企业部门文档管理探索

陈丽嫔

【摘要】文档是企业的宝贵财富，企业部门文档管理是企业文档管理的重要组成部分，本文从明确部门文档的管控范围、厘清文档部门和业务部门的职责、抓住部门文档管控要点等几方面阐述了如何做好部门文档管理。

【关键词】企业;部门文档;管理探索

企业文档是企业的宝贵财富，文件产生流转管控服务于企业核心业务与日常业务的有效開展，具有保存价值的文件进行归档后则成为记录企业发展、成长的证据档案，文档的有效管理是支撑企业长期有效运作的支柱和基石。企业部门文档管理是企业文档管理的重要组成部分，是企业文档有效管理中的重要一环和关键元素。要做好企业部门文档管理，可从以下几方面进行。

一、明确部门文档的管控范围

部门文档管理工作主要包括：明确部门文档管理人员、建立部门文档控制工作体系，配置部门文档管理所需资源。

（一）部门文档管理人员。各部门需设立专兼职文档管理人员，这非常重要，专兼职文档管理人员作为文档部门与业务部门的沟通桥梁，是文档法规标准和程序要求的宣贯者，部门文件形成质量的监督者，部门归档文件整理的指导者。

（二）部门文档控制工作。部门文档控制工作包括两方面：文件产生、流转、保存、利用;文件收集、整理、归档。需规范文件的产生要求，如统一的文件编码、文件格式、文件内容模板、编审批流程，在产生环节控制文件形成质量;规范文件的流转要求，如统一分发范围、分发方式，高效准确地将文件送达阅知对象;在文件归档前，电子文件应有序存储，纸质文件应妥善保管，部门内部人员能快速方便利用所需文件。在文件产生或接收时进行登记，有助于日后对文件进行完整的收集，对于有保存价值的文件进行整理，移交给文档部门保管。

（三）部门文档管理资源。部门文档管理需要文件盒、档案盒、资料盒、标签、归档章等文档耗材，需要文档柜架等装具及办公家具，以及空调、去湿机等文档管理办公设备，文件量大的部门还需专门用房，如培训档案库房、人资档案库房、财务档案库房等。

二、厘清文档部门和业务部门的职责

部门文档工作实施统一指导、分级管理原则，文档部门负责对整体文档工作实施统一指导，业务部门负责文件在归档前的管理。

（一）文档部门职责。文档部门需及时跟踪并学习国家或行业最新的法规标准，并在文档管理工作中落实标准要求;需对部门文档管理工作开展监督、指导、检查和培训工作，帮助业务部门建立并完善文档管理体系;需建立统一的文件形成、归档等管理规则，使部门文档管理工作有据可依;需建立整体文档管理信息系统，提升文档管理的效率;需接收、检查、保管部门归档的文件，妥善保管便于后续提供利用。

（二）业务部门职责。业务部门需接受和配合文档部门开展的监督、指导、检查、培训工作，执行统一程序要求，同时编制本部门文档管理相关程序或指南，对文档的完整、准确、系统和安全负责;需向文档部门归档经过系统整理的成品档案，成品档案是指归档文件经过系统整理，包括归档文件纸电内容一致，文件页号、档号填写齐全完整，卷内文件目录、案卷目录著录完整准确，案卷背脊、封面等外观整齐达标，文件有序化达到入库标准。

三、抓住部门文档管控的要点

部门文档管控工作琐碎繁杂，归档单位众多，而且文档部门在企业中的地位，可能会处于服务部门较为弱势的地位，文档部门需采取一些措施抓住部门文档管控的要点。

（一）建立文档工作网络。业务部门需设立专兼职文档人员，大多业务部门是兼职文档人员，兼职文档人员应是部门内熟悉业务且工作稳定性较高的人员，初期要建立这样一支兼职文档人员团队会比较困难，需要公司高层领导的支持，但一旦形成，则对长期部门文档工作大有裨益。

（二）编写文档管理程序。企业部门一般是按规章、按程序办事，文档管理程序需规范文档部门，业务部门管理文档工作的方方面面，需经过业务部门协审，高层领导批准，后续则按程序要求落实管理，避免出现部门文档管理工作不规范，归档工作不配合的情况。

（三）开展归档分级培训。每年部门归档工作是重点，归档前的培训也是例行工作，如何使培训更有效，应开展理论层级和操作层级的培训，理论层级主要就归档文件整理应达到的状态进行培训，操作主要就归档文件整理的具体操作细节进行集中面对面培训，并辅以成品案卷参考样本。

（四）走访检查全面覆盖。走访检查全面覆盖各个部门，主要检查部门文件在归档前的保管状况，部门文件日常收集积累的情况，现场解答部门在文件管理中的疑惑，并强调归档操作负责人之间的工作交接必须有归档文件整理交接这一项。

（五）建立量化考核机制。可编制部门文档管理评分表，把日常文档管理和文件归档提交进度和质量中的重要要素，如文件分类是否合理、文件是否登记、文件是否妥善存放、文件归档是否按时、文件著录错误率等进行细化登记，最终得出部门文档管理水平的排位。

四、结语

部门文档管理所做的工作落到实处就是为了保障部门文件能按要求形成、流转，归档文件收集整理满足质量要求，自存资料井然有序，文档资料的管理能服务于本部门日程基础业务和核心业务的开展。