仪等基础设备还不够的，还要建立光盘刻录机、档案信息管理系统等，拥有了这些更高级的设备，才能够保证拥有其与其他数据库之间的交流，教学档案的数据是需要经常更新的，拥有更高级的设备，才能够保证学校的教学档案能够及时得到更新，而建立这些设施的基础主要依靠于资金的投入力度以及相关人员对基础设施建设的关注。

2.3加强教学档案信息化标准体系建设

没有标准的体系建设将会严重影响企业的进程，若想得到长久的发展，就要具有标准的体系建设。教学档案是以国家档案局的相关规范为依据，所以在建设教学档案信息化标准体系的过程中要严格依据相关规范。标准体系的建立能够帮助学校利用网络化进行数字化的共享，而不是被其他不法分子窃取秘密的信息。

2.4开展教学档案工作人员的信息化技能培训

为了满足科技快速发展以及信息快速更新的脚步，教学档案的工作人员必须具备十分强大的专业技能。相关部门要想办法引进专业的档案管理人才，在正式上岗前针对高职院校的对档案管理的标准对其进行培训，保证其在上岗初期不至于因为手忙脚乱而混淆数据。除此之外，相关部门要经常对工作人员进行培训，保证其能够紧跟时代潮流，使其能够时刻具有先进的头脑。

2.5努力保障档案网络信息安全

教学档案信息化建设要求中的一点是教学档案信息的安全性，高职院校要想提高教学档案的信息化建设，就要着手于教学档案的安全性，加强对教学档案信息的监管力度。做好校园网络安全是关键，保证教学档案数据以及信息在传输过程中能够保持完整性。相关部门也要对工作人员进行相关方面的培训，使其在工作过程中不会因为非法操作而造成数据的破坏。

3结束语

高职院校的教学档案是一项复杂但非常基础的信息资源，在信息化技术飞速发展的今天，高职院校教学档案也融入了信息化建设。若想使高职院校教学档案的信息化建设得到长远的发展，相關部门可以从增强广大师生员工的档案观念、加大基础设施投入力度、加强档案信息化标准体系建设、开展教学档案工作人员的信息化技能培训以及保障档案网络信息安全等方面进行更深一步的探究。

参考文献

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