提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

宋莹莹

摘 要：在事业单位建设和发展过程中，档案管理信息化建设正在全面展开。但是，在进行档案信息管理时，很难避免一系列问题，这必将影响档案管理工作证顺利开展。这种情况的影响下，档案管理水平需要进一步提高，因为档案中信息技术的发展已成为当前工作中业务单位的一项关键任务。本文以此为出发点，讨论档案信息化建设的要点。希望在事业单位的未来工作中，档案信息管理的工作效率将得到进一步提高。

关键词：档案管理；信息化建设；方法与策略

随着时代的发展和科学技术的飞速发展，我国已经进入了信息时代。在信息化发展过程中，档案管理也受到影响，可以说档案管理与人们的生活息息相关，提升档案管理的效率可以有效地促进档案管理水平的提高。因此，本文重点研究如何在信息化时代的发展中实施信息化档案管理，以促进档案管理朝着现代化、高效、经济、环保的方向发展。

近年来，公共机构管理的现代化水平不断提高。在整个单位部门的管理中，文件管理也是一个非常重要的部分。但是，目前公共事业管理的现状并不乐观，特别是设施落后，人们的观念没有及时调整。这些问题的存在对机构领导的管理发展非常不利。利用信息技术优化档案管理无疑可以大大提高其工作效率，现在已成为档案管理的主流趋势。

1 信息化档案管理优势分析

1.1 优化管理环境

过去，档案大多以纸质形式存在，受自身条件的限制，纸质档案难以长期保存，容易受到外部环境的影响。因此，在档案管理工作中，档案存储已成为档案管理的主要内容。一方面，既要考虑外部环境，又要确保档案的完整性。信息技术应用后，档案的形式由纸质档案向电子档案转变。电子文件不易损坏，具有很高的安全性。同时，也可以利用网络技术实现文件资源的共享。

1.2 档案管理更加方便

在传统的文件管理系统下，过程非常复杂。无论是文件的排序还是存储，都需要经过多个环节。需要查询和保存文件都需要层层阻碍。在信息时代，这个问题已经得到很好的解决。借助信息技术，档案查询访问非常方便，工作效率大大提高。这也将方便了对档案的组织和管理，提高整体工作效率。

1.3 保障事业单位信息化建设的效率

一方面，档案管理的信息化建设对事业单位档案管理十分有益，在这一过程中，还需要普及计算机硬件，应用计算机技术，提高事业单位整体的信息化水平。实施机构档案管理，也有助于提高档案资源的安全性，为相关管理和决策提供必要的帮助。此外，采用信息技术对管理文件进行管理，大大提高了文件的准确性和完整性，从长远的角度看，事业单位的发展具有深远的意义。

2 公共机构信息档案管理建设的要点

首先，在档案信息化管理建设过程中，需要进一步提高事业单位工作人员的能力。这是管理建设的关键。传统的档案管理建设已不能适应现代发展的要求，档案管理方式应朝着信息化的方向发展。但目前很多机构的工作人员对信息管理系统的具体运行情况了解不多，相关知识储备也不完善。因此，在一定程度上造成了信息文件管理的滞后。因此，提高公职人员的办公能力也是不可或缺的部分：组织系统培训，组织与信息化建设有关的活动，将晋升与办公能力联系起来，鼓励公职人员跟上时代的步伐，并确立时刻保持学习的观念。实现人力资源与信息硬件设施的一致性；从系统中确定档案管理信息平台的服务作用、网站人性化设计、资源的完整性，让工作人员档案管理制度不断完善，努力为服务群体提供简单、直观、有效的档案资料。

其次，在档案管理信息化建设中，应进一步提高工作的效率。减少工作中人力、财力的使用，简化办公流程，缩短办公时间，使服务不再局限于信息获取方式，使更多的需要档案信息的人随时随地准确地获取所需信息，是事业单位档案管理信息化建设的两个主要目标。然而，在使用过程中，人们逐渐发现，经过多方面努力精心构建的档案信息管理平台，并没有达到预期的效果，有效利用率很低。众所周知，档案管理的信息化建设不是要进行检查或形象工程，而是要使所服务的团队更容易获得所需的信息。因此，各单位必须建立一个有效的推广平台。宣传普及服务对象，让服务对象了解档案信息化的优势和使用方法，提高网站的有效利用率。我们也可以借鉴其他单位优秀档案管理信息系统的成功经验，结合单位实际情况，建立特色信息平台，提高平台利用率。

第三，加强档案管理信息化建设中的日常维护与更新。目前，许多事业单位虽然顺应时代潮流，建立了较为完善的信息管理系统，但由于部分单位内部缺乏足够的计算机技术知识，网站无法及时更新。无法向客户提供最新信息或网站问题，无法及时解决。这些主要体现在新文件的输入更新、网站模块设置的更新上。这些问题要求单位对技术人员进行人才培养，同时处理好前台与后台的工作一致性，形成一套有序高效的解决方案。服务器网站的日常维护和后台技术人员输入数据的更新，以及前台管理人员在信息化网站的良好基础上正确的服务理念和友好的服务态度，是实现档案管理高度信息化的关键，也是最有效的方法之一。单位要从制度制定和行为规范两个方面确定公职人员的分工和管理，使他们了解各自的工作目的和相互之间的工作关系。每隔几周，组织技术人员相互沟通，反映工作中遇到的问题，提出共同的解决方案，确保文件输入和更新的同步，提高信息管理平台的更新速度。让客户享受更好的服务。

3 结语

总之，目前，中国的公共机构正朝着文件管理过程中的信息化方向前进。因此，本文重点介绍了信息管理的要点和存在的不足之处。在不断解决问题的基礎上，进一步提高档案管理效率，尽快实现档案信息化建设的目标。并要高度重视档案管理工作问题，不断提高和完善档案管理工作水平，增强档案信息安全管理工作，将信息化应用到档案管理工作中，从而确保档案管理工作的效率与质量，促进档案管理信息化的快速发展。

参考文献

[1]崔淑花.事业单位档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2014（21）：166-166.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.

[3]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）：214-216.