信息化档案管理的安全与保密

夏雷

摘要：随着我国社会经济的发展，事业单位之中原有的档案管理方法已经开始渐渐跟不上时代的脚步，无法满足人们对于档案管理工作的要求了。在这样的时代背景之下，对当前我国档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题进行研究分析，在此基础之上找出解决措施，借此有效将档案管理工作的作用完全发挥出来，为我国企业的进一步发展创造出一个良好的发展环境，从而给我国社会经济早日赶超发达国家奠定一个坚实的基础。

关键词：信息化;档案管理;安全;保密

1.档案管理的安全保密及信息化档案管理的作用

档案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术，其主要是以档案资源为主要对象，以管理档案的有关理论为指导，依托档案工作，结合国家档案管理以及信息社部门的相关要求，而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。目前，档案管理安全保密信息化是其主要的发展趋势，同時也是保障社会文明进步的重要前提。在我国的档案管理史中，最重要的环节就是档案管理安全保密工作。所以档案管理业发展实现可持续的基本保障就是档案管理安全保密工作，而信息化档案管理对于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2.档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题

2.1没有认识到档案管理工作的重要性

经调查研究显示，现如今我国档案管理工作之中存在的一个主要问题就是对于档案管理工作的重要性认知不足。由于档案管理工作无法有效创造经济收益，因此我国绝大多数人对于档案管理工作都有意无意的将其忽视，这就对我国档案管理工作的信息化建设进程造成了严重影响。须知，档案管理信息化并不是简单的将文件信息传输到计算机之中，而是一个系统的过程，需要工作人员对其进行全方位实施把握控制。

2.2档案管理工作人员综合素质不足

在信息化的时代背景之下，行政单位档案管理工作的相关设备也在不断更新当中，其中，互联网技术就是在信息化后的行政单位档案管理工作之中应用的新兴技术。也正因如此，各单位档案管理工作对于工作人员的综合素质的要求也随之提高，除了必须拥有一定水平的档案管理工作的相关专业知识之外，还需要档案管理工作人员对于互联网技术等新兴技术具备一定的专业素养，除此之外，由于互联网技术等新兴技术是在不断发展当中的，可以用日新月异来形容，这就要求档案管理工作人员需要不断地对自身的知识水平进行更新、学习;但是现如今大部分的档案管理工作人员对于这些因素都不够重视，这就导致了信息化后的档案管理工作效率低下，使其不能完全发挥出本身的用处。

2.3硬件设施落后

随着科学的飞速发展，各行各业的相关设备也在不断地更新、进步，事业单位档案管理工作也是如此想要将事业单位档案管理工作做得更好，同时有效促进档案管理信息化建设工作进程，更新相关的专业设备就是一个必不可少的工作，但是现如今受限于资金等原因，大部分的事业单位档案管理工作之中的设备都十分老旧、落后，导致了事业单位档案管理信息化程度不足，工作效率不高，对于人力资源的依赖性也比较大，不仅无法达到事业单位档案管理工作本身的工作目标，还在一定程度上使得办公室档案管理工作的员工的工作强度大大增加，提高了人力成本。

3.档案管理的安全保密及信息化档案管理的策略

3.1增强管理人员的专业素质

针对档案管理的安全保密及信息化档案管理中存在的问题，首先相关部门需要采取一定的措施，不断增强管理人员的综合素质以及专业素质，即组织其进行定期的管理技术教育和培训，不断增强其档案管理责任意识，使管理人员能够形成一个具有严明纪律的工作队伍，从而为档案管理提供更好的管理服务。而在对管理人员开展教育培训的过程中，需要不断增强其档案管理安全保密意识，并对信息化档案管理加强建设，同时根据我国档案管理的相关规定，制定出严格的档案管理安全保密制度，并对安全保密人员加强实践和教育，从而增强其应用水平，以便达到信息化档案管理的基本要求。

3.2树立信息化档案管理意识

在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，档案管理机构、工作人员以及相关机构需要对该项工作的发展前景进行明确，并且要对档案管理工作的具体性质进行正确的认识和解读，特别是针对档案管理的安全保密工作，必须对管理人员加强安全保密意识的培养，避免不法分子通过各种途径对档案信息进行非法窃取，从而避免给社会带来严重的经济损失。同时在加快建设信息化档案管理的过程中，还需要科学地规划档案信息管理工作，增强档案信息管理的安全性，避免档案信息丧失其应有的价值。例如企业在对档案信息管理进行推进的过程中，不能对信息技术人才进行大量的招揽，同时也不能招揽一些不具备档案信息管理经验和技术的人才，因为这些人才往往缺乏相应的档案管理素质，而已经招揽的人才，则必须对其进行集中培训和教育，不断增强其信息化档案管理的意识，增强其档案管理安全保密意识。

3.3加快实现信息化档案管理

在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，相关的管理结构必须具有较为长远的发展目光，且对于档案管理行业的竞争规律以及发展趋势具有较为清晰的認识。同时既要加强研究档案管理安全保密的技术性，也要对传统档案管理制度以及技术进行不断的创新和改革，以确保档案管理的绝对保密性。同时要将档案管理信息软件与档案管理的实际内容进行有效的匹配，不断增强信息化档案管理的效率。另外要将信息化档案管理工作进行有效的落实，不断制定出先进的档案管理信息化制度，以便快速推进我国档案管理事业发展的进程。例如，由于当前信息化档案管理的相关软件相对较少，因此在实现档案管理信息化的过程中，其面临着较大的阻碍。因此必须对信息化档案管理的标准加以明确，以确保真正意义上实现信息化的档案管理。

参考文献：

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[2]陈士凤.加强基层组织档案管理势在必行[A].贵州省档案学会第五次档案学术研讨会论文集[C]，2018.

[3]陈士凤.加强基层组织档案管理势在必行[A].贵州省档案学会第五次会员代表大会暨档案学术研讨会论文汇编[C]，2018.