出版社财务管理中ERP系统应用分析

2019-08-27刘海星

中国管理信息化 2019年14期

刘海星

[摘要]本文主要研究了ERP系统对出版社财务工作的作用，首先阐明了ERP系统的引进能否满足出版社财务工作的具体要求、对工作效率产生的实际影响;其次论述了ERP系统在单书业务流程、图书成本核算管理等方面的应用;最终得出应用ERP系统能够有效提高出版社财务工作效率的结论。

[关键词]出版社;财务管理;ERP系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.025

[中图分类号]F275;F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）14-00-02

1 ERP系统概述

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划），以互联网信息技术为基础，主要应用于企业内部管理，最早可追溯到美国企业，经过全球化之后被世界各国企业所引进，在信息集成方面效果显著。企业以ERP为基础进行财务管理，一方面能够保障企业的资产安全，另一方面能够方便快捷地记录财务信息、生成财务报告，有效提高经营效率。

2 ERP系统在出版行业的应用

2.1 合理管理出版产业链资源

随着全媒体时代的发展，出版企业为了扩大市场占有率，提高自身竞争能力，不仅要依靠自由资源、固有资源，更要拥有强大的信息收纳能力，应用ERP系统在某种程度上能够实现该能力。ERP系统囊括出版产业的整条供应链节点，供应商、制造商、分销渠道、顾客等以一个全面、机动的整体呈现在系统中，企业能够通过该系统获得各方面的实时信息，根据实际数据判断市场走向，调整发展战略，通过资源整合进行生产销售活动，提高经营效率。

2.2 精益生产同步工程

使用ERP系统进行企业管理，具有先进、高效等优势，且对“精益生产”“敏捷制造”这两种主要的生产模式提供技术支持，生成集合数据。“精益生产”英文为Lean Production，最早源于麻省理工学院（MIT），生产管理模式相对常态，属于企业经营战略体系之一。在出版行业进行“精益生产”，意味着企业形成了一个整体生产管理体系，该体系涵盖出版产业链，具体包含书商、供应商、顾客等，一旦形成体系，企业和他们之间的关系就有了质的飞跃，从单纯的业务往来变成了合作伙伴关系，彼此之间拥有不可分割的利益勾连，其中，影响出版企业经济活动的关键因素就是整体供应链利益。

2.3 事先计划与事中控制

由于出版行业的供应链长，节点环节具有不稳定性，一旦出现“牛鞭效应”，就会使企业在核算成本的过程中因为某个环节出现纰漏导致整体误差加大。使用ERP系统能够消解该问题，提高企业工作效率，减少经济损失。工作原理在于运用定义事务处理（Transaction）法，在核算会计科目时，同步记录资金流动和物流，保持数据统一性。如果出现问题，ERP系统可对资金流动方向进行追踪，找到相关业务进行核算，通过让资金信息与物料信息始终保持同步的方法，进行财务控制与决策。

2.4 出版集团实施ERP的优势

早在20世纪90年代，国外就诞生了ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划），作为一种在当时十分先进的新型企业管理理念，ERP来源于制造行业领域的经验，即MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning Ⅱ，制造资源计划），但又存在明显差异，MRPⅡ重视资金流和企业物流信息集合，主要在制造业发挥作用。事实上，20世纪80年代末期，ERP理论策略被广泛应用于出版行业。在实施ERP后，企业管理结构和运行机制得到了极大改善。在国内，青岛出版社、人民教育出版社和中国高等教育出版都不约而同地引入了ERP系统，并取得了非常不错的成效。作为一个可以提供更多有效解决方案的软件，ERP在经过多次优化改进后，变得更加适合出版企业，这也是ERP策略提供商的目的之一。

ERP系统将所有集团信息集中在一个新系统中，提高了信息共享效率，加快了信息交流和处理速度，提升了管理控制方面的效率，强化了各个职能部门之间的联系，使信息更加通畅，管理体系和运行机制顺畅，对集团长远发展极为有利。目前，大多数出版集团没有实行统一的财务管理制度，下属各个单位的财务基本独立，无法进行实时监控，严重影响集团会计核算管理。但引入ERP系统后，模块化的设计让财务管理和会计核算更加清晰，且ERP實行了分级管理，可以将下属单位的所有财务信息及时汇总到集团，统一财务核算规则。此外，集团可以通过该系统实时掌握下属单位的财务状况和会计核算情况，便于集团调整财务计划和优化财务策略，重新整合分配财务资源，提高资源利用效率，使管理更加精细化，会计核算更加准确，可以一目了然地看清各个下属单位的经营情况。

3 ERP系统对出版社财务工作的影响

在计划经济体制对出版业的长期影响下，传统财务管理对企业的正常收益产生各种影响，主要原因在于编制财务预算的时间比较长。由于出版行业的特殊性，对财务管理工作会产生以下两个方面的影响。第一，为了适应市场规律，满足消费者需求，出版图书种类杂多，无论是新出版的书目或是大批量重印书，均占总成本比例的一大部分，造成财务管理工作困难。第二，成本项目庞杂。无论是作者稿酬，还是编审、校对、版权、印刷等费用，都由于漫长的结算周期对成本结算产生重大影响，有些甚至售罄之后还未进行成本结算，让成本核算工作难上加难。而ERP系统以其强大的资源整合能力，通过信息平台记录产品数据，实施信息共享，全程控制图书产品的生命周期，对编辑、印刷、分销等流程进行统一把控，有效整合各环节的管理工作，有助于财务管理人员查阅相关数据，有效进行财务分析，提高预算质量。

4 ERP系统在出版社财务工作中的应用策略

4.1 在单书业务流程中的应用

运用ERP系统统计单书业务流程时需要以下3个步骤。第一，完善编辑模块信息。形成选题卡片，将图书的基本信息，如页数、日期、版权等依次记录在卡片上;在进行出版编辑时，财务管理者在卡片上记录包括稿费、编审费等各流程的费用标准。第二，编辑出版模块。该模块生成的书目编码作为图书“身份证”，具有唯一性。为了判断原材料出库标准，还将形成卡片、发印单等凭证。第三，使用财务功能模块。该模块主要用于书籍成本预算复核，具体根据图书的集成数据控制单本书的预算成本;在系统内生成书籍费用领取单，该领取单包含稿酬及各种劳务费用，作为财务人员的记账凭证，而该数据获取只需要对书目编码进行查询即可，十分方便快捷，一方面大大减少财务管理工作，另一方面明确各个业务流程的财务数据。

4.2 在成本核算中的应用

对成本结转、归集等是出版社进行成本核算管理的核心内容。通过ERP系统进行单本书费用的成本核算内容如下。首先，通过编务模块、出版模块的合同记录，在图书成本核算卡的帮助下归集成本;其次，在出版模块中生成入库单，核算从生产到库存产品的成本，同时根据销售清单核算业务成本;再次，利用纸张管理模块，在系统中录入详细的用纸情况（类型、单价、承印厂、数量等），经过审核之后打印出库单，并将该账目归集到图书成本，及时进行记录;最后，结算印刷、排版费用，核算单本书印刷总成本，由财务管理人员进行审核。以上所有的信息都可以轻松地在ERP系统成本明细模块中进行书目编码检索之后得到。

4.3 在预收账款与应收账款中的应用

合理应用ERP系统对提高出版社的财务管理能力十分有效。该系统通过连接发行模块、财务部门应预收模块，优化预收账款、应收账款的管理方式，例如在二者之间引进客户管理模块，该模块详细记录了每个客户的所有信息，包括基本资料、信用额度、来款明细等。在ERP系统的层次性运行中，财务管理者清晰记录客户往来的每笔账款，实现客户群体的分类管理，通过客户预收、应收账款，明确每笔账款的归属情况，有效减少人工核对的工作时间，提高财务工作质量。

5 结语

出版社使用ERP系统优化财务管理，主要表现在提高该系统对账款、成本核算、单书业务等方面的管理能力。出版企业应用ERP系统，突破了传统财务管理模式，进一步提高了企业的财务管理水平，促进企业内部优化，有利于提升市场竞争能力，抢占市场占有率，实现企业全面可持续发展。

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