档案信息化管理存在的问题及措施

李宁

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-115-01

摘 要 本篇文章首先对档案信息化管理的意义进行阐述，从网络意识淡薄、挑战因素多、信息发展快速三个方面，对档案信息化管理存在的问题进行解析，并以此为依据，提出档案信息化管理存在问题的处理措施。

关键词 档案 信息化管理 问题 措施

在社会快速发展的环境下，各个行业对信息技术应用力度提高，人们生活和工作都需要得到信息技术的支持。近几年来，我国在档案信息化建设效率上随之提升，每个单位和企业首要任务在于落实好档案信息化管理工作。在档案管理过程中，档案服务效率和管理水平将会影响企业运营和发展，部分企业和单位都建设路档案信息化机构，并加强专业人才培育，通过开发各种档案管理软件，实现档案信息化管理。在实际中，即便在档案信息化管理中获取一定成果，但是也存在诸多问题需要改进。下面，本文将重点阐述和分析档案信息化管理存在问题和处理措施。

一、档案信息化管理的意义

随着信息化水平的提高，我国各个行业规模随着扩充，档案信息量不断增加，传统档案管理模式已无法满足企业发展要求，所以，为了不被社会所淘汰，需要把信息技术运用其中。档案信息化管理作为当前档案管理最新模式，也是信息化技术、数字化技术结合下形成的产物，在实际管理过程中，档案信息化管理已经获取一定成果，可以促进企业健康发展。

二、档案信息化管理存在的问题

（一）网络意识淡薄

计算机技术水平的提高，让我国正式步入到网络时代中，网络引导各个行业稳定发展，其中档案信息化管理，更加需要得到信息技术这次是。但是受到传统档案管理理念约束，档案管理人员无法在刚接触的信息化管理格局中熟练操作，没有认识到档案信息化管理价值和意义，信息化网络管理意识薄弱。在这种情况下，给档案信息化管理工作顺利开展带来影响，档案信息化管理水平无法实现大幅度提升。

（二）挑战因素多

站在创新和安全角度来说，传统档案管理体系核心内容在于为了能够快速寻找所需信息，保证档案信息安全。但是随着时代快速发展，档案管理系统也朝着深层系趋势发展，存在诸多和其他系统应用结合的状况，例如档案信息一体化。在这种环境下，需要创新管理思维，缓解各方之间的冲突。然而，在档案信息化管理中，对该挑战处理依旧存在诸多不足。并且，因为计算机系统和网络系统自身面临诸多安全隐患，硬件和软件容易遭受不法人员的攻击，在这种情况下，严重影响档案数据自身安全。再加上管理人员安全意识淡薄，导致档案信息化管理或多或少会面临各种安全问题。

（三）信息发展快速

在开展档案信息化管理工作时，档案通常是采用电子档案方式保存，自身具备较强的修改和复制特性，所以，为了防止档案信息被他人随意更改，无法保证档案信息安全，应该采取一系列安全管理对策，防止档案信息在传递和保存中受到不法人员的进攻，而影响档案信息化管理效果。此外，因为档案信息保存存在一定周期性，对载体应用期限和计算机安全有着严格要求，针对载体保存的档案和计算机平台统一性也有一定要求，在这种情况下，需要保证信息加密技术满足一定标准，从而保证档案信息化管理工作有序落实。但是，当前因为技术受到限制，给档案信息化管理工作开展带来影响，无法获取理想的管理效果。

三、档案信息化管理存在问题的处理措施

（一）强化网络意识

思想转变通常是档案信息化管理获取成果的基本要素，所以，在实际管理过程中，应该转变人员思想理念，提升网络管理意识，从而保证档案信息化管理工作顺利进行。具体来说，加大内部宣传，让管理人员明确档案信息化管理价值，从而提升管理层级的注重力度，引导和支持信息化建设，保证管理工作有组织、有规划落实，提升档案信息化管理水平。

（二）科学处理挑战

在数字化背景下，网络安全问题逐渐凸显，在这种环境下，为了保证档案信息安全，在管理过程中，应该强化安全意识，做好网络安全技术研发工作，采取合理对策保证档案信息安全。并且，要想保证安全性，还要科学制定完善的电子文件安全管理体系，强化电子文件流程管理和追踪，防止重要信息外漏。根据信息安全管理要求，对电子信息管理系统操作加以科学分配，保证在工作模式上加以合理设计，根据口令管理等信息技术，提升认定标准，保证档案信息整体安全。

（三）完善信息技术

档案信息化管理工作顺利落实，需要得到信息技术支持。技术作为档案信息化管理的主体，假设缺少专业技术引导，将会阻碍档案信息化管理工作开展。由此可见，在档案信息化管理过程中，需要有完善的信息技术支持。对此，应该强化档案信息化管理人员思想意识，配备专业的硬件设施，同时安全配套设备，避免遭受电磁干扰，从根源上降低档案损坏几率。并且，完善档案信息化管理软件，让其可以更好迎合管理要求，在此基础上，注重档案系统维护技术的完善性，档案信息系统作为一个动态管理过程，要求档案管理人员定期维护和更新，将系统自身价值充分发挥。所以，掌握维护技术，才能保证档案信息录入安全。

四、结语

总而言之，电子信息技术水平的而提升，现代档案管理工作也朝着信息化方向发展。在开展档案信息化管理工作时，需要得到信息技术支持，强化管理人员思想意识，完善信息技术，给档案信息化管理工作有序进行提供条件。

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