干部人事档案信息化管理模式的实现与保障研究

林青

[摘 要]在推进信息化建设的大背景下，传统干部人事档案管理制度存在的缺陷逐渐暴露。本文基于对干部人事档案信息化管理模式改革必要性分析，探索构建干部人事档案信息化管理的目标、内容、流程，并从人员、资金、信息安全3方面提出保障信息化管理的对策，为干部人事档案管理的标准化、科学化、现代化提供借鉴。

[关键字]干部档案;档案管理;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.081

[中图分类号]G275.9[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）14-0-02

0     引 言

作为干部工作的重要组成，干部人事档案管理是组织对干部个人全面跟踪管理与监督的过程，涉及干部选拔任用、考评、奖惩、待遇以及公务员管理。2014年《党政干部选拔任用工作条例》出台预示着干部人事制度改革深化。同时，信息化和网络化管理技术的发展，进一步推动了干部人事档案管理模式的革新。探索引入现代化管理理念和信息化管理技术，干部人事档案信息化管理模式成为组织系统信息化的重要内容。

1     干部人事档案信息化管理的必要性

1.1   保护原始档案

传统干部人事档案以纸质形式进行保存，容易出现丢失和损毁的情况。信息化管理，一方面能够有效预防档案信息丢失。纸质档案能够体现出档案的历史特征和原始性，虽然信息化数字档案更易于进行信息管理，但不可完全代替原始纸质档案。纸质档案的积累过程更加复杂，往往要经过多年收集、整理，通过积累并保有原始证据、珍贵资料的原貌，逐步形成独立完整的个人人事档案，必须认真加以保护，在某种程度上甚至应该限制查阅。将纸质干部档案进行信息化管理，更加便于档案管理人员进行分类整理及查阅。纸质档案每年都需定期整理和增补，如未按标准化流程进行管理，容易发生材料遗失，而信息化档案管理则将纸质档案信息以数字形式进行备份，从而有效预防档案信息丢失。另一方面，避免在档案查阅过程中人事档案出现损毁。人事档案的时间跨度较长，均在50年以上，会出现纸质介质老化、字迹褪色等自然损坏;尤其是在查阅整理过程中容易出现纸质档案毁坏，而信息化管理能够降低对纸质档案的损坏程度。

1.2   保障档案的真实性

震惊一时的“王亚丽档案造假案”暴露了干部人事档案造假问题的严重程度。档案的真实性是重要价值的体现，然而个别干部却利用档案管理的缺陷，伪造和造假相关信息，调换纸质档案实体，导致纸质干部档案可信度下降。2014年至今，中央组织部通过省、市、县逐级开展干部人事档案专项审查工作，在审查中发现了诸多涂改并弄虚作假的现象。新形势下出现的干部人事档案信息化管理模式则能非常有效地避免干部人事档案造假问题。在信息化管理过程中，将个人相关档案信息以数字化形式存储并备份在不同服务器中再设定信息加密保护，无特殊授权即无法修改信息资料，从而为人事档案的真实有效性设置保障关卡。

1.3   提高档案管理效率

干部人事档案信息化的本质是将纸质信息转化为数字信息资源，进行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事档案信息检索和查询工作程序被简化，方便了信息整理与增补工作流程;同时，个人档案信息查询检索受时空和距离因素的影响程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部档案信息形成数据库，信息编辑处理由原来的无序改为标准流程化;干部档案信息管理由分散管理转为集约化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量處理信息、信息处理准确等优势。

1.4   优化整合利用信息

中国共产党第十八次代表大会以来，中央提出要从严对干部人事档案进行管理，特别是严格审查干部考录、提拔与调动档案。但重视干部档案管理加重了档案管理工作，因此，采用信息化手段势在必行。干部人事档案信息化管理能够有效共享利用信息资源，实现多区域、多部门联动的信息化档案管理。在干部人事档案更新方面，信息化手段能够大大缩短档案信息的更新间隔，并设定标准的定期动态监管流程。

2     信息化管理模式的实现过程

2.1   构建目标

构建干部档案信息化管理模式的目标包括以下几部分内容。第一，纸质实体档案转为数字信息化档案。传统纸质实体档案管理工作一般涉及保管、整理、利用、转递。考虑到信息安全等，各地干部人事档案管理部门均采用传统的封闭管理模式，相较于信息化管理模式，具有管理成本高、工作效率低、受人为因素影响大等劣势。第二，建立干部人事档案信息数据库。纸质档案作为原始资料，集中进行保管和维护，只涉及管理、整理、增补、审阅，不涉及利用和查阅。干部人事档案中的相关信息都汇总到信息数据库中，所有信息内容与纸质人事档案信息内容一致，实时进行动态更新;人事档案的一切利用与查阅都通过信息数据库进行。第三，干部人事档案管理的网络化和数字化改革。利用互联网，实现相关机构对干部人事档案信息资料共享;同时利用信息数字化和网络化技术，提高对干部人事档案信息的处理与分析能力。

2.2   构建内容

2.2.1   信息化基础

信息化基础应包括符合信息安全及信息共享标准的局域网，在线运行数字化政务服务网，相关专业机房和控制室、办公软硬件环境;干部人事档案信息化管理的技术规范及数据库设计统一标准。

2.2.2   管理团队建设

干部人事档案信息化管理既涉及信息网络技术，又涉及档案管理专业人员，因此，相关部门应组建具有专业水平和责任心的管理队伍。管理上尽管采用信息化技术，但是技术使用者仍然以人为基础，因此，建设高效的干部人事档案管理团队，是实现干部人事档案管理信息化的关键。

2.2.3   管理制度设计

纸质实体干部人事档案中出现的各种问题，究其根源是管理制度存在缺陷。尽管信息化管理存在各种优势，但仍要以规范信息化管理制度作为保障。干部人事档案信息化管理制度设计需要进行专家论证。

2.2.4   信息安全保障体系

网络信息安全为干部人事档案信息化管理提供保障。相关部门通过建立信息安全保障体系对数据库、网络信息等相关内容资料进行加密;同时设立专门的信息安全部门。监管与审计机构应加强对干部人事档案信息化管理系统的保密性和安全性风险评估工作。

2.3   构建流程

构建干部人事档案信息管理系统主要分为需求分析、系统设计、建设实施3个主要流程。需求分析流程主要包括成立专项小组、项目目标、确定管理范围、需求调研、制订规划和完成需求分析报告。系统设计流程主要包括资源配置、可行性分析、初步设计、设计审核、形成系统设计文件。建设实施流程主要包括管理系统软硬件配置、系统试运行、系统测试、操作培训、正式运行和系统调整与维护。此外，干部人事档案信息管理系统建立流程要遵循实用性、安全性、共享性的原则。

3     信息化管理模式的保障

3.1   人员保障措施

实现干部档案信息化管理模式的关键在于人，因此，要加强相关管理人员的聘用流程、培训过程、工作业绩评估、奖惩机制等设计。第一，明确管理人员配备数量。一般情况下，每千卷档案管理不少于一位专业人员，同时配备辅助人员作为后备力量。第二，认真甄选干部人事档案信息化管理人员，优先考虑中共党员，且必须具备良好的政治及职业素养，具备信息化管理的专业能力，同时具有敬业精神。第三，培养锻炼与能力提升并重。企业进行信息化管理前要进行人員专业化培训后方可上岗。信息化技术更新速度快，要求相关管理人员定期参加培训与交流，确保业务水平与时俱进。此外，干部档案信息化管理相关岗位要求具有稳定性，可以通过设计合理的业绩考评与奖惩机制，降低岗位人员的流动性。

3.2   资金保障措施

干部人事档案信息化管理系统除了前期投入，还需不断进行更新维护，整体预算成本具有阶段性，且总值较高。因此，相关部门必须做好资金投入计划，确保信息化管理系统的价值能够得到有效发挥。一方面，干部人事档案信息化管理模式是一项具有长期规划性的系统工程，资金投入一般由国家财政和地方财政进行支持。资金投入表现为前期投入大，后期投入较小，但持续性长，因此，前期建设投入以财政资金为主，后期维护性投入可以开拓其他融资渠道。另一方面，干部人事档案信息化管理模式要求企业进行针对性监督与审计，相关资金应考虑在信息化管理系统建设项目的范畴内。

3.3   信息安全保障措施

与一般人事档案信息相比，干部人事档案信息关系着干部培养、选拔、考察、任用的公平与公正，要坚决避免该过程出现信息偏差。因此，加强信息安全维护尤为重要。一方面，可通过建立信息安全维护系统，加强对相关软件运行的安全保护，防止信息数据丢失;加强对硬件设备保护，通过主数据库和备用数据库方式实现信息备份;通过加密技术、病毒拦截技术、安全网络防火墙技术提高系统软件的安全性能，有效预防对相关信息进行篡改的犯罪行为。另一方面，通过标准化的操作与执行制度，避免人为信息安全事故。不同层级的干部人事档案信息管理人员进行授权，严格限制管理人员的操作与执行权限，并建立严格的监管制度。

4     结 语

干部人事档案是全面考察与评价干部的重要依据，能够实现信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事档案信息数字化实现了信息查阅与共享，有效避免了纸质人事档案丢失与损坏;使干部人事管理更为系统化和科学化，有利于形成规范化的干部人事管理制度。

主要参考文献

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