档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展探讨

丁玉

摘 要：新科技革命爆发以来，随着计算机信息技术和互联网的飞速发展，网络和电子信息技术走进了千家万户，改变人们生产生活方式的同时，也深刻地影响和改变了各行各业的发展进程和发展模式，档案管理工作也不可避免地受到了影响。本文以档案管理工作的基本概念和内涵入手，分析了纸质档案、电子档案各自的优缺点，探讨了档案管理中纸质档案与电子档案并存发展的必要性，并提出了增强纸质档案与电子档案并存发展的意见建议，供档案管理决策者和档案管理工作人员参考。

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展

新世纪以来，随着国内互联网和计算机的普及和快速发展，互联网+异军突起，诞生了很多新的业态，对许多传统行业的生产或工作方式也改变和影响了很多。档案管理工作是一项非常重要的工作，但是目前的纸质档案管理方式有很多弊端，在档案管理中借助互联网和现代电子信息技术，可以有效革除一些当下档案管理工作的弊端，更好地促进档案管理工作的效率和质量，所以探讨研究档案管理中纸质档案与电子档案的并存发展是十分有意义的一项研究。

1 档案管理工作概述

档案管理又称为档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称[1]。它是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理主要分为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案統计、档案编辑和研究、档案提供利用等步骤，当然这8个步骤有时候并不是必须的，可以根据实际工作需要调整或删减，有的档案管理就分为6个步骤，还有的直接分为基础和利用两大部分。从档案管理的发展历程来看，是有一个由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统的这么一个过程。

2 电子档案和纸质档案的优缺点分析

2.1 纸质档案的优缺点分析

纸质档案，顾名思义，就是指档案信息是记录在纸张上或者其他能够固化且能被人直观看到和感受到的物质上，并且字迹等档案信息是和这种纸张或其他物质的媒介、载体永久联系和捆绑在一起的，除非是遭遇战乱、地震、洪水、泥石流等不可抗力的重大人为或自然灾害，纸质档案的保存期限几乎可以是永久的[2]。纸质档案是档案管理的原始和传统方式，历经长久发展传承下来，必然有其优点，纸质档案最大的优点就是它的原始性和真实性，因为纸质档案里所有的纸质材料都是第一手材料，是最原始的材料，而且，在档案的整理、添加的过程中，所有的档案资料信息有时间的前后顺序甚至逻辑上的某种联系，有据可查、有迹可循，这样一来人为伪造、篡改的可能性大为降低，档案的真实性也就更值得信赖了。

任何事物都是一分为二的，纸质档案虽然优点很多，但是随着社会的不断发展，其弊端也日益显现出来。最大的弊端就是纸质档案的搜集、整理、查阅非常不便，同时纸质档案存在着因为诸如战乱、火灾、地震、风化等不可抗力因素而导致遗失或者损毁的可能，一旦这种第一手材料的纸质档案遗失会造成很大的损失和不便。

2.2 电子档案的优缺点分析

电子档案是指按照国家相关技术标准，利用扫描、上传等技术手段将纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。在将纸质档案数字化的过程中，应当严格规范程序，做好安全备份工作，保证电子档案和纸质档案完全一致，真实可用。电子档案在保留了纸质档案真实性的同时，无疑又提高了档案管理工作的效率和质量，使得档案分类整理、修改、检索等变得更加快速便捷。但是应该尽量避免电子档案对纸质档案材料的过度数字化，否则将会失去原纸质档案的真实性、凭据性和历史质感。

同样地，电子档案也并非是纯利无害。首先，最直接也是最重要的是电子档案的真实性较之于纸质档案相对来说更难以得到保证。众所周知，电子档案正是借助于信息技术和互联网才能实现不同地域的不特定人在任何时候都可以自由查看、翻阅，它是依附于信息技术或者电子信息管理系统，不同于传统纸质档案需保存在特定的场所且不对外开放，这客观上增加了电子档案被擅自篡改的可能性；其次就是电子档案赖以建立和传播的计算机系统有可能会出现系统不稳定或者遭遇黑客攻击和偷盗，还有被计算机病毒感染的可能性，这些问题轻则影响档案管理工作，重则可能导致档案被篡改、损毁甚至丢失。

3 档案管理中电子档案与纸质档案的并存发展

3.1 纸质档案和电子档案并存的重要意义

电子档案与纸质档案并存，简而言之就是在未来的一段时期内，档案管理机构和人员在档案的保存形式上应该同时保存纸质和电子两种形式的档案资料，两种档案资料完全一致、形成彼此间的对应，不管通过哪种方式都能找到档案资料[3]。这样做的意义是可以充分融合纸质档案和电子档案的优点，同时有效避免各自的缺点：纸质档案可以长久保存，更有原始性和真实性；电子档案则整理规范、检索和查找方便，更方便查阅和利用。

在此着重强调一点，即便现在档案的数字化已然成为一种趋势，但是档案保存机构仍然应该重视保存原始纸质档案，这是因为档案最重要的属性之一就是原始记录属性，况且如果保存得当纸质档案的保存期限可达几百甚至上千年，远比电子档案的载体如U盘、CD等可保存年限更长。

3.2 增强纸质档案与电子档案并存发展的建议。

首先，要采用“双套制”管理，两种档案形式分别建档，确保资料真实客观。如果不采取有效措施，保证电子档案和纸质档案的一致性，那么电子档案将一文不值，这是档案最基本的真实性决定的。其次，强化规章制度约束和责任落实，严防可能出现的档案疏漏、遗失甚至造假。最后，就是做好档案涉密工作，严防黑客网络攻击造成电子档案的丢失、被盗等非安全状态。要合理确定档案密级，加强档案管理相关人员的教育培训力度，采取网络技术加密，根据工作实际需求合理设置相关管理人员的权限。

4 结语

综上所述，纸质档案和电子档案各有自己的优缺点，要想高质量做好新形势下的档案管理工作，必须将二者结合起来，充分发挥它们各自的优点，规避各自的缺点，互为依托、优势互补、形成强大合力，共同推动档案管理工作再上新台阶。

参考文献

[1]彭红梅，程志宇.现代电子纸质档案在档案管理共存现状研究[J].兰台世界，2015（17）：107～108.

[2]刘娟.电子档案在档案管理中的重要性[J].中国管理信息化，2015（18）：175.

[3]姜昱.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展探讨[J].城建档案，2017（03）：92-93.