浅谈过程方法在固定资产投资项目档案管理中的运用

■ 白玲玲

固定资产投资一般是指为获取未来经济收益或使用效益，新建、改建、扩建、购置固定资产和对既有固定资产进行技术改造的经济活动。通常，把有一个主导功能、有一个总体设计、经济上统一核算、实施中统一管理、包含一个或一系列有内在联系的单项工程的固定资产投资活动，作为一个固定资产投资项目（以下简称项目）[1]。

固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指项目从论证、立项、建设一直到验收的整个过程中形成的文字、图表、声像等不同表现形式且具备查考保存价值的原始记录，通常包括项目综合管理类档案、设备设施类档案以及基建工程类档案。

在项目建设中，档案通过专项验收是整个项目申请竣工验收的必备条件之一，同时在项目的建设、运行及后期运维工作中，项目档案都具有非常重要的作用。

一、项目档案管理中出现的问题

项目通常都是一个系统性的工程，建设过程中涉及的部门和专业领域较多，比如项目的总体管理部门、财务部门、设备设施的采购部门和使用部门、档案管理部门，项目中有基建工程的还会涉及基建部门，对外还会有设计单位、施工单位、监理单位等多个行业的参建者。同时项目的建设周期较长，短则一两年，长则七八年甚至超过十年之久。一个历时长且涉及领域广的项目会给其档案管理工作带来较大的困难，主要表现在以下几方面。

（一）收集工作困难

档案收集是做好档案工作的基础，同时也是档案实际工作中的重点和难点。项目档案的形成贯穿着整个项目的运行过程，目前大多数档案管理人员对项目档案的管理都是在项目快要竣工验收时才介入，由于管理的滞后，使得项目建设前期档案管理人员疏于对项目建设过程的了解，并缺乏对前期建设中档案的监管，后期验收时对文件归档的齐套率不能有效管控，造成部分项目档案缺失，影响了整个项目档案的完整性和齐套性。

（二）档案专业人才缺乏

项目档案因形成周期较长且涉及知识面广，管理的专业性也较强，这对项目档案的管理人员要求就比较高。档案专业人才缺乏是目前档案实际工作中普遍存在的现象，作为非主营业务的项目的档案更是缺乏档案专业人员的管理，且通常档案管理人员流动性较大，这就使得项目档案管理的经验难以有效继承，上岗的新人也需经过长时间的培训才能胜任。

（三）整理工作不规范

基于以上两点因素，项目档案后期的整理工作存在着很大的不稳定性。一方面收集的不完整本身就影响了整个项目档案的完整性，达不到项目档案验收标准，特别是一些关键、重要档案的缺乏对项目的建设和后期运维将带来不利影响；另一方面，人员的缺乏使得项目档案在后期的整理工作中为了赶时间、赶验收，对部分档案整理的规范性把控不严，如签署不规范或缺乏、以复印件代替原件、交付物与合同或协议约束内容不一致等等，这些都不利于项目后期运维工作的开展。

二、过程方法简介及其在项目档案管理中的运用

项目档案管理工作中存在的问题，究其原因，最根本的在于档案管理人员缺乏对项目档案从产生到归档整个生命周期的全过程管控，过程方法恰好强调“将相互关联的过程作为一个体系加以理解和管理，有助于组织有效和高效地实现其预期结果。这种方法使组织能够对其体系的过程之间相互关联和相互依赖的关系进行有效控制，以提高组织整体绩效”[2]。项目档案管理工作各环节之间联系紧密，上一环节的质量必定会影响下一环节的效率，通过过程方法的运用，对其各个环节进行有效管控，可大大提升项目档案管理工作的效率。

过程方法是ISO9001质量管理七大原则之一，在《质量管理体系要求》过程方法的总则中提出“本标准倡导在建立、实施质量管理体系以及提高其有效性时采用过程方法，通过满足顾客需求增强顾客满意”，“过程方法包括按照组织的质量方针和战略方向，对各过程及其相互作用进行系统的规定和管理，从而实现预期结果。可通过采用PDCA循环以及始终基于风险的思维对过程和整个体系进行管理，旨在有效利用机遇并防止发生不良结果”[3]。

简而言之，过程方法在项目档案管理中的运用就是通过对识别出的项目档案管理活动进行P（Plan）D（Do）C（Check）A（Act）动态循环，通过缜密的过程把控，使得我们持续改进从而获得项目档案工作管理效率的提升和用户对项目档案工作的满意度。

实际工作中，过程方法在项目档案管理中的运用需要依托数字档案管理平台开展。此处之所以是依托数字档案管理平台，一方面是因为近年来建设数字档案管理平台是国家的统一要求；另一方面，以往的档案管理系统功能模块比较简单，仅限于录入、检索、纸质借阅等档案日常工作，不能实现对档案的全生命周期管控。而数字档案管理平台除具备上述日常功能外，还具备在线归档、在线浏览及下载、归档计划管理等个性化功能，可以实现对文件从产生到归档的全生命周期过程的管控。

归档计划管理是过程方法在项目档案工作中运用的具体表现形式，通过计划编制、计划执行、计划考核、按计划整改等环节，步步紧跟项目档案的发展进度，各环节出现的问题在当前环节及时纠正，以使整个流程顺畅运行，如下图所示：

主要通过以下几方面来实现。

（一）计划编制（Plan）

在数字档案管理平台中通过前期的归档计划编制来确定整个项目档案工作的主线条及各阶段的时间节点。项目取得立项批复时，项目管理负责人通知档案管理人员项目立项情况，届时一并提供项目名称、项目节点计划、仪器设备批复清单及节点计划、建设类工程进度安排等详细信息，以便档案管理人员下达项目档案管理的相关要求，并编制该项目档案的归档计划。归档计划由档案人员牵头编制，项目管理负责人及相关人员一同审核其合规性。

（二）计划执行（Do）

归档计划通过数字档案管理平台发布并运用到各业务部门的具体管理工作中，将各个指标任务的完成落实到责任部门和具体的责任人，完成时间精确到日，时间节点一到，系统自动考核该节点任务完成情况，并将考核结果反馈至档案部门、业务所在部门及绩效管理部门，将考核结果作用于员工绩效会激励员工更好的完成计划，有利于归档计划的顺利推进。

（三）档案验收（Check）

档案验收包括单位档案管理部门组织的验收和上级单位组织的验收。在单台（套）设备设施或单个工程项目完成验收或建设后，单位内部档案管理部门组织其相关文件的验收工作，各业务部门相关责任人将其档案移交至单位的档案管理部门，由专职档案管理员根据项目档案工作管理相关制度的要求对其系统性、完整性、规范性进行较为全面的检验（Check），将检验中发现的不符合项目档案管理要求的内容以书面或其它较为正式的方式及时反馈，并限定在有限时间范围内进行整改。直到符合要求后，档案管理部门再向上级部门申请进行整个项目档案的验收。

（四）验收整改（Act）

与验收相对应，整改也包括单位内部和上级单位验收发起的整改。对于由单位内部验收发起的整改，各相关责任人在收到档案部门的反馈信息后，及时按照项目档案管理规定和档案部门提出的要求进行整改，整改完成后及时反馈给档案管理部门，以便其申请整个项目档案的验收。上级单位验收发起的整改，由档案管理部门牵头，各相关责任部门协助，完成整改后及时反馈给上级单位，并向上级单位申请档案验收的批复，为整个项目的验收做准备。

整个循环过程的最终目的是为了持续改进项目档案管理工作，通过持续不断的循环改进，可以为用户提供完整、规范的档案实体文件，再加上便捷的利用途径（数字档案管理平台可提供纸质借阅、在线浏览等不同的档案利用方式），对提高用户满意度，提升档案工作服务水平有很大帮助，同时也能为整个项目的验收和后期运维工作奠定基础。

三、结语

近几年我国档案工作水平有了明显提升，从手写卷内目录、卡片检索利用到实现条目的电子化管理（主要体现在检索和借阅），再到现阶段很多单位已实现了档案的电子化管理，增加了在线浏览和下载的利用方式，有的单位甚至实现了无纸化办公，从文件的产生到归档再到利用，实现了全程电子化管理。但仍有一部分单位，尤其是基层单位和中小型企业的档案管理水平还比较滞后，还存在着档案收集不全、利用不便等基础性问题。过程方法在档案管理中的运用，从文件的形成、使用一直到后期的归档都能较好的管控期间的各个环节，能够实现对档案整个生命周期的全过程管控，可避免文件丢失，也可以加强对档案形成过程规范性的监管，有助于文件及时、规范地向档案过度，从而提高整个单位的档案工作效率，提升档案工作服务水平。