信息化在民办高校宿舍管理中的应用实践

公露华

上海外国语大学贤达经济人文学院 上海 200082

1 建设背景

宿舍管理是高校学生管理工作中一个非常重要的环节，从新生入学分配宿舍开始，到宿舍日常卫生安全检查、楼门进出记录，个别调换、更换校区，直至学生毕业退宿，宿舍管理工作贯穿学生在校期间的全部时段。因此，做好宿舍管理工作，对于保障学生安全、提高学生住宿满意度及校园生活建设具有重要意义。随着学校规模的不断扩大，住宿学生的数量逐步增加，住宿需求也呈现多样化趋势，传统的依靠手工记录的宿舍管理模式越来越无法适应当前形势，学校亟须建设一套信息化系统辅助学生宿舍日常管理工作，以实现宿舍管理的专业化与信息化，提髙宿舍管理工作效率，为学生提供更优质的服务。

2 需求梳理与优化

在系统建设之初，通过走访学工处、宿管处、带班辅导员等与宿舍管理工作密切相关的工作人员，并结合学校实际宿舍管理模式，整理并优化了系统需求，同时发现宿舍管理系统的学生用户可分为两种：第一种是在校学生(以下称为“老生”)，可在系统里进行预选宿舍、查看个人基本信息及宿舍评比信息等操作。第二种是尚未入学的新生。在报到之前，新生要在系统里进行预选宿舍、缴费(跳转到财务收费平台)、查看分配的房间号等操作。目前，新生在入学之前需要到迎新系统预报到及财务收费平台缴费，如果还需要到宿管系统里预选宿舍，操作会比较烦琐且易出错。为了降低新生及迎新现场工作人员系统操作的复杂度，经过讨论，决定将新生预选宿舍、迎新现场分配宿舍等功能集成到迎新系统。待迎新工作结束，新生变成老生，则统一使用宿管系统进行日常宿舍管理工作。由此梳理出的宿管系统基本需求见表1。

表1 宿管系统基本需求[1]

根据学校目前实行的宿舍两级管理模式，整理宿舍分配流程(如图1所示)，可以看出：第一，在新学期开学之前，老生会在宿管系统里登记住宿意向并缴纳住宿费。宿管工作人员据此分配相应数量的宿舍资源给各学院，并预留一部分资源以备调整。第二，新生目前不提前进行住宿意向登记，因此宿管人员需要预估各学院各类型房间的住宿人数，并根据实际预选情况及时调整宿舍资源。第三，不管老生还是新生，预选宿舍之后，若不及时缴费，系统则自动释放已预选的宿舍资源。第四，在缴费截止日期之后，辅导员对自己管理的班级进行批量分配宿舍操作。第五，学生登录系统，可以查看分配的房间号。开学报到当天即可领取钥匙入住宿舍。

随着信息化应用水平的提高，越来越多的学生选择通过网络提前选择宿舍并缴纳住宿费用，但是也有部分学生选择在报到当天现场缴纳住宿费。对于这部分学生的操作方式是：报到当天，工作人员根据可分配宿舍资源并结合学生意愿，现场分配宿舍并收取住宿费。

图1 宿舍分配流程

3 系统功能与部署

根据宿管系统需求，并结合学校信息化建设情况，设计了如图2所示的部署方案及图3所示的系统功能框图[2]。

从图2可以看出以下几点。

(1)宿管系统被分成两个大的模块：迎新系统及宿管系统，以方便新生与老生分别使用，同时简化工作人员系统操作的复杂度，特别是在迎新现场，学院工作人员无需在各系统间切换，只需在迎新系统内便可完成相关事项的操作。

(2)迎新系统与宿管系统共用一台数据库服务器，以保证两系统之间的数据及时同步。同时，数据库服务器设置为仅限内网访问，可有效提升数据安全性。

(3)宿管系统与公共数据库及统一身份认证系统对接，用户信息从公共数据库获取，并由统一身份认证系统验证用户登录信息的有效性，从而满足用户单点登录需求，保证用户信息及时更新并增强了系统安全性。

(4)宿管系统与财务收费平台对接，学生在预选宿舍、阅读并同意住宿协议之后，点击缴费按钮，则自动跳转到财务收费平台，缴费之后，在宿管系统内即可看到缴费成功与否的提示信息。这不仅为学生在线缴费提供了便利，更重要的是为实施宿舍多级收费管理提供了信息化基础保障[3]。

(5)宿管系统与门禁系统对接，获取学生进出楼门刷卡的详细记录，为晚归检查提供基础数据支撑。

图2 系统部署方案

从图3可以看出以下几方面。

(1)宿管系统主要有7个功能模块，包括预选宿舍、学生基本信息管理、宿舍资源管理、宿舍分配管理、日常管理、宿舍评比管理及系统管理等，各模块按照用户组别被授予不同的操作权限。学生登录系统，可以进行预选宿舍(限制时段开放)、查看个人信息、查看宿舍评比信息等操作；宿管人员登录系统，可以进行宿舍资源管理、分配管理等操作；辅导员登录系统，可以操作宿舍分配、日常管理、评比管理、维护学生基本信息等功能模块；系统管理模块只开放给系统管理员使用。分模块、分角色授权管理，可有效提升系统安全性，并方便日常使用与管理。

图3 系统功能框图

(2)预选宿舍(*)、现场分配宿舍(*)这两个功能模块是同时部署在迎新系统、宿管系统内，以方便新生、老生分别使用。

(3)鉴于学校目前没有统一的学生信息管理平台，因此在宿管系统内部署了学生基本信息管理模块，以方便带班辅导员查询并维护学生基本信息，包括联系方式、沟通记录等。

(4)宿舍资源管理模块主要供宿管人员使用，包括校区、楼宇、楼层、房间等各级资源的批量导入、回收、初始化操作。

(5)宿舍分配管理模块主要提供批量分配及现场分配宿舍功能，包括待分配学生名单及待分配宿舍资源管理、批量分配宿舍、单个分配宿舍等。

(6)宿舍日常管理模块主要供辅导员日常使用，包括床位调配、退宿、晚归信息维护、校外住宿及临时住宿管理等功能。

(7)系统管理模块主要是查看系统运行状态、用户分组及授权管理。对于系统各模块，不同用户组有不同的操作权限，系统管理员在此模块对用户进行分组授权管理。

4 推广使用

经过一段时间的部署与试用，我校宿管系统于2018年暑期上线试运行，并在后续迎新工作中发挥了巨大作用。

超过70%的新生在入学前就完成了预选宿舍及缴费事宜，报到当天即可领取钥匙入住宿舍，省去了现场排队选择宿舍、手工签署住宿协议、缴费等步骤，节省了时间。

宿管工作人员在计算机上即可实时监控宿舍资源的预选及分配情况，并据此及时调整备用资源。辅导员则可通过计算机查看住宿费缴费情况，点击菜单便可完成批量分配宿舍操作。这与之前的手工登记住宿意向表、逐个分配宿舍、手工统计宿舍资源相比，大大提高了工作效率与工作质量，提高了统计数据的实时性与准确率，提升了师生的信息化体验。

在迎新工作结束之后，新生变成老生，住宿信息及个人基本信息自动转入宿管系统，宿管工作人员及辅导员即可在宿管系统内进行相关的日常维护管理工作，包括个别调宿、退宿、学生基本信息维护、宿舍卫生评比记录等。宿舍管理工作摆脱了传统的手工记录模式，逐步走上了智慧化、信息化管理之路。

5 结语

以我校宿管系统为例，详细展示了高校宿管系统的建设思路与过程，建成的宿管系统基本满足了学校宿管工作的实际需求，实现了与其他信息系统的互联互通，为智慧校园建设做出了有益的尝试。

后续将根据用户需求及使用情况，对宿管系统进行持续优化，以满足不断变化的工作需要，减轻宿管人员的工作量，提高宿管工作效率，为师生的校园生活带来更丰富的信息化体验。