对外经济业务授权管理体系的建设与完善

潘迪 余悦

武汉钢铁有限公司

一、引言

从近年来发生的国有企业“一把手”贪污舞弊案件来看，内部控制失效，特别是经济业务授权控制失效是引发这些案件的重要原因。2006年6月，国务院国资委发布了《中央企业全面风险管理指引》，其中指引第三十四条规定：“企业制定内控措施，一般至少包括以下内容：建立内控岗位授权制度。对内控所涉及的各岗位明确规定授权的对象、条件、范围和额度等，任何组织和个人不得超越授权做出风险性决定。”由此看出，面对当前市场的竞争以及适应当前国家的发展需求，中央企业应当不断加强对于授权管理体系的完善，以此来提高风险和效率的平衡，确保各个经营管理工作有效运转以及合理控制。

二、对外经济业务授权管理体系的涵义

（一）对外经济业务授权的定义。对外经济业务授权是指公司法定代表人将代表公司与其他法人、自然人或组织发生经济业务的权限，授给公司的其他员工，防范无权代理可能给公司造成损失的风险的同时，提高公司经营管理的效率。对外经济业务授权包括公司对外经济业务合同的审批授权和签订授权。合同审批授权是指公司同意在该权限范围内，被授权人能够决定是否签订对外经济合同；合同签订授权是指公司同意在该权限范围内，被授权人能够代表公司签订对外经济合同[1]。

（二）构建科学的对外经济业务授权体系。首先，对外经济业务授权体系要和企业的管理模式相适应。一方面，全面实施授权并不是几个人或者某个管理者自身能够决定的；另一方面，下属企业的领导有着比较独立的权限，需要自身实施决定，总公司的相关管理人员只需要对总部层面的授权进行确定。

第二，对外经济业务授权体系必须对高风险进行防范，并且在成本效益相互兼顾的基础上实施。对于授权体系的完善需要和外界环境中的相关法律以及财务等风险进行结合，主要就是对于一些发生频率较高的业务类型往往可以采用较为固定的合同格式文本，可以较好解决合同审查耗时与市场节奏较快的矛盾，同时建立完善的事后监督管理机制。

第三，授权体系不但需要包含权限的设置，还需要对后续授权在实际的执行中实施跟踪和监督。每一个企业授权状况的清晰程度，在日常的业务运行中，对于合同的业务审查、审批和签署都需要明确。

三、对外经济业务授权体系的建设和完善

（一）全面识别对外经济业务类型与事项。对外经济业务授权体系的核心内容就是确定授权事项，按照有效控制经营风险、兼顾运营效率的总体原则，授权事项需要按照业务的类别以及重要性、风险要素等进行全面识别，尽量保证不漏项，减少因漏项而产生的一次性授权申请数量。事项一览表见表1。

表1 对外经济业务授权事项一览表

（二）分层分级制定对外经济业务授权方案

授权体系的基础条件就是组织架构以及岗位的合理设置，并且是从上到下以及各个层次不同岗位的权限分配的基础。按照风险控制的“二八原则”，明确总经理、分管领导以及一级机构负责人在对外经济业务中的审批权限。按照“二八原则”对于授权的控制需要重视三个方面的内容：首先就是确保权责的有效分配，对被授权人实施职责的授予，使得被授予者能够将相关的资源有效应用，防止授权空投；第二，加强对于授权内容与之对应的流程优化，并对审批标准有效完善，从而对授权风险实施有效控制。第三，在授权的期限之内，在外部环境产生变化时，一定要按照授权权限和被授权人自身的职责以及能力范围和运行水平等情况对权限实施调整，即动态化授权。

（三）对外经济业务授权管理主要流程

1.年度授权办理。每年度结束时，拟定公司年度对外经济业务授权方案，报公司最高管理者审批；各单位根据公司批准的授权，拟定本单位内部的授权实施方案并报相关专业部门审核确认；法务部门根据年度授权方案及各单位内部授权实施方案，组织办理并发放授权委托书。2.授权调整办理。各单位因业务新增、调整和优化需要，可就相关授权范围和权限提出调整需求和建议，报公司领导审批；法务部门依据公司领导审批意见，组织办理失效授权委托书的回收并发放新的授权委托书。3.一次性授权办理。各单位根据业务需要，可提出一次性授权申请报公司领导审批；需要时，由专业部门对一次性授权申请提出审核意见；法务部门依据公司领导审批意见办理。

（四）实施监督管理

为控制授权有效性和规范性，各对外经济业务承担单位不定期对各项对外业务授权事项开展自查，总公司需定期开展对外经济业务授权管理体系运行专项检查，审计、监察和内审等不定期对授权情况进行检查，对授权运行过程中的相关问题进行沟通与协调并据此调整、完善授权内容，确保授权体系可控。

结语：对外经济业务授权管理是企业风险控制与内部控制不可或缺的重要环节，建立和完善对外经济业务授权体系是企业长治久安、可持续发展的前提条件。在适当授权的基础上，公司可以将成本花在非程序化决策的制定上,既降低成本,又提高效率,增强企业灵活性和高效性。