供电企业档案管理信息化建设分析

苏妙君

摘 要：供电系统是我国的基础系统，承担着维持经济平稳发展的重要职责，供电企业较之一般企业具有更大的档案工作量，建设信息化的档案管理模式，有助于提升档案处理效率。本文分析了供电企业对档案进行信息化管理的优势，介绍了当前阶段档案管理信息化建设面临的困境，并据此提出了相关建设建议。

关键词：供电企业；档案管理；信息化建设

近年来，社会的发展节奏逐渐加快，随着而来的是各个企业中大幅增加的档案处理工作量，建设信息化的档案管理系统是促进各个企业良好运营的有效措施，供电企业尤是如此。

1 对供电企业档案进行信息化管理优势

供电企业建设信息化档案管理模式的优势是通过与传统的档案管理模式进行对比体现出来的，以下对信息化档案管理模式的优势进行介绍：第一，在供电企业的传统管理模式中，企业员工读取档案大多需要到档案室调取档案，这种方式不仅耗时较长，还容易造成纸质档案的损毁，而在信息化的档案管理模式中，企业员工能在计算机终端读取电子档案，体现了档案信息化管理的便捷性、耗时短和损毁率低的优势；第二，供电企业的档案量较大，档案管理人员的工作难度高，直接导致了档案管理部门人力耗费巨大的现象，而在信息化的档案管理模式中，人力被大大解放，充分展现了信息化管理的人力节约优势[1]。

2 当前阶段供电企业档案管理信息化建设面临的困境

2.1 传统档案管理模式与信息化档案管理模式的衔接

当前阶段供电企业的管理人员将优化档案管理系统作为了提升工作效率的有效路径，纷纷开始了档案管理的信息化建设。部分企业在建设信息化档案管理模式的过程中遇到了传统档案管理模式与信息化档案管理模式的衔接困境，不仅抑制了信息化档案管理模式优势的正常发挥，还对供电企业的管理形成了雪上加霜的效果。

2.2 供电企业信息化档案管理人员技术不足

供电企业在人才技术不足上，主要表现在两个方面，一是先进的档案管理人才的引进力度较低，导致了供电企业档案信息化管理的建设中缺乏技术领军人物，建设过程的动力不足。二是供电企业档案管理的原有员工的信息管理水平不足，呈现出了“三个臭皮匠难抵一个诸葛亮”的人员现状。

2.3 供电企业信息化档案管理执行力低

供电企业建设信息化的档案管理模式是科技发展的必然结果，但是现今阶段中供电企业在建设信息化档案管理模式中存在急于求成的不良思想状态，在这种思想状态的错误引导下，供电企业在未详细分析本企业的档案状况的情况下就盲目的引进了信息化档案管理理念，将不符合实际情况的管理模块投入到信息化建设中，最终造成了供电企业遭遇信息化档案管理执行力低困境的结果[2]。

2.4 供电企业信息化档案管理系统不完善

供电企业信息化檔案建设存在管理系统不完善的困境，这一困境是由供电企业在建设了较为完善的信息化档案管理模式的基础上，并未与企业其他职能部门的组建沟通渠道导致的。这一困境也是当前较多供电企业正在面临的建设困境，降低了信息化档案管理模式应用的有效性。

3 推动供电企业档案管理信息化建设的策略

3.1 制定传统与信息化档案管理的衔接的方案

当前阶段中，供电企业面临着巨大的档案处理压力，为缓解这种工作压力，提升工作效率，供电企业将档案工作的重点转移到了信息化档案管理系统的建设上。以下对制定传统与信息化档案管理的衔接方案提出相关建议：首先，工作管理人员应统筹全局，明确信息化建设工作的着手点；接着，档案建设人员应该安排相关档案管理人员做好传统档案的扫描和录入工作，在进行该项工作时，要求档案处理人员按照档案标号仔细核对档案的完整性，将缺失和损毁程度较大的档案进行记录，并通过合理渠道对其进行补录；第三，档案建设人员应在信息化档案化建设期间制定档案管理预案，处理建设期间的供电企业档案，避免造成档案遗失。

3.2 进行人才管理

俗话说“事在人为”，说明了事件是以人的意识为主导发生的，在供电企业的信息化档案管理中，人才的匮乏令档案的信息化建设陷入了困境。针对这一困境供电企业应该对档案人才进行有效管理，以下从两个方面对人才管理进行介绍：第一，引进先进的信息化档案管理人才为供电企业信息化档案管理的建设提供动力。先进人才的引进可以从供电企业信息化档案管理的建设需求入手，确定先进人才的引进数量，接着通过各个高校的招聘会或互联网人才平台等渠道引进合适的人才；第二，对供电企业内部档案管理人员进行相关培训，提升其技术水平，为供电企业信息化档案管理模式的顺利运营奠定基础；第三，由信息化档案管理建设的负责人和供电企业的人力资源部门联合对引进的信息化档案建设人才和企业原有的档案管理人员进行管理，帮助引进人才快速融入信息化建设团队中，以构建团结互助的工作局面，提升建设效率。

3.3 优化供电企业档案管理模块

在全国用电需求大幅提升的状态下，供电企业亟待提升工作效率，传统的档案管理方式极大的抑制了供电企业的发展，优化供电企业信息化的档案管理模块已经迫在眉睫。以下提出相关优化供电企业档案管理模块的工作思路：第一，转变信息化档案管理建设负责人的思想观念，信息化档案管理在供电企业中的建设是以提升供电企业的档案处理效率、解放劳动力为主要目的建设，“急于求成”的思想状态只能让建设工作脱离实际，相关建设人员应从供电企业的档案情况出发，反思建设工作的缺陷，及时修正偏离实际情况的思想态度；第二，积极进行市场调研工作，从相关企业的信息化档案建设中吸取成功经验，结合供电企业的自身情况对信息化档案管理模式进行合理调整，促进供电企业发展[3]。

3.4 完善供电企业档案管理系统

传统档案管理系统繁杂，档案处理效率低，信息化档案管理模式简化了处理程序，体现了信息化的效率优势，然而现今阶段中各个供电企业中建设的信息化档案管理系统仍然存在一定的不完善。本小节中通过以下几点提出完善供电企业档案管理系统的相关建议：第一，信息化档案建设管理人员应完善档案管理规定，规范信息化档案管理人员的行为，培养档案管理人员耐心负责的职业精神，为供电企业日常工作提供基础服务；第二，相关信息化档案建设人员应该在信息化档案管理平台中突出“信息化”优势，通过计算机科学与技术建立档案管理部门与供电企业其他部门的联系，织就档案管理的信息化网络，打破信息化档案管理的“孤岛”禁锢；第三，在建设供电企业信息化档案管理模式期间，相关建设人员应该编制信息化档案处理工作的相关流程，并将细化的工作流程下发至供电企业的其他部门，提升供电企业信息化档案管理的整体性。

4 结论

综上所述，随着互联网科学与技术的发展，电子信息技术的应用范围逐渐扩大，为社会中各行各业的发展提供了便利，也为供电企业信息化档案管理建设提供了可行性。信息化档案管理模式的建设有助于提升供电企业的工作效率，促进了供电企业的长期发展，也在一定程度上为供电工作贡献了力量。

参考文献

[1]许敏玲.新时期供电企业档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2018（14）：69+47.

[2]蒋幼林.数字时代背景之下供电企业档案管理工作进行的过程中应当注意到的问题[J].城市建设理论研究（电子版），2017（08）：285.

[3]张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.