电子政务与电子档案管理的关系

摘 要：从文件连续体理论来看电子政务与电子档案管理的关系，其实无论是狭义的还是广义的，电子政务都离不开电子档案的管理。传统的档案管理理念转变，不能再完全依赖于曾经的管理体制，档案管理的工作人员应该更新现有的管理知识，制定新的电子档案来适应电子政务的建设和发展。文章通过研究文件连续理论等方面，对电子政务和电子档案管理进行探析。

关键词：电子政务;电子档案管理;文件连续体理论

一、从文件连续体理论看电子政务与电子档案管理的关系

其实电子商务与电子档案的管理，一直都是相辅相成的关系。而当代的文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续理论。这种理论起源于20世纪，是继传统的文件生命周期理论以后，升级和进步的、被国际档案界所广泛接受的文件管理理论。这个理论最核心的思想是文件逐渐随着时代的发展演变为档案的一个过程，这个过程是连续的、一致的。

根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在任何时候、任何阶段，即使文件在不断变动和运动中，也能进行管理，以达到他们各自的、又很协调一致的目的。这样，档案的管理者也能够在文件管理系统中随时介入，对文件进行鉴定、检查、审核。在这个过程中，能确保文件不丢失，甚至在长期的保管过程中，也可以对文件进行完整无误的保存。电子档案就需要这样性质的管理。

电子档案是需要前段控制管理的，如果还是沿用后端控制管理，将电子文件移交到档案部门后再进行管理，走这样的程序，那么与管理纸质档案毫无差别。

所以从文件连续体理论看电子政务与电子档案管理的关系，就一定要从传统的电子档案管理入手。传统档案的特点是载体与信息可以分离，因此信息容易在载体上被更改，一旦被篡改，其价值和信息的完整就很难去界定，很难保存原有信息数据。因此，如果电子政务依然运用后端的管理模式，就无法保证电子文件是否符合档案的管理要求，电子档案的凭证价值也无法确定，这样的政务方式也不再适应当下的信息数据时代了。

二、电子档案管理的优势

1.高密度存储，经济环保

传统的纸质档案其实存在很多弊端，比如，纸质档案的管理需要投入大量的人力和物力，研究报告、统计数据总是面临很大的难度。并且纸张在当下的环保理念中，也是消耗品，不太适合当前的社会。

2.网络共享，方便传输

一般来说，纸质档案总是独一份，如果需要再整理一份一模一样的，就需要投入许多管理档案的人员和时间，耗费了人力和财力。这种有形的信息资源，会限制信息的传播和档案的使用。不同时间、不同地点，总是无法被多人同时查看和使用，无法实现共享。由于现代网络技术的发展，纸质档案已经不适用于现代的社会。档案的管理人员通过电子档案可以随时随地查看档案以及管理人员信息。

三、电子政务与电子档案管理关系的总结

电子政务是电子档案管理的源頭，电子档案管理为电子政务提高了效率。所以电子档案管理是电子政务必不可少的内容，这两者无法分离来看。电子政务的建设也涵盖了电子档案管理，所以在参与电子政务的建设中，一定要有电子档案的管理职工参加，电子政务实施之前，也需要电子档案管理者的指导。

四、结语

目前电子政务的系统工程正在蓬勃的发展，政务部门应该积极参与电子政务建设，让档案工作的人员努力学习电子档案管理。这既是一个机遇，也是一个挑战，笔者作为威海海事局的工作人员，无论是从理念上还是职能上，都应该积极地创造电子政务和电子档案管理的良好环境。让电子政务真正的服务社会和人民。

参考文献：

[1]张正强.电子政务与电子档案管理的关系[J].中国档案，2004（8）：20-22.

[2]刘竹子.电子政务与电子档案管理的关系[J].科学时代，2014（18）.

作者简介：姜立新（1970—），女，威海海事局新港海事处海事监管。