大数据时代学校档案优化管理路径探讨

黄日娟

摘 要：当前大数据时代背景下，学校档案管理工作也呈现出新业态，实践中应当重新审视和定位大数据对现阶段国内学校档案管理变革。本文先对大数据对学校档案管理工作产生的影响进行概述，并在此基础上就如何进行优化和改进档案管理工作模式，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：学校档案；大数据；优化管理；影响；策略

在大数据时代，学校档案管理人员应当保持与时俱进，不断加大对档案资料管理以及利用的创新力度，利用现代大数据技术手段，优化整合学校档案资源，并在此基础上积极打造适合学校档案资源共享的平台和模式，从而为学校的发展奠定基础。

1 大数据时代学校档案管理工作受到的影响分析

随着大数据时代的道路，不仅改变了我们的生活形态，而且对我们的工作业态也产生了较大的影响，使工作更加的便捷。学校也不例外，尤其是档案资料管理工作中的管理对象以及技术载体等都发生了巨大的变化，对档案管理工作必然产生一定的影响。

1.1 档案资料的收集受到影响

以往学校档案资料收集时，过分关注的是档案资料数据结构及其类型，通常会将同种类型的档案资料划归为一类。在当前大数据时代，学校档案资料和数据信息的收集更具时效性，档案管理人员应当及时响应学校的教科研以及学生管理过程中的动态信息，收集档案资料信息，否则这些信息就可能稍纵即逝。为此，学校档案管理人员应当有较强的前端控制意识，

并且对学校档案管理工作应当有预见性，能够有效控制学校档案资料以及数据生成环节，将现代档案管理工作要求能够有效地嵌入到教科研以及学生的学籍管理系统之中，以此来确保档案管理工作的实效性。大数据背景下，学校论坛以及博客和其他媒体中形成的档案资料信息也应当有意识地收集，这样才能有效提高学校档案管理工作的深度以及广度。

1.2 档案资料的加工方式改变

传统模式下的学校档案资料加工多采用人工方式进行鉴别，虽然可以有效保证档案资料数据加工质量和可靠性，但是档案资料爆炸的今天再采用传统模式显得力不从心。大数据技术手段和平台的应用，在很大程度上影响了学校档案资料的加工模式，并非以人工方式来识别鉴定，人工智技术在此阶段的应用较为广泛，这对传统档案管理工作提出了更高的要求。然而，实践中应当不断创新和改进档案信息的加工技术与手段，否则将无法有效处理多元化以及海量化的学校学生档案信息资料。

1.3 档案存储模式以及服务方式变化

传统意义上的学校档案存储工作中，多采用纸质档案数据进行保存，然当前在信息化时代背景下的数据量爆增，而且结构呈现出多样性。该种形势下，必然会对传统学校档案资料保存模式带来挑战，同时内在要求档案管理必须与大数据时代背景接轨，同时加大投入建构服务于海量异构数据的底层存储及分布式系统架构。新时代被进行，要求建立数据存储空间必须具备一定的扩展性以及实际可用性，而且要有前瞻性，能够有效满足档案数据应用与发展需求。在存储空间上，要求避免传统的“信息孤岛”现象，能够有效满足异地资源共建共享，内嵌外部接口以及通道方可确保学校档案资料数据库的存储空间足够。同时，传统模式下的学校档案资料管理过程中，对档案数据的挖掘以及用户数据剖析和相互关系洞察而言，并未提出很高的要求；然而，大数据时代对此要求提升，档案服务从原来的供给导向逐渐向现在的需求导向转变。在档案管理工作中，应当满足学校各部门对数据信息需求，并且利用数据信息的集成、存储以及分析和语义处理等手段，有效满足用户实际需求。

2 大数据时代背景下的学校档案管理路径

基于以上对大数据时代对学校档案管理工作产生的影响分析，笔者认为在未来发展过程中应当从以下方面着手，提高学校档案管理质量和效率。

2.1 转变档案管理工作思维模式

传统的学校档案服务模式下受时间以及手段和地域等因素的影响，难以有效满足当前大数据时代的要求。实践中为了能够有效应对不断增加的档案资料需求，管理部门应当根据当前大数据技术特点建立网络化思维体系。大数据时代的学校档案管理过程中，应当保持与时俱进，为此需转变思想观念，建立网络化思维模式，广泛应用大数据技术和平台。学校档案管理工作中的大数据技术应用，不仅有效实现了深挖与档案资源分析之目的，而且还实现了基于用户喜好推荐需求信息的目的，大大降低了学校档案资料查阅难度。新时代背景下学校档案管理部门应当不断加大服务模式创新与改进力度，这样才能有效提升学校档案资料的精确度和利用率。在当前时代背景下学校档案服务工作应当面向多元化，管理部门应当提供个性化的服务来满足现实需求，并且为需求者提供智能化以及网络化档案服务和管理模式。同时，还要不断升级服务模式，工作人员应当根据学校档案资料和信息数据特点分类整理，并在此基础上构建完善和健全的档案数据库，以此来满足用户的多样化以及个性化需求。

2.2 加强学校档案基础设施建设

互联网+时代背景下，技术的更新及其发展速度非常的快，大数据技术以及平台对学校的档案管理工作带来一定的影响，比如海量数据处理以及数据管理处理等。大数据下的学校应不断强化档案管理基础建设。第一，进一步完善系统软硬件设施，不断加大自己投入、案管理系统应当不断升级软硬件升级，尽可能采用现代大数据技术手段，丰富档案资料内容，全面推动我国学校档案信息化和数字化建设，从而实现学校档案管理质量，或者可利用外包的方式展开数字化管理；第二，加强安全性以及信息化建设，建立完善的安保体系。比如，采用防火墙以及水印技术和信息加密技术等。在学校档案管理过程中，尤其是用户访问量强化之前，操作权限以及管理权限等都应当明确。同时，还要定期组织开展档案资料安全性能评估工作，加强网络监控和管理，對系统中的重要数据库采取及时备份。大数据下的学校档案管理工作中，离不开人才的作用，提高档案管理人员的素质和业务技能。

2.3 加大科技创新力度

在当前信息化时代，学校档案管理工作中应当保持与时俱进，这样才能紧跟时代发展的步伐。学校档案管理部门应当对新技术、新方法有较高的敏感性，而且能够积极应对和快速做出反映；同时，还应当积极探索和应用先进的理念以及现代科技手段，深入挖掘学校档案资料，创新管理模式与路径，将新技术手段选择性地应用到学校档案管理工作之中。大数据技术手段本身就具备较强的数据挖掘以及集成功能，学校档案管理人员应当深刻认识到档案资料的价值和管理工作的意义，将档案资料的收集整理以及数据加工和分析工作严格落实到实处，并在此基础构建学校独特的档案数据库；必要时可以利用第三方平台构建档案资料云服务体系，对学校档案资料进行全面收集以及整理分析，从而有效发挥学校档案资料的价值。目前智慧校园以及数字校园建设背景下，会有更多的科技手段融入档案管理工作之中。比如，采用云存储以及云计算服务技术，有效解决当前学校档案资料储存不足缺陷；同时，还可以采用云构架模式，有效促进学校之间的档案资料共建共享。

3 结束语

综上所述，当前大数据时代背景下学校档案管理过程中应当保持与时俱进，紧跟时代发展的步伐，正确认知大数据对学校档案管理工作的影响。立足实际，不断创新思路和管理模式，才能有效提高学校档案管理水平。

参考文献

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