档案管理现代化的实现途径浅析

武海燕 武哲

摘要：社会保障体系是社会主义市场经济体制的重要支柱，健全完善的社保体系不仅有利于市场经济的稳步健康发展，同时也能保障社会的和谐稳定。因此，要加强对社保档案的管理，做到规范化管理、现代化管理，本文针对档案管理中国的问题并提出了推进其实现现代化的措施。

关键词：社保档案 档案管理 实现途径

一、概述

近年来，人们越来越重视社保的建设，我国在社会保障体系等方面也在不断完善，社保人数的增加也给档案管理带来了一定困难，因此需要对档案进行管理，特别是要实现信息化管理，以更好的提升服务质量，提高工作效率，所以下文就社保档案管理现代化的实现途径进行了重点分析。

二、社保档案管理的特点

档案管理可以统计其中的数据资料，并根据档案内容制定更适合我国社会的社保体系。因此，要做好该工作，社保档案管理具备很强的复杂性、系统性，其中牵扯到多方资料，所以要有专人来管理，对全国范围内的数据来进行统计，这一工作量极大，因此，需要更好的使用先进技术以快速处理各项信息，同时提升工作效率。社保档案管理具有实时更新的显著特征，因此，需要相关人员对数据资料实现实时更新，所以就需要对档案内容不断录入和改进，所以要实现现代化管理。

三、当前社保档案管理过程中存在的问题

首先，发展速度慢且发展不均衡。这与我国国情有关，由于我国东西部经济发展不平衡，所以在信息管理上也存在差距，有的落后地区计算机也较为老旧，更别说应用计算机管理系统实现档案管理。而有的地区则已经实现了管理软件的应用，提高了工作效率。而社保信息化目标早已提出，但是全国各地实现档案信息化管理有很大的差异性。有的已经使用，而有的则未实现现代化管理。

其次，缺乏完善的档案信息管理系统。各地区在执行档案管理信息化政策时，未能实现统一规范化管理，另外其开展进度也不一样，各地区在使用档案管理系统时，未能使用统一系统，所以导致各地信息管理系统不能实现资源共享，不利于实现全国档案信息共享，也给档案管理工作带来了一定的困难，另外各地多开发的信息管理软件都不一致，主要是为了方便当地社保部门处理数据等做出的信息系统，因此，缺乏统一化、规范化的管理，档案处理系统内部结构、应用范围等都不同，这给后期全国档案管理造成了一定的困难。

最后，对社会保险档案管理和数据库重视不够。各地对于社保档案管理缺乏重视，认为它无关紧要，在录入数据信息时，也是使用的人力资源，由工作人员去手动录入，这不仅浪费工作效率，同时也浪费了人流成本，另外对档案管理系统也不够重视，系统在应用一段时间之后就需要对其进行维护升级，从而提高工作效率，但是相关机构未能重视系统升级，也容易导致系统出现各种各样的问题，因此也不利于工作的开展。

四、实现社保档案管理现代化的途径

（一）加大宣传力度，转变管理理念。相关部门只有转变观念，认识到档案管理现代化的意义才能更好的促使其展开行动，实现档案管理信息化。同时也要对管理层和相关人员展开宣传，促使其应用数字化管理系统，以提升工作效率，所以管理层要深刻转变思想，意识到档案管理现代化的重要性，同时在部门内部推进档案管理系统的应用，以使全部门重视档案管理系统的应用。

（二）建设现代化专业人才队伍。要对部门人员展开定期培训，以使其熟练使用各种软件工具，以更好的提升工作效率，同时要提高工作人员素质，不断提升其档案管理能力和水平，也可以建立奖励机制，以促使员工更加尽职尽责，同时调动工作积极性，改善工作气氛。同时也要吸引优秀人才加入档案管理队伍，以更好的处理各种问题。

（三）进一步推动档案管理的制度化、规范化。要加强管理需要建立规范化的制度，这有利于更好的开展工作。要结合当地社保部门情况制定合理的制度，如使用档案管理软件，定期对电脑杀毒，以确保系统安全，每个工作人员轮流进行档案整理和录入，同时对信息不全的档案进行标记，以进行统一归类和整理，在查找过程中也更方便查询，同时还要对工作人员进行考核和业绩评定，建立各项考核制度和激励制度，以促使其更好的开展工作。档案管理制度一定要结合当地情况进行具体划分和规范，以促使其更规范化的开展各项工作。

（四）做好编研与开发工作，实现深层次发展。要结合我国社会现状编研出一套高质量的社会保险档案资料，以更好的对我国全国范围内的档案管理工作进行改进，并提供合理指导，以推动我国档案管理工作统一进行。但是在编制过程中要注意一些问题：使其内容更加规范化，更符合我国社会形势，同时要结合我国社保体系进行规范化编制，以使其管理方式更加灵活。

（五）加强信息化手段的应用与开发。由于我国近年来参保人数的增加，所以在档案管理方面亟待改进，必须采取新的管理手段和方式，以更好的展开档案管理工作。相关部门要积极引进新技术，使用档案管理系统，来实现信息化处理，同时要对信息处理系统定期维护更新升级，实现全国统一化档案信息管理系统，这更利于实现全国范围内的信息管理和調用，缩小了查找时间，提升了效率，更利于及时对档案进行管理和升级，同时也能快速实现档案信息更新，更方便查询和检索。还应该及时进行系统更新和安全检查，以提升系统安全性。

总结：实现社保档案管理现代化是一个长期过程，要从多方面进行提升，包括全国统一的档案信息管理系统的建设、人才的培养、规范的制度等方面，从这几方面进行合理安排和构建，更有助于推动我国社保档案管理现代化建设，社保部门也要积极改进档案管理中存在的问题，以更好的实现信息化管理，同时能通过全国档案管理系统实现扩区域查询，更为简便，提升了办公效率，因此，要不断推进其现代化建设。