档案管理的现代化与规范化探讨

罗韶香

【摘要】在如今信息化社会中，各种各样的信息铺天盖地迎面而来，作为档案管理有关机构必须紧跟时代的趋势，如果仍然按照过去的档案管理方法，是比较耗时、耗力、耗财的，所以档案管理机构必须进行改革，只有推进档案管理的四化，才能推进档案管理的进步，保障各个单位的档案管理有条不紊地运行。

【关键词】档案管理;现代化;数字化;规范化;信息化

为了更好地服务于社会，服务于大众，档案管理必须吸取社会上先进的知识和技术，只有落实现代化、数字化、规范化和信息化这四个新时代的产物，并借以优化档案管理工作，提升信息资源的共享性和单位的高效性，是目前广大档案管理机构的燃眉之急。

一、推动档案管理现代化与规范化的优势

（一）有效地为档案管理工作减负。计算机技术的迅猛发展，推动信息技术得以迅速发展，而作为新时代的“四化”早已被广泛运用到各个行业，如今各种办公软件的升级和完善，为档案管理工作提供了很大的便利，减轻了档案管理工作者的工作负担。可以通过建立各自的服务平台，比如网页平台、微信公众号等，通过扫描仪，将一些书籍和文档进行数字化后录入电脑，上传至自己单位的网站，进行数字化保存，这样既能有效克服传统纸媒档案管理，而且能够防止因为管理人员的过失导致重要文献的损坏，最重要的是可以让档案管理部门的文献及书籍等在储存、管理、借阅、共享时更加方便。

（二）提高档案管理工作者的工作效率。切实推进档案管理的现代化、数字化、规范化和信息化管理，给予先进的技术支持和良好的发展环境，优化档案管理工作者的效率。可以通过升级档案馆的软硬件管理系统，建立新的信息管理工作模式，这样不仅能够提升档案管理的科学性，还能够推进档案管理机构内部信息资源的共享，在相关法律法规的允许范围内，通过创立和创办相关的信息网站，实行相关信息的共享，让其所在的企事业单位内部的工作人员能够实现实时信息交换与资源共享，不仅能够提高档案管理工作者的工作效率，还能促进企业工作人员的工作热情，提升工作效率。

（三）推动企事业单位档案管理的持续性发展。在现代信息社会，规范的现代化、信息化建设是展现事业单位整体管理水平和服务职能的重要方面。档案信息资源是新时期事业单位实施公共决策、开展公共服务的重要参考素材。积极创新管理方式方法，深入应用数字化、信息化技术手段，大力推进档案信息化管理工作，有利于促进档案管理工作实现可持续发展，为社会公共事业的规划和进步做好准备。

二、档案现代化、规范化管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理现代化、规范化的重视。在过去的档案管理过程中，企事业单位的领导对档案管理这一块缺乏创新管理意识，认为档案管理不怎么重要，或者缺少合理有效的统筹管理，单纯地认为档案管理只是对公司人员的档案进行简单的管理就够了，对于档案的管理只是在走走过场而已。而随着信息化社会的不断发展，过去的这种管理意识和方法已经很难跟上社会的发展，可能导致档案丢失、信息不全等情况发生。

（二）档案管理的内部人员良莠不齐。在过去，我国教育系统不完善，并没有涉及档案管理这个专业，因此如今有60%的档案管理人员不是专业的档案管理专业人才，他们并没有受过相关的教育，缺乏系统的档案管理学知识和现代化、规范化的思想以及理念，更是对档案的现代化、规范化管理不熟悉，也没有多少数据处理的技术，因此管理常常不到位，无法完成复杂的现在化、规范化管理的研究工作。

（三）档案管理现代化应用程度低。虽然如今很多企事业单位配备了计算机、打印机等用于档案管理的设备，而且更新和换代了办公系统和设备，完善了各种用于档案管理的软硬件。但还是有一些基层企事业单位仍然采用人工检索的方式，并且把一些现代化档案管理系统、设备等放置一旁，总是存在一些档案信息更新不及时、不能规范化处理一些该在网络共享的信息资源。

三、提高企事業单位的档案现代化管理水平

应当加大对现代化档案信息管理设备的应用力度，将档案管理的模式进行系统化、规范化，应当综合考虑平衡好多种不确定因素，从而提升企事业单位的档案管理水准。

（一）完善制度，实行规范化管理。首先应当严格根据《档案法》和相关档案的管理条例，并结合本单位的实际情况，健全完整的管理制度，实行规范化的管理，灵活设计一些考核档案管理工作的考核方法，严格按照法律法规办事，同时建立企事业单位的内部监督机制，充分利用公开管理的模式，接受企事业内部员工的监督，而且要在档案管理部门积极开展一些学习论坛来提升档案管理人员的管理水平。

（二）配备相应的设备，提高管理工作的效率。为了能够有效提高企事业单位档案现代化、规范化的管理，必须要配备专门的档案管理设备，如积极对计算机、打印机、扫描仪进行更新换代以及维护，将档案管理的系统更新成智能化的档案管理系统，并且坚持将所有的档案文件在至少两台电脑中进行备份，以保证档案的安全性。建立相应的服务性网站，并且给其配备在线浏览、检索、查询、归档、在线下载等功能，并时常更新档案数据，充分维护档案信息资源库，提高档案管理的现代化进程，让其更好地为企事业单位的决策、工作考核等服务。

四、结语

档案管理现代化、规范化就是要及时将企事业单位平时经营所涉及的各种文字、图纸、音像等文件信息及时以数字化信息进行储存，并且通过网站、微信公众号等网络工具进行有效利用和共享，为企事业单位提供更为便捷、生动的档案信息服务。