论企业办公室的协调功能

王晓卫

【摘要】办公室的功能定位是：高效服务、综合协调、政令引领、督导落实。其工作性质具有综合性强、服务性强、协调性强的特点，文章主要从办公室的协调功能与管理、担当、合作、谋划、素质等关系展开研究和论述。

【关键词】办公室;管理协调;敢于担当;超前谋划

国有企业均设有党政办公室或叫综合处、管理处等，其职能主要是为企业党政领导服务，起到出谋划策、综合协调、上情下达、下情上传的作用，是帮助企业管理层合理决策和对企业进行有效管理的关键部门。其工作性质具有综合性强、服务性强、协调性强的特点，文章主要从办公室的协调功能展开研究。

一、协调意味着管理

管理于企业，就如同筋骨之于人。人无骨而不立，企业无管理则不生。国有企业办公室的功能定位是：高效服务、综合协调、政令引领、督导落实。办公室工作的重要特点是承上启下、联系左右、综合协调。现在国有企业的领导班子通常是“条状分工”，而职能部门则是“块状管理”，办公室的工作目标要体现组织中最高管理者以及领导集体的战略意图，并对其战略意图实行管控，对各部门实行职能管理、业务引领、价值服务、商务支撑、平台支持、资源配置、风险控制和绩效评价。达到业务有分工、责任有主体、落实有目标、考核有对象，办公室系统在企业的日常协调实际上就是在管理过程中发挥和释放其统筹能力、引领能力和管理能力。

二、协调意味着担当

办公室上管人，下管事，中管物，工作繁琐，事无巨细，周而复始，没完没了。尤其是协调上下左右的关系，没有担当意识还真干不好。对于人与人、部门与部门、事与事出现了矛盾，有担当精神的就主动去管去协调去解决;无担当精神就推就躲避。既然从事管理工作，就有指挥协调的职责，就要“敢”字当头，敢抓敢管，敢于担当。首先，要思路清晰，敢于面对矛盾，在解决矛盾中大胆创新，提高管理水平，提高工作效率。其次，要敢于承担责任，敢于迎难而上，敢于決断分歧，为领导分忧，帮群众解难。最后，主动发现问题，主动解决问题，将矛盾冲突遏制在萌芽状态，不怕别人说“多事”。用积极的态度投入工作，抓好管好自己分内的工作，积极配合、协助、支持同事工作。只要我们本着为企业负责，为工作担当，有利于团结的原则，无所畏惧地大胆管理、耐心细致地说服规劝、大张旗鼓地肯定正确、旗帜鲜明地否定错误，就一定能取得事半功倍的效果，形成人人有事干，事事有人管，充满正能量的良好局面。

三、协调意味着合作

办公室虽然是一个具有服务性质的综合办事机构，但因为直属企业最高管理者的领导，在其它部门的心目中还是很有地位的。它既是对外接待的“窗口”，代表着单位的形象和口碑;又是一个企业的中枢，代表领导对各个部门发号施令考核反馈;它还是一个纽带，在部门与部门之间搭建桥梁。如果说其它业务部门只负责本业务系统的工作，相对单调，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。所以，要提高办公室的工作效率，就必须保持与兄弟部门之间良好的合作关系。找准定位，牢固树立全方位服务观念，积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务。才能促进办公室的各项工作有序开展。

办公室内部是有机整体，科员们虽然各有分工，各有职责，仅凭一已之力干工作很难有声有色。工作分工不分家，要做好与其他同志的协调衔接，日常多与同事沟通，做到信息共享、集思广益、发挥合力、共同进步。

四、协调意味着谋划

企业的办公室不仅是领导的左膀右臂，更是领导的智囊和参谋。企业管理的大政方针、主要领导的职代会报告、重要会议上的讲话、各项规章制度，凡是以红头文件发布、加盖企业公章、带企字带编号的重要通知和文件全部出自或经过办公室。这就要求办公室人员具有超前谋划的意识，具有统筹全局的视野，具有“走一步看三步”的能力。要为领导出谋划策，必须思路先于领导，才能提出有价值的建议，才能得到领导的采纳。办公室人员要善于深人调查研究，经常给领导提供有关的统计数据和业务信息，适时地提出可行性建议，撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告。办公室干部要克服“言多必失、言高盖主、言低丢面”的困扰，在出谋划策时既不能越位，又不能失去初心。办公室要本着理顺企业内外部关系，协调各方利益的原则。能够使全体员工的思想认识、行动规则、职责范围等统一起来、明确起来、协调起来。

五、协调意味着素质

发挥好办公室的协调功能，关键要提高办公室人员的整体素质，培养良好的工作作风。

（一）提高政治素质。政治素质是人们从事社会活动所必需的基本条件和基本品质，是人的政治信仰、政治立场和政治观念。办公室的协调功能体现在办事人员的政治觉悟。对待协调工作要处以公心，坚持原则，维护正义，不为利益所动，不为情感所惑。

（二）提高文化素质。当好协调人，需要得到被协调人的尊重;把事协调好，需要得到被协调人的信服。做好协调工作，协调人的人格魅力很重要。人格魅力与文化素质成正比，人有无文化不仅体现在语言或文字表达能力，更主要的是待人接物、举手投足的瞬间反应。从这个意义上讲，只有通过学习才能掌握大量知识，才能丰富自己的内涵，才能启迪智慧和人格魅力，才能成为一个成功的协调人。

（三）提高业务素质。业务素质是为完成工作任务所需具备的专业知识和工作经验。更是办公室人员必须要具备的。企业的事情都与专业技术或业务有关，外行协调内行，只能引人耻笑。因此提高业务素质，提高专业理论水平和专业技能，永远是我们追求的目标。

六、结语

总之，企业办公室要紧紧围绕经济中心工作，善于统筹兼顾，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动单位和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。

【参考文献】

[1]付永红，贾海峰.如何做好办公室管理中的综合协调工作[J].管理观察，2010（06）.