电厂系统档案信息化建设研究

郝立维

摘 要：档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作的客观需要，只有做好档案管理的信息化建设，才能满足新时代档案管理工作的需求。本文将从电厂系统档案信息化建设的重要性进行分析，并对当前我国电厂系统档案信息化建设所面临的问题提出几点合理建议。

关键词：电厂系统；档案信息化；建设工作

档案信息化建设不单单是指传统的档案信息规划工作，在科技发展的今天，档案信息化建设工作还包括现代信息化技术、网络技术、软件应用的相结合。因为电厂工作的细节化内容较多，遇见需要统计整理电厂工作内容的时候工作量就比较庞大，需要强大的档案资料支撑，因此，对电厂进行系统的档案信息化建设就显得必不可少。

1 电厂系统档案信息化建设的重要性

首先随着我国政府部门下发了要求各企业都要做好档案信息化建设的通知后，各企业都在进行档案信息化建设的改革，以适应市场中各企业信息化发展的潮流。所以在这样的形式下，电厂也要紧跟时代步伐，积极开展档案信息化建设工作，将电厂现存的档案进行分类归档，利用现代信息化技术对档案进行数字化处理，再通过使用档案软件将档案归存到专门的档案管理软件中，方便之后对档案信息的查询。从另一方面来看，对电廠进行档案信息化建设既能节约电厂办公空间，将之前用来存放系统档案的场地重新投入工作使用。除此之外，档案信息化可以有效提升电厂的工作效率，延长电厂系统档案的存储量及存储时间，且在日后的工作中有需要查阅过往档案资料的时候也较为方便，还有信息化系统一旦建成，员工对电厂档案进行整理输入的过程也会变的简便，节省大量的人力，为电厂企业的发展提供可靠保障。

2 当前电厂系统档案信息化建设所面临的主要问题

2.1 建设前期资金不足，录入过程出现问题

任何一种建设改革的创新都不能缺少大量资金技术的支持，但是当前我国电厂在进行档案信息化建设的时候往往由于资金的不到位，导致硬件基础设施跟不上发展的需要。我们应该知道在进行档案信息化建设的时候需要先进的硬件设备，也就是说在进行电厂系统档案信息化录入的过程需要确保电厂中各个车间具有完备的先进的电脑、打印机、扫描仪等硬件设备，并确保这些设备能够及时的进行更新工作。但是目前来看，电厂在进行档案信息化建设的时候往往面临着电脑系统过于陈旧，无法满足录入工作的需求，扫描仪数量有限，这就在很大程度上对档案信息的录入工作进度提出了限制，扫描仪扫描清晰度较低，不能对时间较长的档案进行扫描，用于存储信息的U盘多为员工自备，因为质量的不确定性，一旦发生问题就会造成信息的丢失，影响档案信息化建设。

2.2 人员变动过程中新旧员工交接工作不细致

电厂工作同其他工作一样，不可避免的会出现人员的变动，但是在对电厂系统档案进行信息化建设的过程中需要各级部门进行紧密的合作，所以在当前的电厂系统管理过程中，有的老员工在离职时与新人工作交接过程不细致，导致新人之后的工作过程中出现由于对自己的岗位不熟悉，存在漏洞，所以对系统档案信息归档不及时，造成档案管理上的失误。长此以往，只要电厂出现兼职档案人员的变动，就会出现管理上的漏洞，这样会造成许多的信息丢失。

2.3 档案管理人员不能及时适应信息化发展需求

长期以来，许多电厂一直沿用传统的档案管理模式，并未涉及高新技术。随着档案信息化水平的不断发展，传统的档案管理模式已经不能适应信息化时代档案管理的要求。传统档案管理的低要求，使得档案管理人员专业化水平较低，有些并非科班出身，导致人员素质良莠不齐。信息化时代档案管理需要复合型人才，不仅要具有专业的档案知识还应具备一定的计算机技术。

2.4 档案信息化管理制度不完善

档案管理制度不完善，没有形成真正的制度化体系，没有建立严格的问责奖惩机制，存在各部门移交档案不及时，卷宗错乱，档案缺失，档号无序等管理不规范问题。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立完善的档案体系。

3 电厂系统档案信息化建设完善的有效措施

3.1 加大资金投入，提高软件、硬件基础

针对当前电厂在录入工作时出现的问题，电厂应当加大前期资金投入，确保前期档案信息录入过程中拥有先进的配套的硬件设备，以便工作的顺利进行。这要求电厂在以下几个方面做出改进：1）为各个部门增大资金投入，保障他们在信息化建设过程中有着先进的办公设备。2）加大档案管理部门硬件设施投入，确保设备先进、可用。3）电厂要在众多系统管理软件中挑选出最适合本厂发展的管理系统，有稳定的系统才能在之后的信息化建设中发挥出最大的作用。

3.2 强化新老员工的工作交接环节

电厂要制定出一套完整的工作交接流程，应当让老员工在离职前先带领新员工熟悉一下工作环境和主要工作内容，避免出现工作交接过于形式化，造成之后管理上的漏洞。新员工尽快适应岗位需求，各部门兼职档案员充分发挥作用，协助专职档案人员及时完成档案归档工作。

3.3 完善档案信息化管理制度，不断提高档案管理人员专业水平

档案管理的信息化，要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，完善档案管理机制，加强各部门沟通协作。建立稳定的档案管理人员队伍，避免频繁变换，加强档案管理人员业务培训，尤其是加强在计算机应用等方面的培训，以适应档案的信息化管理需求。

4 结束语

电厂应该严格遵守国家下发的信息化建设要求，完善电厂系统的档案信息化建设工作，虽然当前电厂的档案信息化建设工作存在不少问题，但是只要加强档案管理，制定出相应的措施，加大对各个环节的资金投入，专、兼职档案员充分发挥作用，规范作业流程，电厂的档案信息化建设工作就会取得实效，那么势必可以提升电厂的工作效率，增强电厂在市场中的竞争力。

参考文献

[1]李勇.电厂系统档案信息化建设研究[J].南方农机，2017，48（07）：121-122.

[2]张瑞春，姜玲玲，关键.电厂系统档案信息化建设研究[J].设备管理与维修，2017（13）：33-34.