事业单位档案管理中的电子档案管理策略分析

摘 要：事业单位内部的档案管理具有不可替代的重要性。在信息技术的发展下，电子档案在档案管理工作中被广泛应用。本文从处理档案、存储档案、利用档案三方面阐述了电子档案管理的优势，并分析了管理过程面临的制度、人员、档案信息等方面存在的问题，进而提出相应的管理策略。

关键词：事业单位；电子档案；管理策略

在事业单位中，档案管理是重点工作，电子档案属于此工作中的重要方式之一，具有高效便捷等优势，特别是各种信息技术的应用下，促使档案的存储、调取、查阅、利用等过程更加便捷。但是实际的管理过程中还存在不同程度的问题，对此探究出电子档案管理的有效策略具有重要意义。

1 事业单位中电子档案的管理的重要意义

1.1 高效处理档案信息

电子档案是通过计算机技术将事业单位中的重要档案信息，如：文字和图片等进行识别，然后将其录入到管理系统当中，能快速实现档案信息的处理，按照不同类别展开分析和汇总，对比于人工录入的方式具有更高的准确率和高效率。

1.2 便于保存和查阅

当电子档案形成之后，可在计算机中生成检索链接以及信息目录，使用者可通过关键词对信息展开搜索，快速获取所需信息。对比于传统纸质档案的保存方式，电子档案可使用移动硬盘存储在计算机当中，既可节约存储空间，还能实现长期保存。

1.3 实现档案高效利用

档案信息实现电子化管理能在信息技术的应用下展开档案资源共享。只需相关用户拥有信息查阅权限，即可实现对相应信息远程操作，在档案资源的利用方面更加便捷。除此之外，使用电子档案便于档案信息补录工作，将档案信息加以完善，使用电子档案可解决传统档案管理方式的弊端，实现在线补录，既快速又方便[1]。

2 事业单位电子档案管理的问题和策略

2.1 健全管理制度

目前我国事业单位中，电子档案在管理方面还存在制度缺乏完善性的问题。同时，部分事业单位中，领导人员和档案管理人员缺乏对电子档案管理的重视，未能对相关人员的责任加以明确，使得人员在实际管理电子档案过程态度不认真。由于人员对自身工作责任和义务理解不深入，导致工作质量以及效率严重下降。除此之外，部分事业单位中未能将电子档案的分类做好管理，导致管理者工作任务繁重，出现电子档案管理秩序混乱的现象，长期下去不利于事业单位中档案工作的顺利开展。

针对事业单位中的电子档案管理存在的制度问题，首先要制定出全面的管理制度。同时提高单位领导以及档案管理人员的电子档案管理意识，并明确其在工作过程应担负的责任和义务，促使其高效展开电子档案的管理工作。同时制定出奖惩制度，对于工作质量好、效率高的管理者给予奖励，同样对于工作效率低、质量差的人员予以处罚，将电子档案的管理纳入到人员的绩效当中，促使管理员以积极的心态面对此项工作。只有具备完善的制度，才能促使电子档案的管理向规范化方向发展，促进事业单位中档案管理信息化的建设，落实电子档案的系統化管理，形成集档案录入、核实、传输、归档等为一体的管理流程。既实现了对电子档案的高效管理，又实现了对人员的监督，保障事业单位中的档案管理工作有序开展。

2.2 提升管理者素质

部分机构档案管理者的专业能力不高，缺乏对电子档案的管理工作的重视。在事业单位中，此种现象也屡见不鲜。部分单位认为电子档案管理不属于单位中的重点内容，所以在实际工作中难以认真对待，导致档案管理工作效果不好。此外，还有部分单位的档案管理人员属于兼职人员，不但无法对其展开高效管理，而且管理人员的专业知识缺乏，使得实际的电子档案管理工作水平不高。

针对事业单位中，档案管理者素质问题，可通过多种途径提升其工作水平。因为工作者的专业能力是高效展开档案管理工作的重要基础，所以事业单位在电子档案的管理者招聘过程中，要选择具有丰富专业知识和工作经验的人员，同时还要具备电子档案管理的能力，才能从本质上提升内部的档案管理水平。针对现有的档案管理人才，可邀请电子档案管理的专家，到事业单位中为其展开培训，促使档案管理员的专业素质有所提升，重点培训其使用信息化手段，展开电子档案的管理工作。除此之外，还可增加资金投入，从社会中吸纳优秀档案管理人才，丰富事业单位人才组成结构，提高电子档案管理水平。

2.3 加大安全管理力度

信息安全属于电子档案在管理时存在的重点问题。在事业单位的档案管理时，如果信息安全存在问题，就会造成重要信息遭到泄露。严重时还会泄露国家机密信息，导致社会的稳定受到影响。当前，网络技术更新换代速度日益加快，网络中存在各种安全隐患，对电子档案的管理工作提出了更高挑战。在实际管理时收集档案信息，传输档案数据以及档案的归档等工作都需要在网络环境当中完成，因此为不法分子提供了机会。一旦网络中存在安全隐患，黑客就会在档案发送和接受时将事业单位档案信息截取。

针对事业单位中电子档案的安全问题，应加强档案信息的安全管理。由于电子档案在管理时可能会受到单位网络环境影响，使信息面临着丢失的危险，产生较大损失，严重时还能威胁我国社会的稳定以及经济的发展。对此，可在电子档案的管理过程中，引入网络安全管理人才，加大力度建设电子档案的信息化系统，提升事业单位网络环境的安全性，防止电子档案遭到泄露。除此之外，还可加大力度引进先进的设备和技术，同时使用各种加密技术、杀毒软件、防火墙等方式提高网络安全，降低电子档案出现问题的概率[2]。

3 结论

总而言之，事业单位中档案信息的管理无论是对单位本身，还是对国家来讲都具有重要意义。电子档案的管理利于更加高效地开展事业单位的各项档案管理活动。因此，事业单位应制定出健全的电子档案管理制度，不断提升档案管理人员的综合素质，提升电子档案的安全性，充分发挥电子档案的管理优势，保障事业单位工作的有效进行。

参考文献

[1]孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018（31）：195-196.

[2]柴美汇.电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势[J].兰台内外，2018（07）：63.

作者简介

何婧（1987-），女，湖南新化人，本科，档案馆员，研究方向：档案方向。